Nieuwe offerte of order aanmaken

Offerte of order maken
Klant
Orderbeschrijving
Prijs en termijnen
Hoe maak ik een Quick-order in Minuba?

Offerte of order maken

Om een offerte of order te maken in Minuba, klik je rechtsboven op ‘Nieuw maken’ en selecteer je ‘Offerte’ of ‘Order’.

Je krijgt dan je concept te zien waar je alles over je klant, prijzen en offertetekst etc. kunt invullen.

Je hebt ook altijd de mogelijkheid om het concept op te slaan door op ‘Opslaan’ te drukken. Zo kun je het concept later verder invullen.

Wat is een concept?

Een concept is een offerte, order of factuur die nog niet is goedgekeurd. Het is dus nog in bewerking en moet worden goedgekeurd om actueel te worden.

Je kunt altijd bovenaan de offerte, order of factuur zien of het een concept is door het woord [CONCEPT] achter de titel.

Als je ervoor kiest om de offerte of het orderdocument als concept te bekijken, geeft de PDF zelf ook aan dat het een concept is. Het woord [Concept] wordt uiteraard vervangen door een uniek nummer zodra de offerte, order of factuur is goedgekeurd.

Welke medewerkers kunnen offertes of orders maken en verwerken?

Het gebruikerstype en de rol van de medewerker bepalen of een gebruiker offertes of orders kan aanmaken.

Een gebruiker met het type ‘Administratieve gebruiker’ kan offertes maken.

Het gebruikerstype is te zien in de individuele gebruiker, zoals in de afbeelding hieronder. ‘Standaard gebruiker’ kan nieuwe orders aanmaken als de gebruiker de rol ‘Order aanmaken toestaan’ heeft.

LET OP! Een ‘standaard gebruiker’ kan geen offertes bekijken of aanmaken. Offertes verwerken is alleen mogelijk voor het gebruikerstype ‘Administratieve gebruiker’.

Ordertitel is de titel van je opdracht, die op je offerte, orderbevestiging en factuur komt te staan.

Dit is een algemene beschrijving van wat het werk inhoudt. Het kan bijvoorbeeld zijn: “Slopen en bouwen van badkamer”.

Aanvraagnummer en “Hun ref.” kan je invullen als je klant dit op zijn factuur wil vermeld wil hebben.

Werkbeschrijving is om een uitgebreidere uitleg te schrijven over de omvang van de taak. Dit wordt zowel intern gebruikt voor je werknemers die het werk zullen uitvoeren, maar wordt ook opgenomen voor de klant op de offerte en factuur, zodat zij kunnen lezen waaruit het werk bestaat.

Prijs en termijnen

In het gedeelte Prijs en termijnen bepaal je op welke basis de taak uiteindelijk wordt gefactureerd.

De prijsbasis is standaard ingesteld op Verbruik, maar kan worden gewijzigd afhankelijk van de afspraak die je met je klant maakt.

Er zijn in totaal 4 verschillende soorten prijsgrondslagen: Verbruik, Calculatie, Vaste prijs en Hoeveelhedenlijst.

Verbruik
Als je wilt dat je factuur gebaseerd is op je werkelijke verbruik, d.w.z. de uren die je hebt geregistreerd en de materialen die je hebt gebruikt, stel dan de prijsbasis in op Verbruik.

Als het werk later klaar is en het tijd is om een factuur te sturen, worden de regels uit de materiaal- en urenregistraties overgezet naar de factuur.

Je ziet ook een aantal indicatieve cijfers uit je berekening met je verwachte inkomsten.

Calculatie
Als je wil dat je factuur gebaseerd is op wat je verwacht uit te geven aan het project of als je al een prijs hebt afgesproken voor verschillende delen van de klus over meerdere punten, kun je deze prijsbasis gebruiken.

Calculatie kan ook worden gebruikt om de offerte te maken, zodat de klant kan zien wat je rekent voor welke delen van de klus.

Hier is een voorbeeld:

De afbeelding toont 3 regels die de verkoopprijzen tonen die je met de klant hebt afgesproken en je verwachte kosten. Je kunt deze regels uit je calculatie opnemen in de offerte.

Als het werk klaar is en het tijd is om een factuur te sturen, worden de regels uit de calculatie overgezet naar de factuur.

NB! Je kunt nog steeds je werkelijke verbruik op de klus registreren, zodat je contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was.

Als je calculatie als prijsbasis selecteert, zie je het volgende:

In plaats van de gecalculeerde materiaalverkoopprijs wordt de uiteindelijke verkoopprijs weergegeven.

