Offerte en orderbevestiging

Schrijf je offerte
Zo gebruik je documentcodes
Documentcode voor online offerte en ordergoedkeuring
Logo toevoegen op pagina met knop “offerte accepteren”

Schrijf je offerte

In het gedeelte offerte heb je de mogelijkheid om je offerte voor de klant op te stellen, inclusief prijzen, deadlines en de optie voor de klant om de offerte online te accepteren.

NB! Onder de offertesectie vind je de orderbevestigingstekst, waarin je de orderbevestiging aan de klant schrijft. Deze sectie werkt net als de offerte sectie, met sjablonen, documentcodes, enz.

Deadline instellen

Je kunt een deadline instellen op je offerte als je een datum wilt vastleggen waarop de klant je offerte moet accepteren.

Als de deadline wordt overschreden, zie je in je ‘Overzicht’ dat de regel een rode achtergrond krijgt. Dit maakt het gemakkelijk voor je om je offertes op te volgen die nog niet zijn goedgekeurd door de klant.

Titel

Hier bepaal je of het een concrete ‘Offerte’ of een ‘Raming’ is die je maakt voor je klant. Dit verschijnt in de kop van de PDF van de offerte zelf, die je kunt bekijken door op het printerpictogram (afdrukken) te klikken.

Er zijn juridische verschillen tussen offertes en ramingen.

Een offerte kan een algemene offerte zijn voor de hele klus of een gedetailleerde offerte waarbij de afzonderlijke onderdelen afzonderlijk worden geprijsd. Je kunt ook een uurtarief of een vaste prijs afspreken voor afzonderlijke taken.

Een schatting is een geschatte prijs. Als vakman mag je echter verwachten dat de vakman de uiteindelijke prijs benadert. Er zijn grenzen aan hoeveel de prijs kan afwijken van de schatting, maar dit hangt af van het specifieke geval.

Een sjabloon gebruiken

Je kunt ervoor kiezen om een sjabloon te gebruiken voor je offerte, zodat je de offerte niet elke keer opnieuw hoeft te schrijven. Je kunt de sjablonen zelf maken door naar Administratie -> Sjablonen te gaan.

Wanneer je een sjabloon selecteert, wordt de tekstinhoud van het sjabloon in de ‘Offertetekst’ geplaatst, waarna je de mogelijkheid hebt om het sjabloon aan te passen aan deze specifieke offerte.

LET OP! Wijzigingen die je aanbrengt in de offertetekst veranderen niets aan het sjabloon zelf.

Schrijf je offertetekst

Hier kun je je offertetekst schrijven, de feitelijke inhoud van je offerte. Je voert de tekst in onze teksteditor in, waar je de tekst kunt aanpassen met koppen, typografie, vet/cijfers, enz.

In de offertetekst kun je Documentcodes gebruiken, waarmee je gemakkelijk gegevens kunt invoegen die al in Minuba staan.

LET OP! Als je tekst invoegt die gekopieerd is van andere bronnen, zoals Word of een website, kan opmaak worden overgenomen, wat tot ongewenste resultaten kan leiden. Gebruik de functie “plakken als niet-opgemaakte tekst”.

Zo gebruik je documentcodes

Documentcodes in Minuba bieden je de mogelijkheid specifieke gegevens in te voegen in je ‘offertetekst’ die al bestaan in Minuba.

Je wilt bijvoorbeeld de naam van de klant invoeren, maar in plaats van de echte naam van de klant in te voeren, kun je de documentcode {{order.contactName}} invoegen, waardoor de naam die je hebt ingevoerd onder het contactadres van de klant komt te staan.

Je kunt documentcodes zowel in je sjabloon als rechtstreeks in je aanbiedingstekst invoegen. Als je een documentcode uit de lijst selecteert, wordt die code in de tekst ingevoegd.

Om dit te kunnen doen maak je een nieuwe offerte aan door op Nieuwe aanmaken te klikken in de rechterbovenhoek en vervolgens Offerte te kiezen.
Scrol naar beneden, of klik op Offerte in het snelmenu aan de rechterkant.

Het volgende scherm wordt weergegeven:

Je moet al eerder een eigen sjabloon hebben aangemaakt die als basis kan worden gebruikt voor de nieuwe offerte.

