Hoe voer ik een leveranciersfactuur in?

Als uw leverancier niet in staat is elektronische facturen te sturen in oioubl/oioxml formaat, kunt u zelf handmatig leveranciersfacturen invoeren in Minuba. Zodra u factuurgegevens heeft ingevoerd en opgeslagen, kunt u de factuur verwerken op dezelfde manier als EDI-facturen die zijn geüpload of geïmporteerd van uw leverancier.

Handmatig een nieuwe leveranciersfactuur aanmaken

Om een leveranciersfactuur in te voeren klikt u op het tabblad “Facturen”. Vervolgens klikt u op 
In het menu kiest u du “Inkoopfactuur”

U kunt ook klikken op  en “Inkoopfactuur” kiezen op de pagina met geïmporteerde EDI-facturen.

Voer de gegevens in

Als u een leveranciersfactuur invoert moet u diverse gegevens invullen in onderstaande formulier. Bepaalde velden zijn verplicht voordat een factuur een geldig formaat heeft. Als de leverancier reeds in uw cartotheek staat kunt u de gegevens automatisch in laten vullen door de leverancier in de lijst “Leverancier zoeken” te vinden.

• Naam leverancier (verplicht): Naam van de leverancier, die de factuur heeft verzonden.
• KvK-nummer (verplicht): Het Kvk-nummer van de leverancier.
• Naam: Hier kunt u een naam aangeven voor het adres. Als u bijvoorbeeld zaken doet met een leverancier met meerdere vestigingen, kunt u deze elk hier een naam geven. Dit is niet verplicht. Als u hier niets invult word de naam van de leverancier gebruikt.
• Adres (verplicht)
• Adres 2
• Postcode (verplicht)
• Plaats (verplicht)
• EAN nummer: EAN/GLN nummer.
• T.a.v.: Naam van het contactpersoon bij de leverancier.
• Telefoonnr: Telefoonnummer van het contactpersoon.
• E-mailadres: E-mailadres van het contactpersoon.

Voer factuurgegevens in

Onder factuurgegevens moet u een aantal gegevens invoeren die relevant zijn voor de factuur.

• Factuurnummer (verplicht): Factuurnummer toegewezen door de leverancier.
• Orderreferentie: Hier kunt u het nummer aangeven voor de order/werkbon in Minuba waaraan de factuur gekoppeld moet worden.
• Notitie: Dit veld kan notities of soortgelijke informatie bevatten die op de factuur staan vermeld.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur werd ontvangen.
• Betalingstermijn: De datum waarop het verschuldigde bedrag moet zijn voldaan.

Materialen zoeken en toevoegen

Onder “Materialen” kunt u de gewenste materialen zoeken en toevoegen. Hieronder worden de verschillende velden doorgenomen:

• ArtikelNr.: U kunt een artikelnummer invoeren of een in de cartotheek vinden die Minuba ter beschikking stelt.
• Aantal (verplicht): Det antal som prisen er gældende for. Bemærk antallet kan ikke være 0 (nul).
• Beschrijving (verplicht): Beschrijving/naam van het materiaal.
• Btw% (verplicht): Hier kunt u aangeven of de prijs van het materiaal inclusief of exclusief Btw is.
• Inkoop (verplicht): De prijs die u heeft betaalt voor het materiaal.
• Lijstprijs: De prijs die u in rekening brengt voor het materiaal.
• Heffing: Eventuele belastingheffing voor het materiaal.

Vind een leveranciersfactuur

Als u een leveranciersfactuur heeft aangemaakt (en opgeslagen) word de leverancier opgeslagen zodat u deze vaker kunt gebruiken. U kunt u leverancier kiezen door op het pijltje naast “Leverancier zoeken” te klikken en de gewenste leverancier uit de lijst te selecteren. U kunt ook de naam van de leverancier beginnen te schrijven om een bepaalde leverancier te vinden.

Zodra u een leverancier uit de lijst kiest worden de overige velden die u eerder heeft ingevoerd automatisch ingevuld. U kunt ook een nieuw adres toevoegen door te klikken op het pijltje naast adres, en de optie [Nieuwe aanmaken] te kiezen. Het nieuwe adres word opgeslagen samen met de factuur. Volgende keer dat u deze leverancier gebruikt word het laatst gebruikte adres als standaard geselecteerd. De dezelfde manier dat kunt u ook een ander andres in de lijst selecteren.

Hoe word een handmatig ingevoerde leveranciersfactuur verwerkt?

Als u een factuur opslaat word deze geopend op dezelfde manier als andere leveranciersfacturen. Als u een geldig ordernummer in het veld “Orderreferentie” heeft aangegeven, word de toehorende  werkbon gekozen.zoals op onderstaande afbeelding: