Groothandelsbestellingen

Onder “inkoop bij groothandel” kun je materialen uit de webshop van je groothandel direct vanaf je werkbon in Minuba bestellen. Je zet dit aan onder 'Administratie -> Groothandelsovereenkomsten' door 'activeer de orderbevestiging in Minuba' aan te vinken

Op de werkbon, onder de sectie “inkoop bij groothandel”, kun je op de knop 'Koop in bij de groothandel' drukken.

(let op: dit gedeelte is alleen zichtbaar als je de functie hebt ingeschakeld)

Je komt nu in de webshop van de groothandel, waar je in Minuba materialen kunt kopen voor je order. Let op dat het veld “Referentie” wordt ingevuld met het juiste ordernummer van Minuba, zodat de materialen automatisch op de juiste werkbon in Minuba kunnen komen.

Wanneer de groothandel vervolgens een orderbevestiging, pakbon of factuur naar Minuba stuurt, worden de bestellingen en de bijbehorende regels weergegeven in de sectie Groothandelsinkoop, waar je ze kunt overzetten naar de materiaalregistratie.

Wanneer je klaar bent met het vinden van materialen in de webshop van de groothandel voor je werkbon, plaats je de bestelling.

Vernieuw vervolgens de pagina met je werkbon in Minuba, en je ziet een bevestiging dat de bestelling onderweg is van de groothandel.

Zodra de groothandel een elektronische orderbevestiging voor de bestelling heeft gegenereerd, wordt deze op een FTP-server geplaatst, waarna Minuba deze ophaalt. Dit proces kan tot 20 minuten duren vanaf het moment dat je de bestelling in de webshop hebt geplaatst, voordat de materialen zichtbaar zijn op je werkbon in Minuba.

Wanneer Minuba de orderbevestiging heeft opgehaald en aan de werkbon heeft gekoppeld, worden de bestelde materialen overgezet en weergegeven onder de sectie Groothandelsinkoop op de werkbon. Je kunt de status van de bestelling en de bijbehorende regels bekijken.

Wanneer een regel de status "Geleverd" heeft, kan deze worden overgezet naar de materiaalregistratie. De afzonderlijke regels krijgen de status "Geleverd" zodra er een pakbon van Solar is ontvangen die bevestigt dat het bestelde materiaal is geleverd.

Je hebt ook de mogelijkheid om de afzonderlijke regels handmatig vrij te geven door ze als "Geleverd" te markeren. Dit doe je door op de knop te drukken:

Op de werkbon kun je zien of je inkooporders hebt die klaar zijn om te worden verwerkt. Als je op de tekst in het blauwe vak klikt, ga je naar het gedeelte 'Groothandelsbestelling' waar je de bestelling verder kunt verwerken. Het blauwe vak verdwijnt als er geen inkooporders meer zijn die verwerkt moeten worden.

Inkoopfacturen moeten worden goedgekeurd voordat de regels op de factuur kunnen worden verwerkt. Als de factuur nog niet is goedgekeurd in het inkoop tabblad, kan dit direct op de order worden gedaan. Je kunt de inkoopfactuur goedkeuren of verwijderen door de inkoopfactuur te markeren als 'Niet gerelateerd aan deze order'. Hier is het mogelijk om een notitie toe te voegen aan de inkoopfactuur.

Je opent een groothandelsbestelling door op de knop ‘Weergeven’ (aan de rechterkant van de regel) te klikken. Om alle regels van de groothandelsbestelling over te zetten, druk je op de knop ‘Overzetten’.

Om de bestelling te weigeren, druk je op ‘Weigeren’. Let op: hiermee wordt alleen de overdracht naar de werkbon geweigerd, de aankoop zelf blijft staan.

In het dialoog dat verschijnt, kun je afzonderlijke regels overzetten of verwijderen door op het overdrachtsicoon of het verwijdericoon te klikken en vervolgens op ‘OK’ te drukken.

Wanneer een groothandelsbestelling volledig is verwerkt op een werkbon, wordt deze verplaatst naar de sectie ‘Verwerkte inkooporders’. Hier kun je ook geweigerde inkoopfacturen bekijken.

Daarnaast kun je zien welke materialen bij welke bestellingen horen en het originele PDF-bijlage van de inkoopfactuur bekijken (indien meegestuurd) door met de muis over het veld met factuurinformatie te bewegen.

Wanneer een inkooporder is afgerond op een werkbon, wordt deze verplaatst naar het gedeelte "Verwerkte inkooporders".

Hier is het mogelijk om te zien welke materialen op welke inkooporder staan en om de originele PDF-bijlage bij een inkoopfactuur te bekijken (indien aanwezig) door op de knop "Factuur bekijken" te klikken.

Als er afgewezen inkooporders op de order staan, verschijnt er een knop waar je op kunt klikken.

Klik op de afbeelding om deze groter te zien.

Daarna zullen ze zichtbaar zijn:

Wanneer Minuba een inkooporder van je groothandel heeft ontvangen, is dit te zien onder 'inkoop bij groothandel' op de bijbehorende werkbon.

Onder je inkooporders kan je je bestelling volgen. Je kunt de materialen en hun status zien op basis van je acties.

Werkbon >> inkoop bij groothandel

Status: Hier kan je zien hoeveel regels in de bestelling zijn verwerkt.

Type: Hier kun je zien wat er is ontvangen van de groothandelaar, of het nu een orderbevestiging, een gedeeltelijke leveringsbon, een leveringsbon of een factuur is.

Elke inkooporder voor de huidige order kan worden uitgebreid door op het kleine pijltje aan de linkerkant te klikken, zodat je alle bestelde materialen kunt zien.

