Onderneming

De ondernemingsmodule maakt het een stuk eenvoudiger om met offertelijsten en de voortgang van je projecten in Minuba te werken. Het helpt je bij het beheren van orders, het volgen van de voortgang en het eenvoudig opstellen van termijn- en eindfacturen.

De module is ontworpen voor grotere, langdurige opdrachten of opdrachten die gefactureerd moeten worden op basis van een offertelijst. De ondernemingsmodule biedt je een nieuw fundament voor je facturering, dat je kunt selecteren onder ‘Prijs en deadlines’ op je werkbon.

Om een ondernemingsorder met een offertelijst aan te maken, moet de ondernemingsmodule geactiveerd zijn en moet jouw gebruiker de rol ‘Onderneming’ hebben.

Ga naar ‘Systeembeheer’ in de administratie om de module te activeren.

Zodra de ondernemingsmodule is geactiveerd, ga je naar het gebruikersoverzicht en selecteer je de medewerker die ondernemingsopdrachten moet kunnen aanmaken.

In het gebruikersprofiel vind je de sectie ‘Rollen’. Hier kun je nu de rol ‘Onderneming’ activeren voor de betreffende gebruiker.

Let op: De rol wordt pas actief na de eerstvolgende keer inloggen. Het is daarom aan te raden om even uit en weer in te loggen nadat er een nieuwe rol is toegekend.

Wanneer je een offerte of order hebt aangemaakt, ga je naar het gedeelte ‘Prijs en deadlines’, waar je de optie ‘Onderneming met offertelijst’ kunt selecteren.

Zodra je dit selecteert, verschijnt er een tabel waarin je je offertelijst kunt opstellen en aanpassen.

Let op: Als je wilt dat de klant de offertelijst te zien krijgt in het verstuurde document, moet je in je offerte-/ordersjabloon de documentcode ‘offertelijst’ toevoegen.

Let op: We raden af om een lopende opdracht om te zetten naar een ondernemingsopdracht als er al op is gefactureerd. Dit kan ertoe leiden dat het totaalbedrag van de onderneming niet meer klopt.

Wanneer de order wordt opgestart, kun je de voortgang van de afzonderlijke activiteiten voortdurend bijwerken.

Het is ook mogelijk om nieuwe regels toe te voegen aan je offertelijst.

Als je extra werk moet toevoegen aan je ondernemingsopdracht, kun je zonder problemen zoveel meerwerkbonnen aanmaken als nodig is.

Let er echter op dat deze niet samen met je hoofdorder/ondernemingsopdracht op dezelfde factuur kunnen worden gefactureerd. Wanneer je ervoor kiest om extra werk te factureren, wordt op je onderneming/hoofdorder automatisch de optie ‘Uitsluiten van factuur’ geactiveerd.

Wanneer je de order factureert, kun je kiezen om te factureren op basis van de huidige uitvoeringsgraad of het restbedrag.

Je hebt de mogelijkheid om per factuur in te stellen of je eerdere termijnfacturen wilt samenvoegen tot één regel.

Let op: Als je de instelling ‘Activiteiten zonder voortgang uitsluiten van facturen’ niet hebt geactiveerd, worden alle regels uit je offertelijst vastgezet op de factuur en kunnen ze daarna niet meer worden verwijderd.

Dit zal een factuur genereren met één regel per activiteit plus eventueel verrekende bedragen van eerdere facturen. De factuur zal het totale bedrag, de voortgang in procenten en het totaalbedrag bevatten. Zie onderstaande afbeelding.

Let op! Wanneer je factureert op basis van de huidige voortgang van een ondernemingsopdracht, moet je de factuur goedkeuren. Als je de factuur niet goedkeurt en meerdere concepten aanmaakt, kan Minuba de voortgang niet correct berekenen.

Je kunt zowel op de individuele factuur als onder je ‘Ondernemingsinstellingen’ aangeven of je de wijzigingen in de voortgang (ook wel stadeopgave genoemd) wilt opnemen op je factuur.

Wanneer je een factuur crediteert op een ondernemingsopdracht, moet je in je offertelijst niet vergeten om de voortgang terug te zetten naar de percentages die de afzonderlijke regels hadden voordat je de laatste factuur of creditnota aanmaakte.

Zoals altijd kun je je actuele materiaal- en urenverbruik registreren op je ondernemingsopdracht. Deze gegevens worden niet meegenomen op de factuur, maar worden gebruikt om de dekkingsgraad van de opdracht te berekenen. Je kunt later statistieken opvragen over het werkelijke verbruik.