Oproepen voor serviceovereenkomsten

Je kunt oproepen op twee verschillende manieren aanmaken.

De eerste manier is om een oproep aan te maken via het menu 'Serviceovereenkomsten'.

Selecteer in de lijst met serviceovereenkomsten de gewenste serviceovereenkomst en klik op 'Oproep':

Je kunt altijd de zoekfunctie gebruiken om de serviceovereenkomst te vinden waarvoor je een oproep wilt aanmaken.

Nadat je op 'Oproep' hebt geklikt zie je het volgende dialoogvenster:

Hier kun je de datum voor de oproep opgeven en of er tegelijkertijd met de oproep service moet worden uitgevoerd.

Het kan handig zijn om de service gelijktijdig met een oproep uit te voeren, bijvoorbeeld als je een halfjaarcontract hebt en je een oproep krijgt kort voor het volgende servicebezoek. Dit bespaart zowel jou als ook de klant tijd.

Als je er bij het aanmaken van de oproep voor kiest om het servicebezoek uit te voeren dat anders later gepland stond, zullen alle toekomstige servicebezoeken op de oorspronkelijke datum worden uitgevoerd. Dus als de oorspronkelijke onderhoudsdatum 30/5 was en er wordt een oproep gedaan die ook geldt voor service op 20/4, dan zullen toekomstige volgende servicebezoeken nog steeds 30/5 zijn.

Dit is alleen van toepassing als je Meldingen hebt ingeschakeld onder 'Tandwiel' -> 'Administratie' -> 'Module serviceovereenkomsten'.

De andere manier is wanneer je een nieuwe order aanmaakt en zoekt naar een klant die een of meer serviceovereenkomsten heeft. Het volgende dialoogvenster verschijnt met de vraag of de order een oproep of een servicebezoek is:

Als dit dialoogvenster wordt bevestigd, verschijnt het volgende dialoogvenster, waarin de serviceovereenkomst kan worden geselecteerd en kan worden gespecificeerd als een servicebezoek en de datum kan worden gespecificeerd:

Wanneer oproepen op deze manier worden aangemaakt, word je onmiddellijk doorgestuurd naar de aangemaakte conceptorder voor de oproep. Dit versnelt het aanmaken van serviceafspraken.

Je moet zelf periodiek orders uit je serviceovereenkomsten halen. Ga hiervoor naar het tabblad 'Serviceovereenkomsten' en klik op de knop 'Extractie voor service'. Je komt dan op deze pagina:

Hier moet je in ieder geval 'Maar serviceorders aan met de eerstvolgende servicedatum tot en met' invullen. Je hebt echter ook de mogelijkheid om de andere filteropties in te vullen, zodat bijvoorbeeld alleen orders voor een specifiek geografisch gebied, een specifieke afdeling, een verantwoordelijke medewerker, enz. worden geëxtraheerd. Je kan ook kiezen of je serviceorders moeten worden aangemaakt als conceptorders of als goedgekeurde nieuwe orders.

Als je hebt ingevuld wat je wilt, klik je op 'Bekijk voorbeeld extractie'.

Wanneer je de verschillende criteria invult, kan je continu zien hoeveel serviceorders je criteria opleveren, zowel op de voorbeeld-knop als in het gedeelte 'Voorbeeld extractie'. In dit gedeelte kan je ook continu zien wat de verwachte uitvoeringstijd van de serviceorders is, als je dit hebt opgegeven bij de individuele serviceovereenkomsten.

Nadat je op 'Bekijk voorbeeld extractie' hebt geklikt, kan je in het gedeelte 'Voorbeeld extractie' alle serviceorders zien die worden aangemaakt wanneer je het uittreksel goedkeurt.

Hier heb je de mogelijkheid om individuele orders te deselecteren als je niet wilt dat ze deel uitmaken van het uittreksel.

Zodra je het voorbeeld hebt bekeken, klik je op 'Autoriseer extractie' onder 'Acties', rechtsboven.

Je serviceorders worden nu aangemaakt volgens je keuzes en de serviceovereenkomsten worden bijgewerkt met de nieuwe datum van het laatste servicebezoek.

Als je de module serviceovereenkomsten hebt ingesteld op automatisch inplannen, worden de orders goedgekeurd en ingepland zonder dat je verder iets hoeft te doen. Orders met een verstreken onderhoudsdatum worden echter niet ingepland.

Als je geen automatische planning gebruikt, moet je serviceorders behandelen als elke andere order. Dat wil zeggen, goedkeuren en inplannen.