Als je een inkooporder hebt geopend, kan je regels overzetten naar de materiaalregistratie of afzonderlijke regels verwijderen door op het overzetpictogram of het verwijderpictogram en vervolgens op 'OK' te klikken. Voor elk materiaal zie je een statusbeschrijving en een kleur. De status en kleur veranderen naarmate de regels door jou worden bewerkt.

Om een overzicht te krijgen van wat er met je materialen is "gebeurd", wanneer het is gebeurd en door wie een actie is uitgevoerd, bekijk je de regels op je groothandelsorder. De statussen veranderen als je de regels handmatig verwerkt.

Besteld bij groothandel / Leveringsbon ontvangen / Factuur ontvangen (geel) = het materiaal is besteld en is nog niet overgezet naar de materiaalregistratie of verwijderd.

Overgezet naar de materiaallijst (groen) = het materiaal is overgezet van de inkooporder naar de materiaallijst.

Verwijderd materiaal  (grijs) = het materiaal is verwijderd uit deze groothandelsorder en kan daarom niet worden overgezet naar de materiaalregistratie.

De kolom "Datum" geeft aan wanneer je een actie onderneemt en de kolom "Verwerkt door" vertelt je wie een actie heeft ondernomen.

Als er voor een groothandelsbestelling zowel een orderbevestiging als een factuur is ontvangen, kunnen er verschillen zijn tussen de regels. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat je de bestelling hebt gewijzigd nadat je de orderbevestiging hebt ontvangen. Als er verschillen zijn op een regel, verschijnt er een uitroepteken naast het artikelnummer op de regel. Als je op het uitroepteken klikt, krijg je een dialoogvenster te zien met details over het verschil.

Wanneer je op de knop "Bekijk ordergeschiedenis" klikt onder 'Inkooporders', krijg je een volledig overzicht van alle documenten die Minuba heeft ontvangen met betrekking tot je groothandelsbestelling.

Dit betekent dat als er zowel een orderbevestiging, factuur als pakbon is ontvangen, je deze allemaal op één plek kunt bekijken. Op deze manier heb je altijd eenvoudig toegang tot de belangrijke informatie over je bestelling.

In de inkoopmodule van je inkoopfactuur kun je de inkooporder zien die overeenkomt met de factuur. Zo krijg je een overzicht van welke acties er met je materialen zijn ondernomen en of de prijzen overeenkomen.

Er is een statuspictogram toegevoegd aan elke factuurregel om je op de hoogte te stellen als er wijzigingen zijn aangebracht in de regels.

Onder 'Inkoop' kun je een overzicht krijgen van alle facturen waarvan nog niet alle regels zijn overgezet naar een order. Onder het nieuwe tabblad 'Gedeeltelijk verwerkte facturen' worden facturen waarvan nog niet alle regels zijn overgezet automatisch toegevoegd. Dit betekent dat je de factuur kunt verlaten en er later naar kunt terugkeren.

Klik binnen een order op het menu in de rechterbovenhoek zoals in de afbeelding hieronder.

Selecteer vervolgens "Groothandelsbestellingen".

Op deze pagina zie je de groothandelsbestellingen op de huidige orders

In 'inkoop bij groothandel' (geselecteerd in het hamburgermenu aan de rechterkant wanneer je in een order zit) kun je de specifieke groothandelsbestelling bekijken of afwijzen.

Als je de afzonderlijke materiaalregels van de bestelling wilt overzetten naar de werkbon, selecteer je 'Groothandelsbestelling weergeven'. Hier zie je de eerste 3 regels van de bestelling, die je snel een idee kunnen geven waar de bestelling over gaat. Als je alle regels naar de werkbon wilt kunnen overbrengen, klik je hier. Klik dan op 'Alle regels overzetten' en je kunt dan alle overgezette regels in de materiaalregistratie op de werkbon zien.

Als je op "details" klikt, krijg je de details van zowel de leverancier als Minuba te zien.

Klik in een order op het menu in de rechterbovenhoek en vervolgens op "Inkoop groothandel".

Klik op de groothandel waarbij je wilt bestellen

Als je een groothandel hebt geselecteerd, kun je vervolgens kiezen of je via de webshop of de app wilt inkopen.

Als de groothandel maar één van de twee heeft, wordt er maar één optie getoond.

Je kunt er ook voor kiezen om te kopen via de webshop. Deze vind je in het menu aan de linkerkant van de app.

Klik op de webshop op de knop "Koop in bij je groothandel", zoals hieronder te zien is.

Dit brengt je naar "Groothandel inkoop" - precies dezelfde pagina als "Groothandelsinkoop van een order".

Als je echter op een van de groothandels klikt, word je dit keer begroet door een nieuwe pagina met de vraag of de inkoop ordergerelateerd is. Als je niet wil dat het een ordergerelateerde inkoop is, klik je op de knop onderaan de pagina (Ga naar de webshop via je browser). Als je daarentegen wil dat de inkoop wel ordergerelateerd is, klik je op de knop bovenaan en zie je de optie om een order te selecteren. Klik vervolgens op de knop "Order selecteren" en er verschijnt een lijst met mogelijke orders. Selecteer de order waarop je de inkoop wilt registreren.

Zodra je een order hebt geselecteerd, wordt deze op de pagina weergegeven en kun je via de knop onderaan doorklikken naar de webshop.

LET OP! Sommige groothandels vereisen dat je een order selecteert voordat je kunt inkopen. In dat geval kun je pas naar de webshop als je een order hebt geselecteerd.