Als je nog geen eigen sjabloon hebt aangemaakt kun je dit doen als volgt:

Klik op het Tandwiel
Kies Administratie
Klik op Sjablonen
Klik op Nieuwe aanmaken
Kies Sjabloon
Geef het sjabloontype aan (in dit geval een “Offerte”)
Voer een naam in en schrijf een standaard text
Klik op OK om het sjabloon op te slaan

Je kan diverse gegevens laten weergeven op de gewenste plaats in het PDF-bestand, welke wordt gegenereerd zodra je de offerte goedkeurt. Als je een element vanuit de lijst kiest wordt deze aan de tekst toegevoegd.

Als je op het printer-logo (rechtsboven) klikt, kun je zien hoe het offertedocument er uit zal komen te zien:

Documentcode voor online offerte en ordergoedkeuring

Als je de documentcode Offerteaccept / {{order.link}} gebruikt in je sjablonen of in je offertetekst, geef je de klant de mogelijkheid om de offerte online te accepteren en de offerte zelf te bekijken en te downloaden.

Dit kan je doen onder het tandwiel > administratie > sjablonen.

Met deze functie kun je in e-mails of in de PDF van je offerte een knop invoegen waarmee de klant je offerte online kan accepteren.

Dit maakt het sneller en gemakkelijker voor de klant om verder te gaan met de offerte en verhoogt de kans dat de klant jouw offerte zal accepteren in plaats van andere.

Als de klant op de knop klikt, komt hij op een website met een knop ‘Offerte accepteren’ en een knop ‘Document met offerte bekijken’. De klant kan dan de aanbieding (PDF-bestand) bekijken en accepteren.

NB! De offerte moet zijn goedgekeurd in je Minuba om de functie te laten werken. De offerte mag daarom geen concept zijn.

Als je klant op “Offerte accepteren” klikt, ontvang je een e-mail waarin staat dat de offerte is geaccepteerd.

Hier zie je een voorbeeld van wat de klant te zien krijgt als hij op de knop klikt:

Logo toevoegen op pagina met knop “offerte accepteren”

Je hebt de mogelijkheid om je eigen logo in te voegen op de pagina die verschijnt wanneer je klant op “Offerte accepteren” drukt.

Ga naar ‘Tandwiel’ > ‘Administratie’ > ‘Logo en documentopmaak’ – hier moet je je standaardlay-out kiezen.

In de sectie “Document opstellen voor offerte/raming” kun je een afbeelding (logo) toevoegen, deze moet rechtsboven de bedrijfsnaam verschijnen.

Servicevoorwaarden van Minuba

Deze overeenkomst is geldig voor de periode vermeld op de orderbevestiging vanaf de datum van inwerkingtreding. Bij het verstrijken wordt de overeenkomst automatisch verlengd met 12 maanden, totdat een van de partijen de andere partij laat weten dat ze de samenwerking niet meer wenst aan te gaan, echter tenminste 14 dagen voor het verstrijken van de op dat moment geldende periode. Na het verstrijken van de tevredenheidsgarantie worden vooruitbetaalde abonnementen niet terugbetaald.

Geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid

Minuba BV moet ervoor zorgen dat de personen die persoonsgegevens verwerken zijn onderworpen aan vertrouwelijkheid. Minuba BV heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle zaken die in verband met de levering van het product over de klant zijn ervaren, tenzij het zaken betreft die ter kennis van derden dienen te worden gebracht. De geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

Beide partijen komen overeen, zelfs na beëindiging van de overeenkomst, op geen enkele manier gevoelige informatie over de wederpartij bekend te maken, inclusief maar niet beperkt tot klant- en zaakinformatie, zakelijke relaties en andere banden met de wederpartij, inclusief personen, bedrijven of andere organisaties.

Minuba serviceniveau – Beschikbaarheid, beveiliging, back-up en updates

Minuba is gebaseerd op internet en werkt alleen met internettoegang. De klant is verantwoordelijk voor het beveiligen van de toegang tot het internet.

Minuba is gegarandeerd voor minimaal 99,7% beschikbaar buiten de normale servicetijd gedurende een periode van 12 maanden. Minuba BV werkt Minuba continu bij, en behoudt zich het recht voor om een normaal servicetijd te hebben op de tweede donderdag van de maand, tussen 18:00 en 24:00 uur (UTC + 1). Als de beschikbaarheid minder is, heeft de klant recht op een terugbetaling die overeenkomt met een bedrag dat evenredig is met de periode dat het systeem niet beschikbaar was. De vergoeding kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat de klant in de afgelopen 12 maanden al voor Minuba heeft betaald.

