Koppel een medewerker aan je werkbon

Om toegang te krijgen tot een werkbon moet een medewerker eerst aan de opdracht worden gekoppeld. Dit doe je door naar de offerte te gaan en aan de rechterkant onder ‘Snelkoppelingen’ op ‘Medewerker’ te klikken. In het venster dat verschijnt, kun je de medewerker selecteren in de lijst aan de linkerkant (‘Beschikbare medewerkers’) en deze naar de rechterkant slepen (‘Gekoppelde medewerkers’).

Zodra de medewerker gekoppeld is, ziet hij of zij de order in ‘Mijn Overzicht’, ‘Mijn Planning’ en ‘Mijn Tijd’ en kan hij of zij registraties doen op de opdracht.

Je kunt zoveel medewerkers koppelen als je nodig hebt.

Wil je medewerkers uit andere afdelingen koppelen zonder de afdeling van de order te wijzigen, dan kun je de afdeling van de medewerker selecteren. Dit filtert alleen de lijst met beschikbare medewerkers en heeft geen invloed op de afdelingsinstelling van de order.

Om een medewerker te verwijderen, sleep je hem of haar terug van ‘Gekoppelde medewerkers’ naar ‘Beschikbare medewerkers’. Je kunt ook één of meerdere namen selecteren en op ‘<<’ klikken.

Nee, het verwijderen van een medewerker van een opdracht heeft geen invloed op reeds geregistreerde uren. De medewerker verliest alleen de toegang tot de werkbon en kan geen nieuwe uren meer registreren op de opdracht.

Als er geen medewerker gekoppeld is aan een order, wordt deze aangeduid als een poolopdracht. Poolopdrachten worden in het overzicht weergegeven met een blauwe kleur.

Je kunt poolopdrachten zien als “openstaande” orders die wachten om opgepakt te worden door medewerkers.

Je kunt je werkstructuur zo inrichten dat medewerkers zelf initiatief nemen om taken op te pakken. Zo kunnen ze onderweg of op locatie hun eigen werktijd beter plannen.

Wanneer een opdracht is afgerond, kan de medewerker zelf een nieuwe opdracht uit de pool selecteren.

Als alternatief kan het ook dienen als een herinnering aan de administratie dat er nog geen medewerker is toegewezen aan een specifieke opdracht.

Als je één of meerdere afdelingen hebt aangemaakt in Minuba, kun je kiezen welke afdeling de opdracht moet uitvoeren.

Wanneer je een afdeling selecteert, worden in de lijst onder ‘Beschikbare medewerkers’ alleen die medewerkers weergegeven die tot de geselecteerde afdeling behoren.

Als je een afdeling selecteert op je order, kun je later statistieken per afdeling opvragen in je ‘Managementoverzicht’.

Daarnaast zal de order gebruikmaken van de instellingen die je hebt opgegeven voor die afdeling. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het documentlay-out, de winstmarge of bankgegevens.

Let op: alleen gebruikers met de rol(len) ‘Offerte’, ‘Order’ en/of ‘Factuur voorbereiden’ kunnen de afdeling aanpassen.

De verantwoordelijke medewerker is de persoon die verantwoordelijk is voor een werkbon. Een gekoppelde medewerker is degene die het werk daadwerkelijk moet uitvoeren. De verantwoordelijke hoeft niet zelf gekoppeld te zijn als medewerker, maar het is wel mogelijk om iemand zowel als gekoppeld als verantwoordelijke medewerker in te stellen.

Let op: om de functie ‘Verantwoordelijke medewerker’ te gebruiken, moet je deze eerst activeren via Tandwiel -> ‘Bedrijfsinstellingen’ -> ‘Offertes/Orders’ -> ‘Gebruik verantwoordelijke medewerker’.

De verantwoordelijke medewerker selecteer je in de lijst onder ‘Beschikbare medewerkers’.

Als je een verantwoordelijke medewerker aan een order toewijst, kun je later in je ‘Managementoverzicht’ statistieken per verantwoordelijke medewerker bekijken.

Let op: alleen gebruikers met de rol(len) ‘Offerte’, ‘Order’ en/of ‘Factuur voorbereiden’ kunnen de verantwoordelijke medewerker aanpassen.