Creditnota – wijzigingen in een nieuwe factuur
Om een factuur te crediteren, klik je in de factuur op ‘Factuur’ in de procesbalk en selecteer je ‘Factuur crediteren’ in het menu. Je bevestigt door op ‘Ok’ te klikken in het venster dat wordt geopend en je hebt nu de optie om de creditnota te bewerken zodat de factuur geheel of gedeeltelijk wordt gecrediteerd.
Om de creditnota goed te keuren, klik je op ‘goedkeuren’ onder ‘Acties’ in het rechterpaneel. Er wordt een nieuw venster geopend waarin je een e-mail met de creditnota naar de klant kunt sturen.
Controleer of je tevreden bent met de ingevoerde informatie, breng eventuele wijzigingen aan en verzend de e-mail naar de klant door op ‘Ok’ te klikken.
De creditnota zal dan worden ingevoerd als betaling op de factuur die je hebt gecrediteerd – geheel of gedeeltelijk.
Let op! Als je een factuur gedeeltelijk crediteert, moet je ofwel de regels verwijderen die je niet wilt crediteren, of alle factuurregels verwijderen en vervolgens één regel toevoegen met het bedrag dat je wilt crediteren. Vergeet niet een minteken toe te voegen voor het bedrag of het aantal. De oorspronkelijke factuur wordt dan verlaagd met het gecrediteerde bedrag.
Wanneer je een factuur crediteert, gebeurt er niets met de werkbonnen en alle bijbehorende informatie. Alleen de factuur wordt gecrediteerd.
Gegevens wijzigen op een goedgekeurde factuur
Als je een fout hebt gemaakt op een factuur, kun je deze corrigeren door eerst een creditnota aan te maken (een factuur met een negatief bedrag) en daarna een nieuwe factuur te maken met de juiste gegevens. Een goedgekeurde factuur kan namelijk niet meer rechtstreeks worden aangepast.
Wijzig klant, adres, omschrijving of bedrag op een goedgekeurde factuur
Volg hiervoor de onderstaande twee stappen:
1: Maak een creditnota aan en keur deze goed.
Eerst maak je een creditnota aan die de foutieve, goedgekeurde factuur opheft. Zoek de betreffende factuur op, klik op de “Factuur”-pijl en kies “Crediteer factuur”.
Na het klikken wordt de nieuwe creditnotaklad getoond. Keur de creditnota goed, zodat deze de foutieve factuur corrigeert.
Het bedrag van de goedgekeurde creditnota wordt automatisch verrekend met de originele factuur. Op deze manier heffen ze elkaar op en worden beide als betaald gemarkeerd.
2: Maak een nieuwe factuur aan, pas deze aan en keur goed.
Wanneer de creditnota is goedgekeurd, kun je deze gebruiken om eenvoudig een nieuwe factuur aan te maken. Klik op de “Creditnota”-pijl en kies “Zet creditnota om in nieuwe factuur”.
Je hebt nu een nieuw factuurconcept, waarin je de klant kunt wijzigen. Je wordt gevraagd of je ook wijzigingen wilt doorvoeren op de werkbon, zoals het wijzigen van het factuuradres, de omschrijving, materiaalregels of het bedrag. Wanneer je de factuur hebt aangepast zoals gewenst, keur je deze goed en stuur je hem naar de klant.
Let op! Als de wijzigingen ook op de werkbon moeten worden toegepast, moet deze actief zijn en nog niet zijn afgerond.
Sluit deze sectie