Er wordt dagelijks een back-up van de gegevens gemaakt. In het geval van verlies van gegevens van de klant, is het mogelijk om gegevens van elke dag in de afgelopen week en daarna van elke week (zondag) van de afgelopen 2 maanden te herstellen.

Indien de klant zijn eigen gegevens wil laten herstellen, brengt Minuba BV betaling in rekening tegen de geldende uurtarieven.

Eigendoms- en auteursrechten

Minuba BV heeft de eigendoms- en auteursrechten van Minuba. Deze overeenkomst geeft de klant het recht om Minuba te gebruiken. De klant mag in geen geval Minuba of aanverwant materiaal overdragen aan derden, tenzij er een specifieke schriftelijke overeenkomst hieromtrent is.

Na het beëindigen van de samenwerking is Minuba BV verplicht om al het door de klant verstrekte materiaal te vernietigen. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die de klant bij Minuba BV plaatst geen inbreuk maken op de rechten van derden.

De klant heeft het eigendomsrecht van zijn eigen gegevens in Minuba. De gegevens van de klant kunnen daarom niet als een actief worden opgenomen in verband met de mogelijke surseance van betaling, faillissement, gedwongen ontbinding of dergelijke van Minuba BV. De curator, trustee of andere vertegenwoordiger moet er daarom zonder onnodige vertraging voor zorgen dat de klant zijn gegevens ontvangt.

Verantwoordelijkheid van de klant

De klant is als enige verantwoordelijk voor elk type activiteit dat plaatsvindt bij gebruik van de accounts van de klant, inclusief het onthouden om uit te loggen na gebruik.

De klant moet Minuba BV onmiddellijk op de hoogte stellen van elke vorm van ongeautoriseerd gebruik van het wachtwoord of de accounts van de klant, evenals elk ander type inbreuk op de beveiliging waarvan de klant op de hoogte is of vermoedt. Evenzo moet de klant naar zijn beste vermogen onmiddellijk proberen het ongeoorloofd kopiëren en verspreiden van inhoud te stoppen, indien de klant hiervan op de hoogte is.

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor enige ongeoorloofde toegang tot of wijziging van de transmissies of gegevens, materiaal, informatie of verzonden of ontvangen gegevens van de klant, ongeacht of er gegevens zijn ontvangen door Minuba BV en voor enige transactie die is ingevoerd in Minuba.

Beperking van de aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Minuba BV voor schade is beperkt tot een bedrag dat overeenkomt met het reeds betaalde of te betalen bedrag voor het gebruik van het product gedurende een periode van 12 maanden.

Geen van de partijen is jegens de andere partij aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of bijzondere schade, waaronder gederfde winst, verlies van gegevens of aanspraken van derden. Deze beperking van aansprakelijkheid is van toepassing ongeacht de oorzaak van het probleem, inclusief, maar niet beperkt tot, nalatigheid.

Verwerking van persoonsgegevens

Minuba BV verwerkt persoonlijke informatie met het doel om de overeengekomen service te leveren, die wordt gedekt door deze overeenkomst en servicevoorwaarden. In dit verband worden algemene persoonsgegevens verwerkt over de personen die door de Klant of diens medewerkers in Minuba worden verwerkt. Minuba BV is de gegevensverwerker voor de klant voor de persoonlijke informatie die de klant opslaat en anderszins verwerkt in Minuba. Voor de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant is het volgende overeengekomen: Beide partijen moeten voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen implementeren die voldoen aan de vereisten van Verordening (EU) 2016/679 (de “Verordening”), om de bescherming van de rechten van de betrokkenen te verzekeren.

Minuba BV moet voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de verordening, waaronder tegen het gebruikelijke uurtarief, de klant de hulp bieden die is gespecificeerd in artikel 28, hierbij rekening houdend met de aard van de behandeling, met de naleving door de klant van hoofdstuk 3 van de Verordening met betrekking tot de rechten van de geregistreerden evenals bijstaan met het vaststellen van de naleving door de klant met betrekking tot de artikelen 32-36 van de Verordening en informatie en noodzakelijke documentatie beschikbaar stellen aan de klant, zodat de klant kan controleren of Minuba BV de vereisten in artikel 28 naleeft, onder meer door toe te staan en bij te dragen aan revisie en auditing.

