Factuur goedkeuren en verzenden

Als je kiest voor ‘Goedkeuren’, wordt de factuur goedgekeurd zonder dat deze naar de klant wordt verstuurd. Je hoeft alleen op ‘OK’ te klikken om de factuur goed te keuren.

Na goedkeuring van de factuur heb je nog steeds de mogelijkheid om deze te versturen door op ‘Factuur’ in de procesbalk te klikken en te kiezen of je deze per e-mail, als officiële factuur of naar een andere Minuba-gebruiker wilt verzenden.

Let op! Om een officiële factuur te kunnen verzenden, is het vereist dat er een GLN-nummer op de factuur vermeld staat.

Als je ervoor kiest om de factuur goed te keuren en per e-mail te versturen, kun je een begeleidende e-mailtekst schrijven of gebruikmaken van een sjabloon hiervoor.

Daarnaast kun je kiezen welke documenten je als bijlage aan de e-mail wilt toevoegen onder de tabbladen Order, Documentatie, Kwaliteitsgarantie en Factuur. De factuur (of concept) die je op het punt staat goed te keuren, is automatisch geselecteerd. Je kunt de documenten bekijken door op ‘Toon’ aan de rechterkant van het document te klikken.

Als je wilt dat alle documenten worden samengevoegd tot één enkele pdf, kun je onder het tabblad E-mail het vakje aanvinken bij ‘Alle afbeeldingen en PDF’s samenvoegen tot één PDF’.

Wanneer je klaar bent, klik je op ‘OK’ en je e-mail met de factuur en andere geselecteerde documenten wordt dan naar de klant verzonden.

Als je je factuur wilt versturen naar een overheidsinstantie of naar een bedrijf dat elektronische facturen wil ontvangen, kies je voor ‘Goedkeuren en versturen als officiële factuur’.

Om dit te kunnen doen, moet er een GLN-nummer en een geldig adres voor de klant zijn ingevuld op de werkbon.

Onder de tabbladen Order, Documentatie, Kwaliteitsgarantie en Factuur kun je aangeven welke documenten je als bijlage bij de officiële factuur wilt meesturen door het betreffende selectievakje aan te vinken. Wil je geen documenten meesturen, klik dan gewoon op ‘OK’ om de factuur te versturen.

Het is mogelijk om internationale facturen te versturen via Minuba, zodat je klanten kunnen betalen via internationale bankoverschrijvingen.

Als je in Minuba je bankgegevens hebt ingevuld met zowel IBAN als SWIFT, dan voegt het systeem automatisch de paymentmeanscode 58 toe aan het elektronische factuurbestand. Deze code geeft aan de ontvanger door dat de factuur betaald kan worden via een internationale overschrijving (IBAN). Andere betalingsopties – zoals standaard bankoverschrijving en FIK – blijven ook gewoon zichtbaar.

In sommige gevallen kan het systeem van de ontvanger moeite hebben met het verwerken van paymentmeanscode 58. Dit komt meestal doordat het systeem dit type betaalcode niet ondersteunt. In dat geval zijn er twee mogelijke oplossingen:

1. Het systeem van de ontvanger wordt aangepast zodat paymentmeanscode 58 wordt ondersteund of genegeerd.
2. IBAN en SWIFT worden verwijderd uit de bankgegevens in Minuba als internationale betalingen niet nodig zijn.

Je kunt een factuur vanuit je Minuba-account rechtstreeks versturen naar een andere Minuba-account. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je klant of onderaannemer ook Minuba gebruikt.

Let op! De ontvanger van je factuur moet ‘Minuba (facturatie)’ hebben toegevoegd onder hun groothandelsafspraken. Dit is een voorwaarde om facturen tussen Minuba-accounts te kunnen versturen.

Open eerst de factuur die je wilt versturen. Zodra je de factuur ziet, controleer dan of er een BTW-nummer  is ingevuld bij de klant – zonder dit is het niet mogelijk om de factuur naar een Minuba-account te versturen.

Als de factuur nog een concept is, verstuur je deze door te klikken op ‘Goedkeuren’ onder ‘Acties’, en vervolgens de optie ‘Goedkeuren en versturen naar Minuba-klant’ te kiezen en op ‘OK’ te klikken. Je hebt ook de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen, zoals documentatie die meegestuurd moet worden.

Wanneer je een factuur verstuurt naar een andere Minuba-klant, wordt dit automatisch geregistreerd in het verloop van de order.

Als de factuur al is goedgekeurd, kun je deze alsnog versturen naar een Minuba-account door op de pijl bij ‘Factuur’ te klikken en te kiezen voor ‘Factuur versturen naar Minuba-klant’. Er verschijnt dan een soortgelijk dialoogvenster waarin je opnieuw kiest voor ‘Factuur versturen naar Minuba-klant’ en op ‘OK’ klikt.

De factuur wordt vervolgens verstuurd naar de Minuba-account dat gekoppeld is aan het opgegeven BTW-nummer en zal bij de klant verschijnen onder het tabblad ‘Inkoopfacturen’ in hun Minuba.

Om verzonden facturen te bekijken, klik je op het envelop-icoon in de rechterbovenhoek. Je krijgt dan een overzicht te zien van alle e-mails die je via Minuba hebt verzonden en ontvangen. Deze lijst bevat alle verstuurde offertes, orderbevestigingen en facturen naar klanten.

Je kunt een verzonden e-mail bekijken door op de regel van de betreffende e-mail te klikken of door op ‘Toon’ aan de rechterkant van de regel te klikken. ‘Toon’ verschijnt zodra je met de muis over de regel beweegt. De e-mail wordt geopend in een nieuw venster, en daar kun je ook de bijgevoegde factuur aanklikken om deze te bekijken.

Let op! De lijst bevat geen informatie over facturen die als officiële (overheids)factuur zijn verzonden. Deze vind je terug in het verloop van de betreffende werkbon.

Het is niet mogelijk om een goedgekeurde factuur te bewerken. In dat geval moet je de factuur volledig of gedeeltelijk crediteren.

Het is echter wél mogelijk om het klantnummer aan te passen, als dit te lang is en voorkomt dat de factuur doorgestuurd kan worden naar het boekhoudsysteem.

Gaat het daarentegen om een factuurconcept – dus een factuur die nog niet is goedgekeurd – die al naar de klant is verstuurd, dan is het mogelijk om het concept alsnog te bewerken voordat de factuur wordt goedgekeurd.

Je kunt de betalingsvoorwaarden bekijken die op de uiteindelijke factuur-PDF zullen verschijnen. Als je de standaard betalingsvoorwaarden voor je klant wilt aanpassen, kun je dit doen voor alle klanten via de Bedrijfsinstellingen of specifiek per klant onder het menu Klanten.

Tekst voor betalingsvoorwaarden
Je hebt ook de mogelijkheid om de betalingsvoorwaardentekst aan te passen die op je factuur-PDF wordt weergegeven. Dit doe je onderaan het concept van je factuur. Minuba kiest standaard de betalingsvoorwaarden die zijn ingesteld in je sjablonen.

Hier kun je een ander sjabloon selecteren dan degene die standaard is ingesteld voor jouw bedrijf. Er wordt direct een voorbeeld getoond van de tekst die je in het sjabloon hebt opgesteld.

Als je factuur in een andere valuta is dan je standaardinstellingen, kan er bij het goedkeuren van de factuur een pop-up verschijnen. Deze geeft aan dat er een verschil is tussen de valuta van jou en die van je klant. Je kunt dan de wisselkoers tussen de twee valuta’s invoeren.