Materiaalregistratie en calculatie

Calculatie invoeren op offerte of orderconcept
Registreer je materiaalverbruik op je werkbon
Zoek, bekijk en sorteer je materiaalverbruik
Een gemeenschappelijke winstmarge of korting instellen op alle regels in je materiaallijst
Regels in je materiaalregistratie verwijderen

Calculatie invoeren op je offerte of orderconcept

De calculatie is ontworpen om je te helpen berekenen wat er nodig is aan materialen en uren om een klus uit te voeren.

Hier kun je het verwachte materiaal- en urenverbruik invoeren. Je kunt zoveel regels invoeren als je nodig hebt om de klant een gedetailleerd inzicht te geven in wat er nodig zal zijn, of je kunt slechts een paar regels invoeren als je een raming maakt.

Je kunt zoeken tussen je eigen materialen, kortnummers en groothandelsmaterialen uit een groot aantal productcatalogi van groothandels of gewoon handmatig een regel invoeren.

Om een nieuwe regel toe te voegen, typ je het artikelnummer of de artikelomschrijving in de lege regel. Bij het zoeken naar nieuwe materialen zie je eerst ‘Eigen materialen’, dan je eigen ‘Kortnummers’ en tot slot ‘Groothandelsmaterialen’.

Het materiaal wordt toegevoegd als een nieuwe regel en je kunt de rest van de velden bewerken, met uitzondering van de grijze velden die vergrendeld zijn.

Om een nieuwe regel in te voeren, kun je op ‘Enter’ drukken om van de huidige regel naar een nieuwe regel te gaan. Je kunt ook met de muis op de lege regel klikken.

Je kunt ook op ‘Tab’ of ‘Shift+Tab’ drukken om naar links en rechts te gaan in de velden als je tussen velden moet navigeren.

Je kunt de regels van de berekening toevoegen aan je ‘Offertetekst’, door gebruik te maken van de documentcode {{calculationLines.showPrice}} (met prijzen) – of de documentcode {{calculationLines.hidePrice}} (zonder prijzen).

Regels bewerken

Om een regel te bewerken, klik je op een van de velden en krijg je de optie om deze te wijzigen. De grijze kolommen kunnen niet worden gewijzigd omdat ze bijvoorbeeld te maken hebben met waar de materiaalregistratie vandaan komt of met berekeningen.

Registreer je materiaalverbruik op je werkbon

Onder ‘Materiaalregistratie’ kun je je huidige verbruik van goederen en materialen registreren. Het is altijd een goed idee om je verbruik regelmatig te registreren, zodat je niet vergeet om het correct te registreren, maar ook als je je werkbon op rekening wilt factureren.

Je kunt zowel de materialen bekijken die al geregistreerd zijn als nieuwe materialen toevoegen. Je kunt zoeken tussen je eigen materialen, kortnummers en groothandelsmaterialen uit een groot aantal productcatalogi van groothandels of gewoon handmatig een regel invoeren.

Om nieuw materiaal te registreren, kun je zoeken naar een materiaalnummer, je eigen materiaalnummer invoeren of een beschrijving invoeren in de toevoegingsbalk boven de tabel.

De sortering van je zoekopdracht wordt als volgt weergegeven:

Eigen materialen
Kaartnummers
- Eigen materialen
- Geprefereerde groothandelaren
  - Toon goedkoopste eerst
- Groothandelaren
  - Toon goedkoopste eerst
- Groothandelaren die zijn gemarkeerd als “uitgesloten van zoeken”
  - Toon goedkoopste eerst
Groothandelmaterialen
- Geprefereerde groothandelaren
  - Toon goedkoopste eerst
- Groothandelaren
  - Toon goedkoopste eerst
- Groothandelaren die zijn gemarkeerd als ‘uitgesloten van zoeken’
  - Toon goedkoopste eerst

NB! Groothandels die zijn gemarkeerd als “uitgesloten van zoeken” worden alleen weergegeven als de groothandel de enige van de door jou geselecteerde groothandels is die het artikelnummer heeft waarnaar je op zoek bent.

