Hoe activeer en gebruik ik de eAccounting integratie?

Je kunt jouw Minuba account instellen zodat er een koppeling wordt gemaakt met jouw eAccounting account zodat er automatisch factuur- en klantgegevens kunnen worden uitgewisseld. Deze handleiding beschrijft hoe je de koppeling maakt tussen Minuba en eAccounting.

Om gebruik te kunnen maken van de integratie moet je deze eerst activeren. Dit doe je als volgt:

1. Klik op:
2. Kies Integraties
3. Klik op Ontdek al onze integraties

Op het volgende scherm kan je kiezen met welk boekhoudsysteem je een een koppeling wil maken. Kies eAccounting.

Activeer de integratie aan de rechterkant van het scherm.

Klik vervolgens op: Verbinden aan Visma eAccounting.

Je wordt dan doorgestuurd naar de eAccountings login site.

Log in met de gebruiker die aan Minuba gekoppeld moet worden. Mogelijk moet je het bedrijf aangeven als je meerdere bedrijven aan jouw account gekoppeld hebt. Vervolgens moet je bevestigen dat Minuba toegang moet hebben en wijzigingen mag maken in je eAccounting gegevens. Dit is nodig om de integratie te kunnen gebruiken.

Als dit gedaan is word je teruggestuurd naar Minuba. Als je een bevestiging krijgt, is de koppeling met succes tot stand gebracht..

De integratie is eenvoudig in gebruik. Als je een factuur goedkeurt, wordt deze automatisch geëxporteerd naar jouw eAccounting account als een conceptfactuur (Drafts).

Klanten worden samen met de factuur geëxporteerd als er geen klant met het betreffende klantnummer reeds aanwezig is in het systeem. Daarnaast zal er, de eerste keer dat je een factuur exporteert, een standaard materiaal worden aangemaakt in jouw eAccounting account.

Als een materiaal op de factuur hetzelfde nummer heeft als een materiaal in je eAccounting account, zal Minuba deze gebruiken, anders zal een standaard materiaal worden gebruikt.

Je kunt de algemene CSV-import gebruiken voor overige import en export van materialen en klanten. Je kunt hier meer lezen over het importeren van klanten.

Bij integratie met Visma eAccounting worden je leveranciersfacturen automatisch naar eAccounting geëxporteerd zodra de factuur is goedgekeurd en je de instelling voor het exporteren van inkoopfacturen hebt aangevinkt. Dit maakt het eenvoudiger om je aankopen te volgen. Ze komen binnen als concepten in Visma en van daaruit kun je ze goedkeuren, zodat je ze vervolgens kunt betalen.

In de sectie ‘Instellingen voor inkoopfacturen’ kun je je voorkeursbetalingsvoorwaarden en een afrondingsrekening instellen.

Om handmatig werk te verminderen en het eenvoudiger te maken om facturen met meerdere verschillende btw-tarieven correct te exporteren, kun je je btw-codes koppelen aan verschillende rekeningen in Visma eAccounting. Minuba stelt enkele rekeningen voor die je kunt gebruiken, maar je kunt deze ook zelf aanpassen zodat ze aansluiten bij je bedrijf. Raadpleeg eventueel je accountant/boekhouder voordat je wijzigingen aanbrengt.

Voorbeeld 1:
Als een inkoopfactuur 3 inkoopregels bevat met een btw-code van 12% en 3 inkoopregels met een btw-code van 25%, worden er twee regels aangemaakt in Visma eAccounting: één voor 12% en één voor 25%.

Dit komt doordat de regels worden gegroepeerd per btw-code, tenzij de twee btw-codes aan dezelfde tegenrekening zijn gekoppeld.

Voorbeeld 2:
Als een inkoopfactuur twee verschillende btw-codes bevat met hetzelfde btw-tarief (bijvoorbeeld beide 25%), worden er twee aparte regels aangemaakt in Visma eAccounting, ook al is het btw-tarief hetzelfde.
Dit komt doordat de regels worden gegroepeerd per btw-code – niet per btw-tarief – tenzij de twee btw-codes aan dezelfde tegenrekening zijn gekoppeld.

Reverse charge (omgekeerde verleggingsregeling)
Voor elke btw-code kun je een specifieke tegenrekening voor de verleggingsregeling instellen. Wanneer inkoopfacturen met reverse charge naar Visma eAccounting worden geëxporteerd, bepaalt deze instelling op welke tegenrekening het bedrag wordt geboekt.

Met Visma eAccounting kun je je verkoopfacturen automatisch exporteren wanneer ze worden goedgekeurd. Dit geeft je een beter overzicht en maakt het eenvoudiger om je facturen te beheren.

Je kunt zelf kiezen hoe de facturen worden geëxporteerd:
Als je ‘Facturen als geboekt exporteren’ activeert, worden de facturen direct in eAccounting geboekt.
Als deze functie is uitgeschakeld, worden de facturen als concepten geëxporteerd. Dit geeft je de mogelijkheid om ze in eAccounting te controleren en aan te passen voordat ze worden geboekt.

Om handmatig werk te verminderen en een correcte verwerking van meerdere btw-tarieven te garanderen, kun je je btw-codes koppelen aan artikelen in eAccounting. Wanneer je op ‘Accepteren’ klikt, maakt Minuba automatisch een artikel aan voor elke btw-code met een passende verkoopcategorie in eAccounting.

Een verkoopcategorie bevat een vast btw-percentage, dat Minuba gebruikt om de btw-codes correct te koppelen bij het aanmaken van artikelen.