Vaste prijs

Als je wil dat je factuur gebaseerd is op een vaste prijs die je met de klant hebt afgesproken, selecteer je Vaste prijs en voer je een bedrag in.

Wanneer het werk later is voltooid en het tijd is om een factuur te sturen, wordt er een factuur gemaakt met één factuurregel met het vaste bedrag.

NB! Je kunt nog steeds je werkelijke uitgaven aan de opdracht registreren, zodat je de contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was.

Hoeveelhedenlijst

Als je wilt dat je factuur wordt aangemaakt op basis van een hoeveelhedenlijst die je zelf kunt invoeren, moet je eerst de ondernemingsmodule activeren.

Zodra de ondernemingsmodule is geactiveerd, kun je een hoeveelhedenlijst invullen waarin je je ondernemingszaak in verschillende segmenten kunt verdelen. Elk segment heeft zijn eigen prijs en voortgang (mate van voltooiing).

Wanneer je de taak gaat factureren, wordt de factuur gegenereerd op basis van de voortgang van elk item op de Offertelijst.

NB! Je kunt nog steeds je werkelijke uitgaven voor de taak registreren, zodat je contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was.

Termijnen

Onder ‘Prijs en termijnen’ kun je ook een begin- en einddatum instellen voor wanneer je offerte klaar moet zijn. Dit stelt een algemene tijdsperiode in voor het project, zodat je kunt zien wanneer je de einddatum hebt overschreden.

Je kunt zowel de datum als de tijd opgeven, maar het is niet verplicht om de uitvoeringsperiode op te geven en het is ook mogelijk om alleen de begin- of einddatum op te geven.

NB! De deadline die je instelt op je Offerte/Order heeft geen invloed op wanneer je een medewerker inroostert om de taak uit te voeren. Dit moet worden gepland in de agenda van de medewerker, in Mijn tijd of Planning.

Hoe maak ik een Quick-order in Minuba?

Onder “Planning” heb je de optie om Quick-orders aanmaken. Dit is een order die nog niet bestaat in het systeem, maar die je snel wilt aanmaken zonder de knop te hoeven gebruiken.

Als je op de tijd, datum en medewerker klikt waar je de order wilt plaatsen, zie je het normale vak voor het inplannen van de werktijden van de medewerker. In plaats van een bestaande order te selecteren, klik je op ‘Nieuwe order maken’.

Nieuwe order aanmaken

Als je [Nieuwe ordre aanmaken] hebt gekozen wordt onderstaand scherm weergegeven. Hier kan je een order aanmaken met ordertype, titel, taakbeschrijving, klantgegevens en medewerkers:

Als alles ingevuld is klik je op “Order goedkeuren en sluiten”, de order is daarmee aangemaakt. Nu kan je tijd plannen of registreren voor deze order. Je kan natuurlijk ook meteen naar de nieuwe werkbon gaan:

Je bent nu klaar om aan de slag te gaan met het maken van orders en quick-orders in Minuba – veel plezier!

Servicevoorwaarden van Minuba

Deze overeenkomst is geldig voor de periode vermeld op de orderbevestiging vanaf de datum van inwerkingtreding. Bij het verstrijken wordt de overeenkomst automatisch verlengd met 12 maanden, totdat een van de partijen de andere partij laat weten dat ze de samenwerking niet meer wenst aan te gaan, echter tenminste 14 dagen voor het verstrijken van de op dat moment geldende periode. Na het verstrijken van de tevredenheidsgarantie worden vooruitbetaalde abonnementen niet terugbetaald.

Geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid

Minuba BV moet ervoor zorgen dat de personen die persoonsgegevens verwerken zijn onderworpen aan vertrouwelijkheid. Minuba BV heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle zaken die in verband met de levering van het product over de klant zijn ervaren, tenzij het zaken betreft die ter kennis van derden dienen te worden gebracht. De geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

Beide partijen komen overeen, zelfs na beëindiging van de overeenkomst, op geen enkele manier gevoelige informatie over de wederpartij bekend te maken, inclusief maar niet beperkt tot klant- en zaakinformatie, zakelijke relaties en andere banden met de wederpartij, inclusief personen, bedrijven of andere organisaties.

Minuba serviceniveau – Beschikbaarheid, beveiliging, back-up en updates

Minuba is gebaseerd op internet en werkt alleen met internettoegang. De klant is verantwoordelijk voor het beveiligen van de toegang tot het internet.

