Hoe voer ik de eindfacturatie van een order uit?
Je opent de werkbon van de betreffende order waarop je de eindfacturatie wilt uitvoeren. In de procesbalk bovenaan de werkbon klik je op ‘Factuur’ en kies je ‘Toon conceptfactuur 1’ in het menu. Als je nog geen conceptfactuur hebt, kun je gewoon op ‘Factuur aanmaken’ klikken, waarna er automatisch een nieuwe conceptfactuur wordt aangemaakt.
Je kiest vervolgens voor ‘Eindfactuur’, wat ervoor zorgt dat alle uren en materialen die op de order zijn geregistreerd, maar nog niet eerder zijn gefactureerd, worden overgezet naar de eindfactuur. Dit geldt alleen voor verbruiksorders.
Is de order aangemaakt als een calculatie, dan worden de calculatieregels overgezet naar de conceptfactuur.
Bij een vasteprijstaak wordt alleen de regel met de vaste prijs overgezet naar de conceptfactuur.
Bij projectwerk (aannemingsopdrachten) worden alleen de regels uit de offerte overgezet.
Je kunt hier direct instellen hoe de regels moeten worden samengevoegd, onderaan het scherm. Ook kun je aangeven of regels met een waarde van nul niet moeten worden meegenomen.
Standaardinstellingen voor het samenvoegen van regels op een conceptfactuur
Onder de bedrijfsinstellingen kun je aangeven wat jouw standaardmethode moet zijn voor het samenvoegen van factuurregels. Dit kan je vinden onder het kopje ´Facturatie´
Je krijgt altijd de mogelijkheid om deze standaardinstelling te overschrijven wanneer je naar de conceptfactuur gaat en kiest wat je wilt factureren:
De factuur wordt geopend, je kijkt deze na en voert indien nodig wijzigingen door. Let op: wijzigingen die je aanbrengt in geregistreerde materialen op de factuur, worden niet teruggekoppeld naar de werkbon.
Sluit deze sectie
Order afsluiten samen met een eindfactuur
Je hebt de mogelijkheid om je order tegelijk met een eindfactuur af te sluiten. Dit doe je door het selectievakje ‘Hele order afsluiten’ aan te vinken. Hiermee maak je het afsluiten van orders efficiënter, en hoef je niet apart terug te gaan naar de werkbon om de order af te sluiten.
Gebruik je deze functie, dan wordt de afgesloten order voortaan teruggevonden onder ‘Archief’ in je overzicht.
Sluit deze sectie
Conceptfactuur resetten
Als je tijdens het proces je conceptfactuur opnieuw wilt beginnen, kun je dit eenvoudig hier doen:
Wanneer je de conceptfactuur reset, keer je terug naar het startpunt. Je moet dan opnieuw aangeven wat je wilt factureren, en de oorspronkelijke basis wordt hersteld.
Wanneer je klaar bent met het aanpassen van de factuur, klik je op ‘Factuur goedkeuren’ onder ‘Acties’ in het rechterpaneel.
In het venster dat wordt geopend, kies je of je de factuur wilt goedkeuren en per e-mail naar de klant wilt verzenden, of dat de factuur als openbare factuur moet worden verzonden (dit vereist dat er een GLN-nummer is ingevuld bij de klantgegevens). De factuur kan ook worden verzonden naar een andere Minuba-gebruiker, mits deze is geregistreerd met een KvK-nummer. Je kunt er ook voor kiezen om de factuur goed te keuren zonder deze te verzenden.
Als je tevreden bent met de ingevoerde gegevens, klik je op ‘OK’ en de factuur wordt verzonden, indien je hiervoor hebt gekozen.
Sluit deze sectie