Hoe activeer ik de integratie met Exact online?

In deze handleiding wordt beschreven hoe je de koppeling tussen Minuba en Exact Online tot stand brengt.
Het maken van de koppeling is vrij gemakkelijk, maar vereist een wel paar voorbereidingen.

Met de integratie kan je:

  • Klantgegevens vanuit Minuba exporteren naar Exact Online (dit vereist geen Premium abonnement voor Exact Online).
  • Verkoopfacturen vanuit Minuba exporteren naar Exact Online (dit vereist een Premium abonnement voor Exact Online).

Benodigdheden

Om volledig gebruik te kunnen maken van alle functies van de integratie moet je je ervan verzekeren dat je aan de volgende eisen voldoet:

  • Je bent een Administratieve gebruiker in Minuba
  • Je hebt een Accountancy Premium-abonnement voor Exact Online

Als je nog niet een Premium account hebt, kan je geen facturen aanmaken. Om de integratie met Minuba mogelijk te maken moeten we dus ons ervan verzekeren dat je een premium account hebt.

Dit doe je als volgt:

  • Klik op je bedrijfsnaam, linksboven in je scherm.
  • Kies “Onderhoud
  • Klik op “Wijzigen”, onder “Administratietypes

  • Zet een vinkje bij “Exact Online Accounting Premium

Standaard materialen aanmaken

Het is van belang dat je voor elke btw-groep een standaard materiaal aanmaakt. Deze zal Minuba namelijk gebruiken als basis voor het aanmaken nieuwe materialen. Dat wil zeggen dat we drie standaard materialen moeten aanmaken, één voor BTW-vrij, BTW-laag tarief en BTW-hoog tarief.

Dit doe je als volgt:

Kies vanuit het hoofdmenu: “Verkoop”, “Artikelen”, en klik op ”Aanmaken”.

Je krijgt dan het volgende scherm te zien:

De velden “Code” en “Omschrijving” zijn verplicht. Bovendien raden we aan om bij het definiëren van een artikel deze de eigenschap “Deelbaar” te geven. Dit is nuttig als je met producten te maken hebt, waarbij het aantal met decimalen moeten kunnen worden geregistreerd.

  • Geef bij “Code” een code aan, bijvoorbeeld “0021”.
  • Bij “Omschrijving” geef je een beschrijving aan, bijvoorbeeld “btw hoog (21%)”.
  • Onder “Eigenschappen” zet je een vinkje bij “Deelbaar”.
  • Klik op “Bewaren” om het artikel op te slaan en doe ditzelfde voor de overige btw-groepen.

De integratie activeren in Minuba

Als je je ervan verzekerd hebt dat je een Accountancy Premium-abonnement hebt voor Exact Online, en standaard materialen hebt aangemaakt kan de integratie tot stand worden gebracht.

Dit doe je als volgt:

  • Klik op het Tandwiel icoon, rechtsboven in het scherm.
  • Kies “Administratie
  • Klik op “Integratiemodule voor boekhoudsysteem” onder “Extra modules

Je kunt nu onder “Kies integratie” nu Exact kiezen.

Je krijgt een korte beschrijving van wat de integratie doet. Klik op de knop “Verbinden aan Exact”.

Je wordt doorgestuurd naar Exact Online en zal worden gevraagd in te loggen.

Er wordt om toestemming gevraagd om de koppeling tot stand te brengen. Als je bevestigt word je teruggestuurd naar Minuba en krijgt de volgende melding te zien:

Kies onder “Afdeling” de naam van je bedrijf.

Kies vervolgens “Verkoopboek” onder “Verkoopfactuur”.

Vul tot slot de jou gekozen standaard artikelnummers voor de verschillende btw-groepen in (in dit voorbeeld hebben we gekozen voor 0000, 0006, en 0021).

Klik op de Opslaan knop (rechtsboven) om de integratie te voltooien.