Minuba is gegarandeerd voor minimaal 99,7% beschikbaar buiten de normale servicetijd gedurende een periode van 12 maanden. Minuba BV werkt Minuba continu bij, en behoudt zich het recht voor om een normaal servicetijd te hebben op de tweede donderdag van de maand, tussen 18:00 en 24:00 uur (UTC + 1). Als de beschikbaarheid minder is, heeft de klant recht op een terugbetaling die overeenkomt met een bedrag dat evenredig is met de periode dat het systeem niet beschikbaar was. De vergoeding kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat de klant in de afgelopen 12 maanden al voor Minuba heeft betaald.

Er wordt dagelijks een back-up van de gegevens gemaakt. In het geval van verlies van gegevens van de klant, is het mogelijk om gegevens van elke dag in de afgelopen week en daarna van elke week (zondag) van de afgelopen 2 maanden te herstellen.

Indien de klant zijn eigen gegevens wil laten herstellen, brengt Minuba BV betaling in rekening tegen de geldende uurtarieven.

Eigendoms- en auteursrechten

Minuba BV heeft de eigendoms- en auteursrechten van Minuba. Deze overeenkomst geeft de klant het recht om Minuba te gebruiken. De klant mag in geen geval Minuba of aanverwant materiaal overdragen aan derden, tenzij er een specifieke schriftelijke overeenkomst hieromtrent is.

Na het beëindigen van de samenwerking is Minuba BV verplicht om al het door de klant verstrekte materiaal te vernietigen. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die de klant bij Minuba BV plaatst geen inbreuk maken op de rechten van derden.

De klant heeft het eigendomsrecht van zijn eigen gegevens in Minuba. De gegevens van de klant kunnen daarom niet als een actief worden opgenomen in verband met de mogelijke surseance van betaling, faillissement, gedwongen ontbinding of dergelijke van Minuba BV. De curator, trustee of andere vertegenwoordiger moet er daarom zonder onnodige vertraging voor zorgen dat de klant zijn gegevens ontvangt.

Verantwoordelijkheid van de klant

De klant is als enige verantwoordelijk voor elk type activiteit dat plaatsvindt bij gebruik van de accounts van de klant, inclusief het onthouden om uit te loggen na gebruik.

De klant moet Minuba BV onmiddellijk op de hoogte stellen van elke vorm van ongeautoriseerd gebruik van het wachtwoord of de accounts van de klant, evenals elk ander type inbreuk op de beveiliging waarvan de klant op de hoogte is of vermoedt. Evenzo moet de klant naar zijn beste vermogen onmiddellijk proberen het ongeoorloofd kopiëren en verspreiden van inhoud te stoppen, indien de klant hiervan op de hoogte is.

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor enige ongeoorloofde toegang tot of wijziging van de transmissies of gegevens, materiaal, informatie of verzonden of ontvangen gegevens van de klant, ongeacht of er gegevens zijn ontvangen door Minuba BV en voor enige transactie die is ingevoerd in Minuba.

Beperking van de aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Minuba BV voor schade is beperkt tot een bedrag dat overeenkomt met het reeds betaalde of te betalen bedrag voor het gebruik van het product gedurende een periode van 12 maanden.

Geen van de partijen is jegens de andere partij aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of bijzondere schade, waaronder gederfde winst, verlies van gegevens of aanspraken van derden. Deze beperking van aansprakelijkheid is van toepassing ongeacht de oorzaak van het probleem, inclusief, maar niet beperkt tot, nalatigheid.

Verwerking van persoonsgegevens

Minuba BV verwerkt persoonlijke informatie met het doel om de overeengekomen service te leveren, die wordt gedekt door deze overeenkomst en servicevoorwaarden. In dit verband worden algemene persoonsgegevens verwerkt over de personen die door de Klant of diens medewerkers in Minuba worden verwerkt. Minuba BV is de gegevensverwerker voor de klant voor de persoonlijke informatie die de klant opslaat en anderszins verwerkt in Minuba. Voor de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant is het volgende overeengekomen: Beide partijen moeten voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen implementeren die voldoen aan de vereisten van Verordening (EU) 2016/679 (de “Verordening”), om de bescherming van de rechten van de betrokkenen te verzekeren.

Minuba BV moet voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de verordening, waaronder tegen het gebruikelijke uurtarief, de klant de hulp bieden die is gespecificeerd in artikel 28, hierbij rekening houdend met de aard van de behandeling, met de naleving door de klant van hoofdstuk 3 van de Verordening met betrekking tot de rechten van de geregistreerden evenals bijstaan met het vaststellen van de naleving door de klant met betrekking tot de artikelen 32-36 van de Verordening en informatie en noodzakelijke documentatie beschikbaar stellen aan de klant, zodat de klant kan controleren of Minuba BV de vereisten in artikel 28 naleeft, onder meer door toe te staan en bij te dragen aan revisie en auditing.