Zodra je een tekst of materiaalnummer hebt ingevoerd in het zoekveld, kun je het materiaal toevoegen door materiaal te selecteren in de resultatenlijst of door op enter te drukken op je toetsenbord. Je kunt ook materiaal toevoegen door op de grijze knop met het plus-pictogram links van het zoekveld te drukken.

Je kunt ook je 5 meest gebruikte materialen zien als je in de zoekbalk klikt zonder iets te typen.

Deze functie en andere instellingen kunnen aan- en uitgezet worden in de instellingenknop.

Instellingen materiaalregistratie

Naast het veld waar je je eigen beschrijving kunt invoeren, is er een knop die een menu opent waar je kunt kiezen om de weergave van de meest gebruikte materialen aan of uit te zetten bij het zoeken. Je hebt ook de mogelijkheid om de scannermodus aan of uit te zetten.

Je kunt ook de nieuwste versie van Minuba’s “Zoeken naar groothandelsmaterialen” activeren, waarmee het zoeken naar groothandelsmaterialen wordt geoptimaliseerd.

Sneltoetsen gebruiken bij materiaalregistratie

Maak je werk efficiënter door sneltoetsen te gebruiken om je materiaalverbruik te registreren.

Enter
Om nieuw materiaal te registreren, kun je op ‘Enter’ drukken en ga je van de huidige regel terug naar de regel Toevoegen.

Tab
Tab + Shift
Schakelen tussen velden op de regel om snel ‘hoeveelheid’, ‘omschrijving’, ‘kostprijs’, ‘verkoopprijs’, enz. in te vullen.

Pijl omhoog
Pijl omlaag
Verplaatsen tussen regels, zodat je op regel 1 kunt beginnen en op ‘pijl omlaag’ kunt drukken om naar de volgende regel te gaan.

Shift + spatie
Je kunt een regel selecteren zodat deze gekozen wordt, net alsof je op het vinkje links van de regel klikt.

Shift + pijl omhoog
Shift + pijl omlaag
Je kunt meerdere regels tegelijk selecteren om te kiezen, net alsof je op het vinkje links van de regels hebt geklikt.

Ctrl + Delete
Je kunt een of meer geselecteerde regels verwijderen.

Home
End
Je kunt naar het begin of einde van een tekst in een veld gaan. Bijvoorbeeld, in de productomschrijving kan het nodig zijn om naar het einde van de tekst te gaan.

Zoek, bekijk en sorteer je materiaalregistratie

Je kunt de weergave van je materiaalregistratietabel wijzigen, zodat je de regels die je zoekt makkelijker kunt vinden. Je kunt zoeken naar je geregistreerde regels, kiezen hoeveel regels je tegelijk wilt weergeven en de lijst sorteren op basis van een kolom.

In het zoekveld aan de rechterkant van de tabel kun je zoeken naar productregels. Voer het artikelnummer of de omschrijving in van het artikel dat je zoekt en druk op ‘Enter’.

Alleen de materialen die overeenkomen met je zoekopdracht worden dan getoond. Wis het zoekveld en druk op ‘Enter’ om de zoekopdracht te verwijderen en alle materialen weer te geven.

Met Weergeven kun je bepalen hoeveel materialen je tegelijk wilt laten zien. Je kunt alle materialen in één keer bekijken of het opsplitsen.

Sorteer je tabel door op een kolomnaam bovenaan de tabel te klikken. In de afbeelding hieronder is bijvoorbeeld één keer op “Inkoop” geklikt, zodat de rijen met de laagste inkoopprijzen eerst komen.

Je kunt kolommen toevoegen/verwijderen uit je calculatie & materiaalregistratie

Je kunt zelf bepalen welke kolommen je wilt weergeven in zowel je calculatie als je materiaallijst. Je kunt de tabel simpel maken door kolommen te verwijderen of meer kolommen toevoegen om meer gegevens in je tabel weer te geven.

Als je bijvoorbeeld de lijstprijs wilt weergeven, doe je het volgende:

Klik op de functieknop helemaal rechts en druk op ‘Velden selecteren’.

Je krijgt nu een pop-upvenster waarin je kunt kiezen welke velden je in je tabel wilt zien.

