Hoe kan ik twee werkbonnen samenvoegen?

In Minuba is er een functie om werkbonnen samen te voegen. Det kan bijvoorbeeld relevant zijn als er per ongeluk twee orders zijn aangemaakt voor dezelfde klus.

Als u werkbonnen wilt samenvoegen gaat u naar de werkbon waarvan u de inhoud naar een andere werkbon wilt overvoeren.
Klik op “Order” en vervolgens op “Order samenvoegen”.

Er zal nu een pop-up tevoorschijn komen, waar u kunt kiezen met welke orde samengevoegd moet worden (en de gegevens naartoe moeten worden verplaatst). Als een veiligheidsmaatregel, moet een opmerking worden geplaatst als reden voor de samenvoeging. Als u op “OK” klikt, start de samenvoeging. U wordt automatisch naar de order geleid waart de gegevens naartoe zijn verplaatst zodra de samenvoeging is voltooid.

Onderstaande geeft weer welke gegevens worden verplaatst:

Verplaatst Onveranderd voor beide Bewaart op gesloten order
Werkbon notities Klant Vergrendelde materiaalregistraties*
Gekoppelde medewerkers Verantwoordelijke medewerker Vergrendelde tijdsregistraties*
Kwaliteitscontrole Afdeling Goedgekeurde facturen
Documentatie Ordertype Klantnotities
Leveranciersfacturen Orderbeschrijving Gebeurtenissen
Groothandelsbestellingen Installaties Verbruiksoverzicht/Budget
Niet vergrendelde materiaalregistraties Prijs en werkplan Calculatie
Niet vergrendelde tijdsregistraties Ordertype Offerte/Orderconcept
Ekstra werkzaamheden**

*De order die samengevoegd gaat worden word afgewezen, alle niet goedgekeurde facturen worden ook afgewezen en de registraties worden ontgrendeld en ook verplaatst. Registraties gekoppeld aan goedgekeurde facturen of voor andere redenen vergrendeld worden niet verplaatst. Deze moeten handmatig worden ontgrendeld als deze verplaatst moeten worden.

** Extra werkzaamheden worden her- aangemaakt voor de order waartoe word verplaatst. Bijvoorbeeld extra werkzaamheid 200133-1 word aangemaakt als 200055-1, of het eerstvolgende beschikbare extra werkzaamheidsnummer. Het origineel zal nog steeds bestaan voor de gesloten order, maar zonder niet vergrendelde uren en materialen.

Als u probeert samen te voegen vanuit een order met reeds goedgekeurde facturen krijgt u een waarschuwing voor de samenvoeging plaatsvind. Het is dan van belang dat u controleert of er bijvoorbeeld al een a conto bedrag is betaald dat niet nogmaals in rekening moet worden gebracht, of dat handmatig ontgrendelde regels niet dubbel worden gefactureerd.