Minuba BV heeft het recht om voor eigen rekening en risico gebruik te maken van onderaannemers die ook de persoonlijke gegevens van de Klant verwerken. In het geval van een voorgenomen wijziging van een onderaannemer of het inschakelen van een nieuwe onderaannemer, dient Minuba BV de Klant hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen, tenminste 30 dagen voor de beoogde wijziging van/nieuwe onderaannemer. De klant heeft het recht om bezwaar te maken tegen de voorgenomen wijziging van/de nieuwe onderaannemer. Bij het sluiten van de overeenkomst maakt Minuba BV gebruik van de volgende door de Klant goedgekeurde onderaannemers: ondersteunende systeemtools en serviceproviders.

Minuba BV zorgt ervoor dat alle onderaannemers voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de Verordening en de verplichtingen in deze sectie. Minuba BV moet een schriftelijke overeenkomst aangaan met alle onderaannemers. Indien een leverancier niet aan de eisen voldoet, blijft Minuba BV aansprakelijk jegens de Klant.

Minuba BV mag zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de Klant de persoonlijke gegevens van de Klant niet overdragen naar landen buiten de EU/EER. Alle verwerking van de persoonsgegevens van de Klant vindt plaats in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant. De gedocumenteerde instructies bestaan gedeeltelijk uit de overeenkomst van de partijen, zodat de behandelingen die Minuba BV nodig heeft om de met de Klant gesloten overeenkomsten na te komen, kunnen worden uitgevoerd, en gedeeltelijk uit de afzonderlijke instructies die de Klant aan Minuba BV kan geven. Minuba BV moet de klant onmiddellijk op de hoogte stellen indien een instructie naar diens mening in strijd is met de Verordening. De klant is ervoor verantwoordelijk dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Verordening, hieronder dat er basis is voor de verwerking die Minuba BV moet uitvoeren.

Bij beëindiging van de zakelijke relatie tussen de partijen moet Minuba BV de persoonlijke informatie verwijderen of teruggeven aan de Klant en kopieën verwijderen, tenzij de EU of nationale wetgeving de opslag van de persoonlijke informatie voorschrijft. Indien de Klant Minuba BV niet anders instrueert, is Minuba BV gerechtigd en verplicht om de persoonlijke gegevens van de Klant uiterlijk 3 maanden nadat de zakelijke relatie tussen de partijen definitief is beëindigd, te verwijderen. De klant mag Minuba niet gebruiken om andere categorieën van geregistreerde of andere soorten persoonlijke informatie te verwerken dan waarvoor Minuba is bedoeld. Minuba BV is gerechtigd om de gegevens van de klant, waaronder persoonsgegevens, in geanonimiseerde vorm te gebruiken, waarbij het niet mogelijk is om (persoons)gegevens te herleiden tot de klant of een bepaalde natuurlijk persoon, ook in samenwerking met derden.

Vertragingen

Minuba BV is niet verantwoordelijk voor vertragingen als gevolg van andere leveranciers of andere omstandigheden van de klant, noch voor vertragingen als gevolg van overmacht of externe omstandigheden buiten de controle van Minuba BV.

Beëindiging

Elke partij kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als gevolg van een schending van deze overeenkomst door de andere partij, indien de andere partij de fout niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving van de inbreuk heeft kunnen herstellen. Uitgesloten hiervan is het geval van niet-betaling door de klant, waarbij Minuba BV de overeenkomst kan beëindigen, indien de klant niet binnen 10 dagen na herinnering deze uitstaande schulden volledig heeft hersteld, kan Minuba BV de overeenkomst van de klant met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen, zodat de klant geen toegang meer heeft tot het systeem.

Indien de klant een opschorting wil laten opheffen om weer toegang te krijgen tot het systeem, is het vereist dat de klant de uitstaande schulden volledig heeft gecorrigeerd en dat de klant een herstelvergoeding betaalt.

Bij beëindiging van de overeenkomst wordt de toegang van de klant tot Minuba op de beëindigingsdatum onderbroken. Ongeacht de reden voor beëindiging van deze overeenkomst, kan de klant, op eigen kosten, verzoeken om geschriften of bestanden met de gegevens van de klant op Minuba uitgedeeld te krijgen.

Geschillen en meningsverschillen

Als deze overeenkomst aanleiding geeft tot onenigheid tussen de partijen, moeten deze in der minne worden opgelost. In het geval dat een minnelijke oplossing niet kan worden bereikt, zullen de geschillen worden beslecht in overeenstemming met de Deense wet, met de Maritieme en Commerciële Rechtbank als overeengekomen plaats.