Vink ‘Lijstprijs’ aan en druk op OK.

De kolom met de lijstprijs verschijnt nu in je tabel en je hebt de optie om op kolom te sorteren.

Als je liever rechtstreeks regels aan de tabel toevoegt, kun je klikken op “wijzig materiaalregistratie methode”. Daarna zal de tabel er als volgt uit zien:

Een gemeenschappelijke winstmarge of korting instellen op alle regels in je materiaallijst

Klik op de functieknop in de rechterhoek en selecteer ‘Winst instellen op regels’ of ‘Korting instellen op regels’.

Er wordt een pop-up geopend waarin je een winstmarge of korting in procenten kunt invoeren die op alle regels wordt toegepast.
Als je de winstmarge wilt wijzigen, selecteer dan of de marge moet worden gewijzigd op basis van ‘catalogusprijs’ of ‘inkoopprijs’.

Regels in je materiaalregistratie verwijderen

Als je individuele materiaalregistraties wilt verwijderen, klik je gewoon op het prullenbakpictogram rechts van elke regel.
Als je alle regels in één keer wilt verwijderen, klik je op de functieknop in de rechterhoek en selecteer je ‘Verwijder materialen’.

Offsetregels verbergen

Het is mogelijk om offsetregels in de materiaalregistratietabel te verbergen.

Als je de offsetregels verbergt, kun je nog steeds de kosten van deze regels zien:

Servicevoorwaarden van Minuba

Deze overeenkomst is geldig voor de periode vermeld op de orderbevestiging vanaf de datum van inwerkingtreding. Bij het verstrijken wordt de overeenkomst automatisch verlengd met 12 maanden, totdat een van de partijen de andere partij laat weten dat ze de samenwerking niet meer wenst aan te gaan, echter tenminste 14 dagen voor het verstrijken van de op dat moment geldende periode. Na het verstrijken van de tevredenheidsgarantie worden vooruitbetaalde abonnementen niet terugbetaald.

Geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid

Minuba BV moet ervoor zorgen dat de personen die persoonsgegevens verwerken zijn onderworpen aan vertrouwelijkheid. Minuba BV heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle zaken die in verband met de levering van het product over de klant zijn ervaren, tenzij het zaken betreft die ter kennis van derden dienen te worden gebracht. De geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

Beide partijen komen overeen, zelfs na beëindiging van de overeenkomst, op geen enkele manier gevoelige informatie over de wederpartij bekend te maken, inclusief maar niet beperkt tot klant- en zaakinformatie, zakelijke relaties en andere banden met de wederpartij, inclusief personen, bedrijven of andere organisaties.

Minuba serviceniveau – Beschikbaarheid, beveiliging, back-up en updates

Minuba is gebaseerd op internet en werkt alleen met internettoegang. De klant is verantwoordelijk voor het beveiligen van de toegang tot het internet.

Minuba is gegarandeerd voor minimaal 99,7% beschikbaar buiten de normale servicetijd gedurende een periode van 12 maanden. Minuba BV werkt Minuba continu bij, en behoudt zich het recht voor om een normaal servicetijd te hebben op de tweede donderdag van de maand, tussen 18:00 en 24:00 uur (UTC + 1). Als de beschikbaarheid minder is, heeft de klant recht op een terugbetaling die overeenkomt met een bedrag dat evenredig is met de periode dat het systeem niet beschikbaar was. De vergoeding kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat de klant in de afgelopen 12 maanden al voor Minuba heeft betaald.

Er wordt dagelijks een back-up van de gegevens gemaakt. In het geval van verlies van gegevens van de klant, is het mogelijk om gegevens van elke dag in de afgelopen week en daarna van elke week (zondag) van de afgelopen 2 maanden te herstellen.

Indien de klant zijn eigen gegevens wil laten herstellen, brengt Minuba BV betaling in rekening tegen de geldende uurtarieven.

Eigendoms- en auteursrechten

Minuba BV heeft de eigendoms- en auteursrechten van Minuba. Deze overeenkomst geeft de klant het recht om Minuba te gebruiken. De klant mag in geen geval Minuba of aanverwant materiaal overdragen aan derden, tenzij er een specifieke schriftelijke overeenkomst hieromtrent is.

