Hoe activeer ik de integratie met Exact online?

In deze handleiding wordt beschreven hoe je de koppeling tussen Minuba en Exact Online tot stand brengt. Het maken van de koppeling is vrij gemakkelijk, maar vereist een wel paar voorbereidingen. Met de integratie kan je:

• Klantgegevens vanuit Minuba exporteren naar Exact Online (dit vereist geen abonnement voor Exact Online).
• Verkoopfacturen vanuit Minuba exporteren naar Exact Online (dit vereist een professional abonnement voor Exact Online).

Om volledig gebruik te kunnen maken van alle functies van de integratie moet je je ervan verzekeren dat je aan de volgende eisen voldoet:

• Je bent een Administratieve gebruiker in Minuba
• Je hebt een professional abonnement voor Exact Online

Als je nog niet een professional account hebt, kan je geen facturen aanmaken. Om de integratie met Minuba mogelijk te maken moeten we dus ons ervan verzekeren dat je een premium account hebt. Dit doe je als volgt:

• Klik op je bedrijfsnaam, linksboven in je scherm.
• Kies "Onderhoud"
• Klik op "Wijzigen", onder "Administratietypes"

Het is van belang dat je voor elke btw-groep een standaard materiaal aanmaakt. Deze zal Minuba namelijk gebruiken als basis voor het aanmaken nieuwe materialen. Dat wil zeggen dat we drie standaard materialen moeten aanmaken, één voor BTW-vrij, BTW-laag tarief en BTW-hoog tarief. Dit doe je als volgt: Kies vanuit het hoofdmenu: "Verkoop", "Artikelen", en klik op "Aanmaken". Je krijgt dan het volgende scherm te zien: De velden "Code" en "Omschrijving" zijn verplicht. Bovendien raden we aan om bij het definiëren van een artikel deze de eigenschap "Deelbaar" te geven. Dit is nuttig als je met producten te maken hebt, waarbij het aantal met decimalen moeten kunnen worden geregistreerd.

• Geef bij "Code" een code aan, bijvoorbeeld "0021".
• Bij "Omschrijving" geef je een beschrijving aan, bijvoorbeeld "btw hoog (21%)".
• Onder "Eigenschappen" zet je een vinkje bij "Deelbaar".
• Klik op "Bewaren" om het artikel op te slaan en doe ditzelfde voor de overige btw-groepen.

Als je je ervan verzekerd hebt dat je een Accountancy Premium-abonnement hebt voor Exact Online, en standaard materialen hebt aangemaakt kan de integratie tot stand worden gebracht. Dit doe je als volgt:

• Klik op het Tandwiel icoon, rechtsboven in het scherm.
• Kies "Integraties"
• Klik op "Ontdek al onze integraties"

Je kunt nu onder "Categorieën" bij "Boekhoudsysteem"  Exact kiezen. Je krijgt een korte beschrijving van wat de integratie doet. Klik op de knop "Integratie activeren". Als je de integratie geactiveerd hebt, krijg je het onderstaande te zien. Hier selecteer je de blauwe knop "Verbinden aan Exact". Je wordt doorgestuurd naar Exact Online en zal worden gevraagd in te loggen. Er wordt om toestemming gevraagd om de koppeling tot stand te brengen. Als je bevestigt word je teruggestuurd naar Minuba en krijgt de volgende melding te zien: Kies onder “De Afdeling” de naam van je bedrijf. Het is nu mogelijk om een verkoopfactuur te exporteren als “Algemeen Dagboek”. Als je ervoor kiest om verkoopfacturen te exporteren als algemeen dagboek, moet je het volgende instellen: Selecteer een nieuw dagboek dat compatibel is met een Algemeen Dagboek. Daarnaast moet je kiezen welke tegenrekeningen gekoppeld moeten worden aan je btw-codes in Minuba, en welke rekening gebruikt moet worden als debetrekening.   Let op, deze moeten wel overeenkomen met de btw-codes/btw-rekeningen in Exact.  Net als bij verkoopfacturen kun je je inkoopfacturen vanuit Minuba exporteren. Bij het instellen van de export moet je kiezen hoe de inkoopfacturen geëxporteerd moeten worden, en welke tegenrekeningen gebruikt moeten worden voor de verschillende btw-codes van het bedrijf in Minuba. Daarnaast kun je de btw-code en de tegenrekeningen kiezen die gebruikt moeten worden als de inkoopfactuur omgekeerde btw-verlegging heeft. Het is ook mogelijk om specifieke tegenrekeningen te selecteren, die later gekozen kunnen worden op de individuele inkoopfactuur. Het is zowel mogelijk om een algemene tegenrekening voor de inkoopfactuur te kiezen die afwijkt van de standaardrekening die in de instellingen is gekozen, als om dit per individuele regel te kiezen. Om het geëxporteerde dagboek te vinden doe je het volgende: Login in Exact -> Kies “Financieel” -> Kies “Boekingen en grootboekrekeningen>boeking-> klik op “Overzicht” in de sectie “Invoeren” -> Kies de juiste periode en het juiste journaal en klik op het nummer aan de rechterkant. Het boekingsnummer komt overeen met het factuurnummer. Klik op het boekingsnummer om de factuurregels te bewerken. Klik op Ons ref. om de factuurregels en de bij de factuur gevoegde pdf te bekijken. Wanneer je verkoopfacturen exporteert als een algemeen journaal, worden de factuurregels samengevoegd per btw-code en omgekeerde btw-verlegging. Dit betekent dat er voor elke btw-code kan zijn:

• Eén regel met het totaalbedrag zonder omgekeerde btw-verlegging
• Eén regel met het totaalbedrag met omgekeerde btw-verlegging

De oorspronkelijke factuurregels kun je altijd terugvinden in het pdf-bestand dat aan de factuur is gekoppeld.