Betalingsherinnering / Aanmaning / Incassowaarschuwing
In Minuba kun je zowel betalingsherinneringen, aanmaningen als incassowaarschuwingen versturen voor facturen die de vervaldatum hebben overschreden.
Onder het tabblad ‘Facutratie’ krijg je een overzicht van al je facturen.
In dit geval wil je alleen je openstaande facturen zien, zodat je gemakkelijk overzicht hebt over welke facturen de vervaldatum hebben overschreden.
Links bovenin kun je verschillende filters aan- en uitvinken. Hier kies je alleen ‘Goedgekeurd’ om de openstaande facturen te tonen.
Je kunt de lijst ook sorteren zodat de facturen met de oudste vervaldatum eerst worden weergegeven. Facturen die vervallen zijn, krijgen een rode achtergrondkleur, zodat ze gemakkelijk opvallen.
Nu heb je een duidelijk overzicht van de facturen waarvoor je een betalingsherinnering, aanmaning of incassowaarschuwing moet sturen.
Stuur een betalingsherinnering
Om een betalingsherinnering te versturen, klik je op een factuur.
Vanaf daar klik je op de Aanmaningspijl en kies je ‘Nieuwe aanmaning/herinnering/incassowaarschuwing aanmaken’.
Er verschijnt nu een pop-upvenster op je scherm, waarin je kunt kiezen welk type aanmaning je wilt aanmaken.
Kies hier Betalingsherinnering en stel een nieuwe vervaldatum in. Je kunt ook een vinkje zetten bij ‘Voorpagina toevoegen aan betalingsherinnering-pdf’, zodat de eerste pagina van de pdf alleen de herinnering toont en de oorspronkelijke factuur op pagina 2 komt.
Als je dit vinkje aanzet, krijgt de betalingsherinnering een oplopend nummer (bijvoorbeeld: Betalingsherinnering 1, Betalingsherinnering 2, enz.).
Je hebt nu een concept aangemaakt voor je betalingsherinnering, die je vervolgens kunt goedkeuren en naar de klant verzenden.
Sluit deze sectie
Stuur een aanmaning
Om een aanmaning te versturen, klik je op een factuur.
Daar klik je op de ‘Aanmaning’-pijl en kies je ‘Nieuwe aanmaning/herinnering/incassowaarschuwing aanmaken’.
Er verschijnt een pop-upvenster waarin je kunt kiezen welk type aanmaning je wilt aanmaken.
Kies hier voor ‘Aanmaning’, en je krijgt nu de mogelijkheid om een aanmaningskosten, maandrente en een nieuwe vervaldatum in te stellen.
Je kunt een standaard aanmaningsbedrag en maandrente instellen via de ‘Bedrijfsinstellingen’ onder het gedeelte ‘Facturatie’.
Je hebt nu een concept aangemaakt voor je aanmaning, die je kunt goedkeuren en naar de klant verzenden.
Sluit deze sectie
Verzenden naar incasso
Om een incassowaarschuwing te versturen, klik je op een factuur.
Daar klik je op de ‘Aanmaningspijl’ en kies je ‘Nieuwe aanmaning/herinnering/incassowaarschuwing aanmaken’.
Er verschijnt een pop-upvenster waarin je kunt kiezen welk type waarschuwing je wilt aanmaken.
Kies hier ‘Incassowaarschuwing’, en je krijgt de mogelijkheid om een aanmaningskosten, maandrente en een nieuwe vervaldatum in te stellen.
Een standaard aanmaningsbedrag en maandrente kun je instellen via de ‘Bedrijfsinstellingen’ onder het onderdeel ‘Facturatie’.
Je hebt nu een concept aangemaakt voor je incassowaarschuwing, die je kunt goedkeuren en naar de klant versturen.
Sluit deze sectie
Zo berekent Minuba rente op een aanmaning / incassowaarschuwing
Minuba berekent rente over het factuurbedrag inclusief btw. De rente wordt berekend over de periode van de vervaldatum van de factuur tot de vervaldatum van de aanmaning. Rente wordt maandelijks bijgeschreven, wat betekent dat er ook rente op rente wordt berekend.
De rente wordt per maand berekend met de volgende formule:
[factuurbedrag] × [rentepercentage] × [rentetijd in dagen] / [dagen in de maand]
Voorbeeld:
Factuurbedrag incl. btw: 1250 €
Rentepercentage: 0,7%
Vervaldatum factuur: 15/10
Vervaldatum aanmaning: 30/11
Berekening:
Rente oktober: 1250 € × 0,007 × 17 dagen / 31 dagen = 4,80 €
Rente november: (1250 € + 4,80 €) × 0,007 × 29 dagen / 30 dagen = 8,49 €
Totale rente voor de aanmaningsperiode: 4,80 € + 8,49 € = 13,29 €
Zo wordt rente berekend bij volgende aanmaningen:
[totale bedrag aanmaning 1] × [rentepercentage] × [rentetijd in dagen] / [dagen in de maand]
Voorbeeld:
Totaalbedrag aanmaning 1 (factuurbedrag, rente, kosten) incl. btw
Rentepercentage: 0,7%
Vervaldatum aanmaning 1: 30/11
Vervaldatum aanmaning 2: 31/12
Berekening:
Factuurbedrag 1250 € (rente 13,29 €, kosten 100 €) incl. btw: 1363,29 €
Rente december: 1363,29 × 0,007 × 31 dagen / 31 dagen = 9,54 €
Sluit deze sectie
Opbouw van aanmaning/incasso
Wanneer je je bevindt op een van de twee aanmaningstypen (‘Aanmaning’ / ‘Incassowaarschuwing’), worden de volgende secties weergegeven: ‘Klantinformatie’, ‘Aanmaningsbedrag’ en ‘Factuurregels’.
-
‘Klantinformatie’ wordt gekopieerd van de oorspronkelijke factuur en overgenomen in de aanmaning, inclusief contactgegevens, installatieadres en factuuradres.
-
‘Aanmaningsbedrag’ toont welk bedrag er in rekening wordt gebracht, en is onderverdeeld in het factuurbedrag (incl. btw), aanmaningskosten en rente.
-
‘Factuurregels’ toont de originele factuur met de individuele factuurregels, een subtotaal exclusief btw en een subtotaal inclusief btw.
Sluit deze sectie
Eenvoudig overzicht van de status van aanmaningen
Onder het menu ‘Facturatie’ krijg je eenvoudig inzicht in hoever je bent in het aanmaningsproces.
Links bovenin kun je het filter ‘Aanmaning’ activeren om alleen aanmaningen te tonen.
In de lijst kun je snel zien hoeveel aanmaningen of betalingsherinneringen er zijn verstuurd voor een bepaalde factuur, onder de kolom Factuurnr.
Daar zie je het factuurnummer gevolgd door het aantal aanmaningen/herinneringen. Bijvoorbeeld: “1234-2” betekent dat factuur 1234 twee keer is aangemaand of herinnerd.
Wil je meer informatie over het proces, dan kun je op de aanmaning klikken.
Vanuit de aanmaning klik je op de aanmaningspijl, waarna je een overzicht krijgt van de eerdere aanmaningen of betalingsherinneringen.
Deelbetaling van een aanmaning
Ontvang je slechts een deel van de betaling van de klant, dan wordt het openstaande bedrag automatisch verlaagd. Dit wordt verwerkt en getoond op de volgende verstuurde aanmaning of betalingsherinnering.
Sluit deze sectie