Na het beëindigen van de samenwerking is Minuba BV verplicht om al het door de klant verstrekte materiaal te vernietigen. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die de klant bij Minuba BV plaatst geen inbreuk maken op de rechten van derden.

De klant heeft het eigendomsrecht van zijn eigen gegevens in Minuba. De gegevens van de klant kunnen daarom niet als een actief worden opgenomen in verband met de mogelijke surseance van betaling, faillissement, gedwongen ontbinding of dergelijke van Minuba BV. De curator, trustee of andere vertegenwoordiger moet er daarom zonder onnodige vertraging voor zorgen dat de klant zijn gegevens ontvangt.

Verantwoordelijkheid van de klant

De klant is als enige verantwoordelijk voor elk type activiteit dat plaatsvindt bij gebruik van de accounts van de klant, inclusief het onthouden om uit te loggen na gebruik.

De klant moet Minuba BV onmiddellijk op de hoogte stellen van elke vorm van ongeautoriseerd gebruik van het wachtwoord of de accounts van de klant, evenals elk ander type inbreuk op de beveiliging waarvan de klant op de hoogte is of vermoedt. Evenzo moet de klant naar zijn beste vermogen onmiddellijk proberen het ongeoorloofd kopiëren en verspreiden van inhoud te stoppen, indien de klant hiervan op de hoogte is.

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor enige ongeoorloofde toegang tot of wijziging van de transmissies of gegevens, materiaal, informatie of verzonden of ontvangen gegevens van de klant, ongeacht of er gegevens zijn ontvangen door Minuba BV en voor enige transactie die is ingevoerd in Minuba.

Beperking van de aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Minuba BV voor schade is beperkt tot een bedrag dat overeenkomt met het reeds betaalde of te betalen bedrag voor het gebruik van het product gedurende een periode van 12 maanden.

Geen van de partijen is jegens de andere partij aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of bijzondere schade, waaronder gederfde winst, verlies van gegevens of aanspraken van derden. Deze beperking van aansprakelijkheid is van toepassing ongeacht de oorzaak van het probleem, inclusief, maar niet beperkt tot, nalatigheid.

Verwerking van persoonsgegevens

Minuba BV verwerkt persoonlijke informatie met het doel om de overeengekomen service te leveren, die wordt gedekt door deze overeenkomst en servicevoorwaarden. In dit verband worden algemene persoonsgegevens verwerkt over de personen die door de Klant of diens medewerkers in Minuba worden verwerkt. Minuba BV is de gegevensverwerker voor de klant voor de persoonlijke informatie die de klant opslaat en anderszins verwerkt in Minuba. Voor de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant is het volgende overeengekomen: Beide partijen moeten voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen implementeren die voldoen aan de vereisten van Verordening (EU) 2016/679 (de “Verordening”), om de bescherming van de rechten van de betrokkenen te verzekeren.

Minuba BV moet voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de verordening, waaronder tegen het gebruikelijke uurtarief, de klant de hulp bieden die is gespecificeerd in artikel 28, hierbij rekening houdend met de aard van de behandeling, met de naleving door de klant van hoofdstuk 3 van de Verordening met betrekking tot de rechten van de geregistreerden evenals bijstaan met het vaststellen van de naleving door de klant met betrekking tot de artikelen 32-36 van de Verordening en informatie en noodzakelijke documentatie beschikbaar stellen aan de klant, zodat de klant kan controleren of Minuba BV de vereisten in artikel 28 naleeft, onder meer door toe te staan en bij te dragen aan revisie en auditing.

Minuba BV heeft het recht om voor eigen rekening en risico gebruik te maken van onderaannemers die ook de persoonlijke gegevens van de Klant verwerken. In het geval van een voorgenomen wijziging van een onderaannemer of het inschakelen van een nieuwe onderaannemer, dient Minuba BV de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen, tenminste 30 dagen voor de beoogde wijziging van/nieuwe onderaannemer. De klant heeft het recht om bezwaar te maken tegen de voorgenomen wijziging van/de nieuwe onderaannemer. Bij het sluiten van de overeenkomst maakt Minuba BV gebruik van de volgende door de Klant goedgekeurde onderaannemers: ondersteunende systeemtools en serviceproviders.

