Documentatie in de app

Als je foto's hebt genomen ter documentatie, kun je die eenvoudig direct via de app uploaden naar je werkbon.

Wanneer je je in de werkbon bevindt, klik je op het plus-icoon onderaan het scherm en kies je vervolgens ‘Documentatie’.

Daarna word je doorgestuurd naar de pagina waar je je documentatie kunt uploaden (zie afbeelding hieronder).

Je kunt nu een bestand kiezen uit de filmrol van je telefoon/tablet (klik op het plus-icoon rechts van ‘Kies documentatie’) of direct een foto maken. Je kunt eenvoudig alle bestanden in één keer verwijderen via het prullenbak-icoon, of een enkel bestand verwijderen door op het kruisje naast het bestand te klikken.

Als je een bestand selecteert, kun je de bestandsnaam aanpassen. Daarnaast kun je altijd een beschrijving toevoegen, aangeven of de documentatie verborgen moet zijn voor medewerkers zonder de factureringsrol, een locatie kiezen (order, meerwerk of installatie) en een map selecteren.

Wil je de documentatie koppelen aan een meerwerkbon? Klik dan op ‘Kies locatie’ (zie afbeelding hierboven). Je wordt dan doorgestuurd naar een lijst met bijbehorende meerwerken van de order, waar je kunt kiezen aan welke werkbon je de documentatie wilt koppelen.

Als je de documentatie aan een map wilt toevoegen, klik je op ‘Voeg toe aan map’. Je wordt dan doorgestuurd naar een lijst met reeds bestaande mappen.

Je kunt hier ook een nieuwe map aanmaken door rechtsonder op het plus-icoon te klikken. Het is ook mogelijk om geen map te kiezen. Zie de afbeelding hieronder:

Wanneer je op het plus-icoon hebt geklikt, verschijnt het volgende dialoogvenster waarin je de naam van de map kunt invoeren:

Wanneer je een order opent, klik je op de drie horizontale strepen rechtsboven om het rechter zijmenu te openen en kies je ‘Documentatie’. Er verschijnt een lijst met je documentatie, en je kunt op een afbeelding tikken om deze direct in de app te bekijken.

Let op!
Om documentatie in de app te kunnen bekijken, moet je op je telefoon of tablet een programma hebben geïnstalleerd dat afbeeldingen, pdf-bestanden enz. kan openen. Als onderdelen van jullie documentatie zijn opgeslagen als bijvoorbeeld MSG-bestanden, moet je een viewer voor MSG-bestanden installeren op je apparaat.

Wanneer een afbeelding wordt weergegeven, kun je naar rechts of links vegen om het volgende beeld te zien. Je sluit de afbeeldingsweergave door naast de afbeelding te tikken of op het kruisje rechtsboven te klikken.

Wanneer je documentatie wilt toevoegen aan een meerwerkbon, klik je rechtsonder op het plus-icoon en kies je of je een foto wilt maken of een afbeelding wilt selecteren die je eerder hebt opgeslagen.

Voeg een beschrijving toe en kies de locatie door op het kleine pijltje rechts in het veld te klikken:

Vergeet niet om te wijzigen naar het gewenste meerwerk:

Om de documentatie later terug te vinden, klik je op de drie horizontale strepen rechtsboven en kies je ‘Documentatie’.

Daarna klik je op de filterknop, zoals hieronder weergegeven:

Klik vervolgens op het kleine pijltje rechts:

Kies nu in de lijst de opdracht waar de documentatie aan gekoppeld is.

Als je informatie over documentatie op een werkbon wilt bewerken, kun je dit eenvoudig doen via de app.

Wanneer je je in de werkbon bevindt, open je het actiemenu door op de drie horizontale strepen rechtsboven te klikken. Kies vervolgens ‘Documentatie’. Je wordt dan doorgestuurd naar een overzichtspagina met alle documentatie op die werkbon.

Daar klik je op de drie verticale puntjes naast de documentatie die je wilt bewerken en kies je ‘Bewerken’. Je komt nu op de pagina voor het bewerken van documentatie.

Je hebt nu de mogelijkheid om de bestandsnaam te wijzigen, een beschrijving toe te voegen, aan te geven of de documentatie verborgen moet worden voor medewerkers zonder de factureringsrol, een locatie te kiezen (order, meerwerk of installatie) en een map te selecteren. Let op: een bestand kan niet worden opgeslagen zonder een naam.

Als je de documentatie aan een map wilt toevoegen, klik je op ‘Toevoegen aan map’, waarna je wordt doorgestuurd naar een pagina met een lijst van reeds bestaande mappen. Hier kun je ook een nieuwe map aanmaken of ervoor kiezen helemaal geen map te selecteren (zie onderstaande afbeelding).

Als je een nieuwe map wilt aanmaken, klik je op het plus-icoon. Er verschijnt dan een dialoogvenster (zoals in de afbeelding), waarin je de naam van de map kunt invoeren.

Wil je documentatie versturen via de app, dan kan dat heel eenvoudig.

Wanneer je een order opent, klik je rechtsboven op de drie horizontale strepen om het rechter zijmenu te openen en kies je ‘Documentatie’.

Je krijgt nu een lijst te zien met alle documentatie. Onderaan klik je op ‘Documentatie verzenden’. In de lijst kun je vervolgens de documentatie selecteren die je wilt versturen. Je kunt één of meerdere bestanden kiezen.

Wanneer je je selectie hebt gemaakt, klik je op ‘Kies documentatie’. Daarna vul je het e-mailadres en andere relevante gegevens in en klik je tot slot op ‘Documentatie verzenden’.