Inkoop

Je kunt eenvoudig inkoopfacturen opvragen en toevoegen in Minuba. In de bovenste menubalk vind je het tabblad ‘Inkoop’; hier krijg je een overzicht van je EDI-facturen/inkoopfacturen in Minuba en de mogelijkheid om nieuwe leveranciersfacturen aan te maken.

Het volgende laat zien hoe je het tabblad ‘Inkoop’ gebruikt en de verschillende functies doorloopt.

Wanneer je op het tabblad ‘Inkoop’ klikt, worden alle geregistreerde inkoopfacturen automatisch opgehaald van de groothandels waarmee je een EDI-overeenkomst hebt ingesteld in jouw groothandelsovereenkomsten, te vinden onder het Tandwiel -> ‘Administratie’ -> ‘Groothandelsovereenkomsten’.

Onder ‘Inkoop’ krijg je een overzicht met vijf secties:

• Orderbevestigingen zonder ordernummer
• Binnengekomen inkoopfacturen ter goedkeuring
• Gedeeltelijk verwerkte inkoopfacturen
• In afwachting
• Verwerkte

Daarnaast heb je de mogelijkheid om handmatig inkoopfacturen te uploaden of aan te maken door op het tabblad ‘Inkoop’ op ‘Nieuwe aanmaken’ te klikken.

Het is mogelijk om enkele instellingen voor dit tabblad te wijzigen, bijvoorbeeld of je verwerkte orderbevestigingen wilt zien en hoe je inkoopfacturen wilt verwerken. Om deze instellingen te openen, klik je op ‘Acties’ en vervolgens op ‘Instellingen voor het tabblad Inkoop’.

Deze instellingen gelden alleen voor jou en niet voor je collega’s wanneer zij deze pagina gebruiken.

Je kunt ook direct naar een groothandel gaan door een gerelateerde order te selecteren en op ‘Ga naar webshop’ te klikken. Let op: als je een pop-up blocker (zoals een adblocker) hebt ingeschakeld voor Minuba, moet je toestaan dat de browser een nieuw tabblad opent om toegang te krijgen tot de webshop van de groothandel.

Stap 1: Selecteer een groothandel en klik op de knop ‘Inkoop bij groothandel’.

Stap 2: Kies de order waaraan de inkoop moet worden gekoppeld.

Stap 3: Klik op ‘Ga naar webshop’.

Je kunt de weergave van inkoopfacturen filteren op basis van hun status door gebruik te maken van de knoppen in de linkerbovenhoek. Het onderstaande voorbeeld toont binnengekomen, gedeeltelijk verwerkte en verwerkte inkoopfacturen, maar geen orderbevestigingen of inkoopfacturen die als ‘In afwachting’ zijn gemarkeerd. Daarnaast kun je bepalen hoeveel items per pagina worden weergegeven.

Je kunt details van individuele facturen bekijken door op de tekst van de betreffende regel te klikken of door op ‘Weergeven’ aan de rechterkant van de regel te klikken. ‘Weergeven’ wordt zichtbaar wanneer je met de muis over de regel beweegt.

Als een groothandel inkoopfacturen naar je Minuba-account stuurt zonder dat je een groothandelsovereenkomst hebt ingesteld, worden de facturen automatisch onder het tabblad ‘Inkoop’ geplaatst.

Van hieruit kun je:

• Een overeenkomst met de betreffende groothandel opstellen in Minuba.
• De inkoopfacturen afwijzen als je ze niet in Minuba wilt ontvangen.

Wij raden aan om contact op te nemen met de groothandel en hen te verzoeken te stoppen met het versturen van facturen als je deze niet wilt ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen met het e-mailsjabloon dat wij voor je hebben opgesteld in Minuba.

Als je op ‘Bekijk facturen’ klikt, opent de volgende dialoog waarin je kunt kiezen om naar de groothandel te gaan om een overeenkomst op te stellen.

Wanneer je de groothandel toevoegt, verschijnt de volgende dialoog waarin je kunt bepalen welke inkoopfacturen verwerkt moeten worden.

Je kunt een opvolging toevoegen aan je inkoopfactuur.

Dit kan op twee manieren:

• Via het overzicht van inkoopfacturen door op ‘Opvolging toevoegen’ te klikken bij de inkoopfactuur waarvoor je een opvolging wilt instellen.
• Binnen de inkoopfactuur zelf.

Wanneer je een opvolging toevoegt, verschijnt de volgende pop-up:

Het eerste dat je kunt kiezen is een opvolgingsdatum. Wanneer de opvolgingsdatum is verstreken, wordt de datum rood gemarkeerd in het overzicht, zoals hier te zien is.

