Klantenlijst

Je kunt je klantenlijst importeren in Minuba als je deze in CSV-formaat hebt.

Voordat je je klantenlijst vanuit een CSV-bestand importeert, doe je er goed aan om je bestand van tevoren voor te bereiden. Het is bijvoorbeeld handig als de kolomnamen in de eerste rij staan en dat deze zijn benoemd zoals aangegeven in onderstaande lijst.

In Minuba kun je de volgende gegevens opnemen:

Klanten:

• Naam (verplicht)
• Beschrijving
• KvK-nummer
• Klantnummer (verplicht)
• Betalingstermijn

Adressen:

• t.a.v.
• Adres
• Adres 2
• Postcode
• Plaats
• Postcode + plaats
• Land
• Beschrijving
• Telefoonnummer
• Mobielnummer
• E-mailadres
• EAN-nummer

Je klantenlijst hoeft niet alle bovenstaande informatie te bevatten.

In het klantoverzicht klik je op ‘Importeren / Exporteren’ in de bovenste balk van de pagina. In het menu kies je ‘Importeer vanuit bestand (csv)’. In het venster dat verschijnt, selecteer je het bestand met je klantenlijst door te klikken op ‘Bladeren / Kies bestand’, afhankelijk van welke browser je gebruikt.

Zodra je het bestand hebt geselecteerd, klik je op ‘OK’.

Het systeem leest nu je klantenlijst en toont je het resultaat. Vervolgens geef je aan welke kolommen geïmporteerd moeten worden en wat deze kolommen bevatten. Hier is het een voordeel als je kolommen hebt benoemd zoals eerder vermeld. Vink het veld ‘1e rij bevat kolomnamen’ aan in de bovenste balk van de pagina.

Het systeem leest de kolomnamen in je klantenlijst en vergelijkt deze met de beschikbare velden in Minuba. Als er overeenkomsten zijn, worden de kolommen automatisch geselecteerd voor import.

Als de kolomnamen niet overeenkomen, worden de kolommen niet automatisch geselecteerd. Daarom is het belangrijk dat je de geselecteerde kolommen controleert op naam en inhoud, zoals ook hierboven toegelicht.

Wanneer je de relevante kolommen hebt geselecteerd, klik je op ‘Opslaan en importeren’. Je klantenlijst wordt nu in Minuba geïmporteerd.

Je kunt ervoor kiezen om geavanceerde instellingen te gebruiken als je meer gegevens wilt importeren.

Je kunt je volledige klantenlijst exporteren als een CSV-bestand door te klikken op ‘Importeren / Exporteren’ -> ‘Exporteer klanten naar bestand (csv)’.

Daarna ontvang je een CSV-bestand met de volgende rijen:

Klantgegevens

1. Klantnummer
2. Klantnaam
3. Klantbeschrijving
4. Betalingstermijn
5. Betalingstermijn netto/lopende maand ("true" voor lopende maand, "false" voor netto)

Standaard contactadres

1. t.a.v.
2. Adres
3. Adres2
4. Postcode
5. Stad
6. Land
7. Beschrijving
8. Telefoon
9. Mobiel
10. E-mail
11. EAN-nummer

Standaard factuuradres

1. t.a.v.
2. Adres
3. Adres2
4. Postcode
5. Stad
6. Land
7. Beskrijving
8. Telefoon
9. Mobiel
10. E-mail
11. EAN-nummer

Standaard installatieadres

1. T.a.v.
2. Adres
3. Adres2
4. Postcode
5. Stad
6. Land
7. Beschrijving
8. Telefoon
9. Mobiel
10. Email
11. EAN-nummer

Wanneer je klantgegevens of adressen aanpast in bijvoorbeeld het klantenoverzicht, een offerte, order of conceptfactuur, worden deze automatisch bijgewerkt in Minuba.

Deze gids geeft je een overzicht van de verschillende plekken in Minuba waar je de wijzigingen kunt verwachten:

• Vanuit ‘Klantenoverzicht’ (Tandwiel -> 'Klanten'):
  • Niet-afgeronde orders en offertes
    Servicecontracten

• Vanuit 'Serviceovereenkomst':
  • Klantenoverzicht
    Niet-afgeronde orders en offertes

• Vanuit ‘Conceptfactuur’ op een afgeronde order:
  • Klantenoverzicht
    Niet-afgeronde orders en offertes
    Servicecontracten

• Vanuit een ‘niet-afgeronde’ order:
  • Klantenoverzicht
    Niet-afgeronde orders en offertes
    Servicecontracten

• Vanuit een ‘Conceptfactuur’ op een niet-afgeronde order:
  • Klantenoverzicht
    Niet-afgeronde orders en offertes
    Servicecontracten