Minuba BV heeft het recht om voor eigen rekening en risico gebruik te maken van onderaannemers die ook de persoonlijke gegevens van de Klant verwerken. In het geval van een voorgenomen wijziging van een onderaannemer of het inschakelen van een nieuwe onderaannemer, dient Minuba BV de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen, tenminste 30 dagen voor de beoogde wijziging van/nieuwe onderaannemer. De klant heeft het recht om bezwaar te maken tegen de voorgenomen wijziging van/de nieuwe onderaannemer. Bij het sluiten van de overeenkomst maakt Minuba BV gebruik van de volgende door de Klant goedgekeurde onderaannemers: ondersteunende systeemtools en serviceproviders.

Minuba BV zorgt ervoor dat alle onderaannemers voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de Verordening en de verplichtingen in deze sectie. Minuba BV moet een schriftelijke overeenkomst aangaan met alle onderaannemers. Indien een leverancier niet aan de eisen voldoet, blijft Minuba BV aansprakelijk jegens de Klant.

Minuba BV mag zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de Klant de persoonlijke gegevens van de Klant niet overdragen naar landen buiten de EU/EER. Alle verwerking van de persoonsgegevens van de Klant vindt plaats in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant. De gedocumenteerde instructies bestaan gedeeltelijk uit de overeenkomst van de partijen, zodat de behandelingen die Minuba BV nodig heeft om de met de Klant gesloten overeenkomsten na te komen, kunnen worden uitgevoerd, en gedeeltelijk uit de afzonderlijke instructies die de Klant aan Minuba BV kan geven. Minuba BV moet de klant onmiddellijk op de hoogte stellen indien een instructie naar diens mening in strijd is met de Verordening. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Verordening, hieronder dat er basis is voor de verwerking die Minuba BV moet uitvoeren.

Bij beëindiging van de zakelijke relatie tussen de partijen moet Minuba BV de persoonlijke informatie verwijderen of teruggeven aan de Klant en kopieën verwijderen, tenzij de EU of nationale wetgeving de opslag van de persoonlijke informatie voorschrijft. Indien de Klant Minuba BV niet anders instrueert, is Minuba BV gerechtigd en verplicht om de persoonlijke gegevens van de Klant uiterlijk 3 maanden nadat de zakelijke relatie tussen de partijen definitief is beëindigd, te verwijderen. De klant mag Minuba niet gebruiken om andere categorieën van geregistreerde of andere soorten persoonlijke informatie te verwerken dan waarvoor Minuba is bedoeld. Minuba BV is gerechtigd om de gegevens van de klant, waaronder persoonsgegevens, in geanonimiseerde vorm te gebruiken, waarbij het niet mogelijk is om (persoons)gegevens te herleiden tot de klant of een bepaalde natuurlijk persoon, ook in samenwerking met derden.

Vertragingen

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor vertragingen als gevolg van andere leveranciers of andere omstandigheden van de klant, noch voor vertragingen als gevolg van overmacht of externe omstandigheden buiten de controle van Minuba BV.

Beëindiging

Elke partij kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als gevolg van een schending van deze overeenkomst door de andere partij, indien de andere partij de fout niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving van de inbreuk heeft kunnen herstellen. Uitgesloten hiervan is het geval van niet-betaling door de klant, waarbij Minuba BV de overeenkomst kan beëindigen, indien de klant niet binnen 10 dagen na herinnering deze uitstaande schulden volledig heeft hersteld, kan Minuba BV de overeenkomst van de klant met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen, zodat de klant geen toegang meer heeft tot het systeem.

Indien de klant een opschorting wil laten opheffen om weer toegang te krijgen tot het systeem, is het vereist dat de klant de uitstaande schulden volledig heeft gecorrigeerd en dat de klant een herstelvergoeding betaalt.

Bij beëindiging van de overeenkomst wordt de toegang van de klant tot Minuba op de beëindigingsdatum onderbroken. Ongeacht de reden voor beëindiging van deze overeenkomst, kan de klant, op eigen kosten, verzoeken om geschriften of bestanden met de gegevens van de klant op Minuba uitgedeeld te krijgen.

Geschillen en meningsverschillen

Als deze overeenkomst aanleiding geeft tot onenigheid tussen de partijen, moeten deze in der minne worden opgelost. In het geval dat een minnelijke oplossing niet kan worden bereikt, zullen de geschillen worden beslecht in overeenstemming met de Deense wet, met de Maritieme en Commerciële Rechtbank als overeengekomen plaats.