Je kunt ook een notitie toevoegen aan de opvolging, zodat duidelijk is waarover moet worden opgevolgd.

Vervolgens kun je ervoor kiezen om de factuur als ‘In afwachting’ te markeren. Als je het vakje aanvinkt, wordt de inkoopfactuur verplaatst naar de sectie ‘In afwachting’. Wanneer je het vinkje weghaalt, wordt de factuur teruggezet naar het tabblad waar deze oorspronkelijk vandaan kwam.

Tot slot kun je ervoor kiezen om het vakje ‘Verwijder opvolgingsdatum en notitie bij goedkeuring van factuur’ aan te vinken. Wanneer je dit doet, worden de datum en notitie verwijderd bij goedkeuring van de factuur. Als je het niet aanvinkt, blijven ze behouden en zichtbaar op de factuur.

Je hebt de mogelijkheid om een verantwoordelijke medewerker toe te wijzen aan je inkoopfactuur.

Dit kan op twee manieren. Als de inkoopfactuur is gekoppeld aan een order met een verantwoordelijke medewerker, wordt deze medewerker ook toegewezen aan de inkoopfactuur.

De andere manier is door op ‘Verantwoordelijke instellen’ te klikken bij de inkoopfactuur die een verantwoordelijke medewerker nodig heeft.

Zie onderstaande afbeelding:

Er verschijnt een pop-up waarin je een medewerker kunt selecteren als verantwoordelijke. Nadat je een medewerker hebt gekozen, klik je op ‘OK’.

De medewerker is nu als verantwoordelijke ingesteld op de inkoopfactuur.

Je hebt de mogelijkheid om naar specifieke inkoopfacturen te zoeken.

Klik op het zoekveld in de rechterbovenhoek. Wanneer je de gewenste zoekterm hebt ingevoerd, druk je op ‘Enter’ of klik je op het vergrootglas.

Je kunt zoeken op verschillende gegevens, zoals:

• Naam van de verantwoordelijke
• Factuurnummer
• Bestandsnaam
• Klantnaam
• Ordernummer
• Orderreferentie
• Opmerkingen bij opvolging
• Verkoper/leverancier
• Ordernummer van de verkoper/leverancier

Bij het selecteren van een inkoopfactuur kun je kiezen bij welke order deze hoort. Je kunt de factuur als ‘Niet ordergerelateerd’ markeren, afzonderlijke regels aan verschillende orders toewijzen of de gehele inkoopfactuur aan een specifieke order koppelen. Daarna kan deze verder verwerkt worden binnen de order.

Als de gewenste order niet in de lijst staat, kun je zoeken naar orderconcepten en offertes. Houd er echter rekening mee dat verwerking pas mogelijk is zodra de order is goedgekeurd.

In de instellingen van elke groothandel kun je aangeven dat ontvangen facturen automatisch moeten worden goedgekeurd en overgezet naar de relevante werkbonnen.

Let op: De automatische overdracht vereist dat de facturen de juiste orderreferentie bevatten!

Als Minuba geen order met de opgegeven referentie kan vinden, moet de factuur handmatig worden verwerkt.

Als een correcte orderreferentie aanwezig is, worden alle regels van de factuur overgezet naar de werkbon en wordt de factuur geëxporteerd naar je boekhoudsysteem.

Automatische overdracht is niet mogelijk als de optie ‘Regels van EDI-factuur vergelijken met bestaande regels op de werkbon’ is ingeschakeld in de bedrijfsinstellingen onder ‘Inkoopfacturatie’.

Als je inkoopfacturen hebt ontvangen en verwerkt voordat je een integratie met je boekhoudsysteem hebt ingesteld, of als een eerdere export is mislukt, ontvang je een melding met de optie om alle niet-geëxporteerde inkoopfacturen alsnog te exporteren. Dit omvat alle verwerkte of gedeeltelijk verwerkte facturen, behalve de afgewezen facturen.

EDI staat voor Electronic Data Interchange en verwijst naar de uitwisseling van documenten tussen bedrijven in elektronische vorm. In deze context gaat het om de uitwisseling van facturen tussen groothandels en Minuba, zodat facturen voor materiaalinkoop elektronisch van de groothandel naar Minuba worden overgedragen. Dit betekent dat je gekochte materialen niet zelf in Minuba hoeft te registreren, maar dat deze rechtstreeks vanuit een factuur kunnen worden overgenomen.

