6.500 woningen, één overzicht
Van Word-bestanden naar volledig overzicht: zo groeide NRG Totaal met Minuba
Toen Joeri Blom zes jaar geleden samen met zijn compagnon Justin van Woensel begon met NRG Totaal, deden ze alles zelf. Van installaties tot administratie. Wat begon met één bus en een duidelijke ambitie, groeide al snel uit tot een bedrijf met tientallen medewerkers.
Maar die groei bracht ook uitdagingen met zich mee.
“Alles deden we handmatig”
In de beginfase werd de administratie volledig handmatig gedaan. Werkzaamheden werden vastgelegd in losse mappen, facturen opgesteld in Word en foto’s apart opgeslagen.
“We werkten met mapjes, adressen en Word-bestanden. Facturen maakten we handmatig en zetten we om naar PDF. Ook foto’s moesten we zelf bijhouden per project.”
Dat werkte in het begin, maar al snel werd duidelijk dat dit niet schaalbaar was.
De stap naar digitalisering
Na ongeveer een jaar kwam NRG Totaal in aanraking met Minuba. Daarmee veranderde de manier van werken fundamenteel.
“Met Minuba werd alles geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Dat maakte het voor ons een stuk makkelijker en bespaarde enorm veel tijd.”
Vandaag de dag gebruikt het team Minuba voor vrijwel alle dagelijkse processen: van offertes en werkbonnen tot planning en facturatie.
“Alles zit op één plek. Je maakt een offerte, zet die om naar een order en daarna direct naar facturatie. Dat is eigenlijk mijn dagelijkse workflow.”
Sneller werken en blijven groeien
Door de digitalisering kon NRG Totaal niet alleen efficiënter werken, maar ook sneller opschalen. Wat begon met twee personen, is inmiddels uitgegroeid tot een team van 30 medewerkers.
“Doordat we tijd besparen op administratie, konden we meer productie draaien en sneller doorgroeien.”
Minuba helpt daarbij niet alleen met snelheid, maar ook met structuur en overzicht – zelfs bij grote volumes.
“We hebben inmiddels duizenden woningen in onderhoud, maar houden altijd overzicht: wat er gedaan is, wat nog moet gebeuren en hoe het is uitgevoerd.”
Sterkere documentatie en kwaliteitsgarantie
Een belangrijk onderdeel van het werk van NRG Totaal is het vastleggen van kwaliteit en documentatie. Met Minuba voegen ze eenvoudig foto’s en documenten toe aan werkbonnen.
“Alle foto’s en kwaliteitsgarantie-documenten zitten direct in de werkbon. Daarmee kunnen we opdrachtgevers volledig informeren over wat er gedaan is.”
Die documentatie speelt ook een rol bij certificeringen en zorgt voor transparantie richting klanten.
Overzicht op schaal
NRG Totaal beheert inmiddels zo’n 6.500 woningen. Door elk adres apart te registreren, blijft het overzicht behouden – wat er gedaan is, wat nog moet gebeuren en hoe het is uitgevoerd.
“Ondanks dat we 6.500 woningen in onderhoud hebben, houden we altijd goed overzicht.”
Directe koppeling met leveranciers
Ook de integratie met groothandels, zoals Technische Unie, levert dagelijks tijdwinst op.
“We kunnen artikelnummers direct kopiëren en plakken in Minuba. Dan worden ze automatisch met de juiste prijs in de calculatie gezet.”
Dit maakt het opstellen van offertes niet alleen sneller, maar ook nauwkeuriger.
Meer klanten door duidelijkheid en professionaliteit
De combinatie van overzicht, snelheid en goede documentatie heeft direct impact gehad op de groei van het bedrijf.
“Doordat we duidelijkheid kunnen bieden en alles visueel kunnen maken met foto’s, hebben we snel veel nieuwe klanten aangetrokken.”
“Het werkt gewoon in de praktijk”
Voor Joeri en zijn team is Minuba inmiddels onmisbaar in de dagelijkse operatie.
“Je kunt blijven werken zoals je deed, maar als je wilt groeien en overzicht wilt houden, dan heb je een systeem nodig dat met je meedenkt. Voor ons is dat Minuba.”