Minuba BV zorgt ervoor dat alle onderaannemers voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de Verordening en de verplichtingen in deze sectie. Minuba BV moet een schriftelijke overeenkomst aangaan met alle onderaannemers. Indien een leverancier niet aan de eisen voldoet, blijft Minuba BV aansprakelijk jegens de Klant.

Minuba BV mag zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de Klant de persoonlijke gegevens van de Klant niet overdragen naar landen buiten de EU/EER. Alle verwerking van de persoonsgegevens van de Klant vindt plaats in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant. De gedocumenteerde instructies bestaan gedeeltelijk uit de overeenkomst van de partijen, zodat de behandelingen die Minuba BV nodig heeft om de met de Klant gesloten overeenkomsten na te komen, kunnen worden uitgevoerd, en gedeeltelijk uit de afzonderlijke instructies die de Klant aan Minuba BV kan geven. Minuba BV moet de klant onmiddellijk op de hoogte stellen indien een instructie naar diens mening in strijd is met de Verordening. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Verordening, hieronder dat er basis is voor de verwerking die Minuba BV moet uitvoeren.

Bij beëindiging van de zakelijke relatie tussen de partijen moet Minuba BV de persoonlijke informatie verwijderen of teruggeven aan de Klant en kopieën verwijderen, tenzij de EU of nationale wetgeving de opslag van de persoonlijke informatie voorschrijft. Indien de Klant Minuba BV niet anders instrueert, is Minuba BV gerechtigd en verplicht om de persoonlijke gegevens van de Klant uiterlijk 3 maanden nadat de zakelijke relatie tussen de partijen definitief is beëindigd, te verwijderen. De klant mag Minuba niet gebruiken om andere categorieën van geregistreerde of andere soorten persoonlijke informatie te verwerken dan waarvoor Minuba is bedoeld. Minuba BV is gerechtigd om de gegevens van de klant, waaronder persoonsgegevens, in geanonimiseerde vorm te gebruiken, waarbij het niet mogelijk is om (persoons)gegevens te herleiden tot de klant of een bepaalde natuurlijk persoon, ook in samenwerking met derden.

Vertragingen

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor vertragingen als gevolg van andere leveranciers of andere omstandigheden van de klant, noch voor vertragingen als gevolg van overmacht of externe omstandigheden buiten de controle van Minuba BV.

Beëindiging

Elke partij kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als gevolg van een schending van deze overeenkomst door de andere partij, indien de andere partij de fout niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving van de inbreuk heeft kunnen herstellen. Uitgesloten hiervan is het geval van niet-betaling door de klant, waarbij Minuba BV de overeenkomst kan beëindigen, indien de klant niet binnen 10 dagen na herinnering deze uitstaande schulden volledig heeft hersteld, kan Minuba BV de overeenkomst van de klant met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen, zodat de klant geen toegang meer heeft tot het systeem.

Indien de klant een opschorting wil laten opheffen om weer toegang te krijgen tot het systeem, is het vereist dat de klant de uitstaande schulden volledig heeft gecorrigeerd en dat de klant een herstelvergoeding betaalt.

Bij beëindiging van de overeenkomst wordt de toegang van de klant tot Minuba op de beëindigingsdatum onderbroken. Ongeacht de reden voor beëindiging van deze overeenkomst, kan de klant, op eigen kosten, verzoeken om geschriften of bestanden met de gegevens van de klant op Minuba uitgedeeld te krijgen.

Geschillen en meningsverschillen

Als deze overeenkomst aanleiding geeft tot onenigheid tussen de partijen, moeten deze in der minne worden opgelost. In het geval dat een minnelijke oplossing niet kan worden bereikt, zullen de geschillen worden beslecht in overeenstemming met de Deense wet, met de Maritieme en Commerciële Rechtbank als overeengekomen plaats.