Als je bij de groothandel een ordernummer opgeeft bij de inkoop van materialen, wordt dit ordernummer op de factuur vermeld. Wanneer de factuur in Minuba wordt geïmporteerd, kunnen de materialen automatisch worden geregistreerd op de bijbehorende order, mits EDI voor de betreffende groothandel is ingesteld. Dit bespaart handmatig werk en vermindert de kans op fouten.

Om EDI te gebruiken, moet je Minuba-account geconfigureerd zijn om EDI-facturen van afzonderlijke groothandels te verwerken. De instellingen worden uitgevoerd in de betreffende groothandelsovereenkomst.

Visuele weergave van EDI-facturen

EDI-facturen worden doorgaans ontvangen in OIO-formaat, een standaardformaat voor elektronische documenten. Als je een beter leesbare versie wilt:

Ga naar het tabblad ‘Inkoop’ -> Klik op de gewenste factuur -> Klik op ‘Bekijk factuur’.

Hiermee wordt een PDF gegenereerd die de belangrijkste factuurgegevens visualiseert, zoals de identificatie van de ontvanger.

Let op: de afzender bepaalt welke informatie in het bestand wordt opgenomen en is verantwoordelijk voor het verstrekken van alle noodzakelijke gegevens.

Is je orderbevestiging nog niet in Minuba binnengekomen en heb je de orderbevestiging als bestand in OIOUBL- of PEPPOL-formaat ontvangen? Dan kun je deze zelf toevoegen in het tabblad ‘Inkoop’ in Minuba.

Hier kies je het bestand dat je wil importeren en de groothandel waartoe de orderbevestiging behoort.

Verwerkte orderbevestigingen

Als je de optie ‘Toon orderbevestigingen in de tabel “Verwerkt”’ hebt geactiveerd in de inkoopinstellingen, kun je alle orderbevestigingen bekijken die aan een order zijn gekoppeld of zijn afgewezen.

Hiermee krijg je een volledig overzicht van al je orderbevestigingen.

Wanneer je op een orderbevestiging klikt, kun je in detail bekijken wat deze bevat en waar deze is overgedragen. Ook kun je direct vanuit hier naar de werkbon gaan waarop de orderbevestiging staat.

Het is mogelijk om regels in te stellen voor de goedkeuring van inkoopfacturen. Om deze regels in te stellen, ga je naar het Tandwiel -> ‘Bedrijfsinstellingen’ -> ‘Inkoopfacturatie’ en klik je op ‘Begin met instellen’.

Je kunt hier meer lezen over het instellen van goedkeuringsregels.

Wanneer deze regels zijn ingesteld, gelden ze voor alle niet-verwerkte inkoopfacturen die klaarstaan voor verwerking. De laatste goedkeurder is altijd degene die uiteindelijk de inkoopfactuur ‘verwerkt’. Als de laatste goedkeurder de inkoopfactuur slechts gedeeltelijk verwerkt, blijft de factuur beschikbaar voor verwerking door anderen met de factureringsrol.

Wanneer goedkeuringsregels zijn ingesteld, worden de binnenkomende inkoopfacturen verdeeld in twee tabellen: één met facturen die jij zelf moet goedkeuren en één met facturen die anderen moeten goedkeuren. Zo kun je eenvoudig zien welke facturen je nu moet behandelen en welke wachten op actie van andere medewerkers.

Als de goedkeuring is toegewezen aan iemand met de rol ‘Facturering’ en jij pas in een latere fase de goedkeuring moet uitvoeren, kun je pas goedkeuren zodra het jouw beurt is.

Als je op de pijl naast de naam van de ‘Volgende goedkeurder’ klikt, kun je afwijken van de ingestelde regels voor een specifieke factuur. Dit kan handig zijn als een medewerker afwezig is of als de factuur beter door een andere medewerker verwerkt kan worden dan de regels aangeven.

Wanneer je een factuur opent waarvoor jij de volgende goedkeurder bent, kun je de inhoud van de factuur bekijken en deze goedkeuren om door te sturen in het systeem naar de volgende goedkeurder.

Als jij de laatste goedkeurder bent, kun je de factuur verwerken en de regels overzetten naar de betreffende orders.

Je kunt een inkoopfactuur goedkeuren via de app wanneer je de regels naar een order moet overzetten. Hier kun je de functie ‘Selecteer alle regels’ gebruiken om alle regels van de inkoopfactuur over te zetten of alleen specifieke regels selecteren die moeten worden overgedragen.

Bij de eerste optie wordt de inkoopfactuur onder ‘Verwerkt’ geplaatst met de status ‘Goedgekeurd’. Als je alleen geselecteerde regels overzet, wordt de factuur gemarkeerd als ‘Gedeeltelijk verwerkt’.