Orderstatus: Wat is het verschil tussen afronden en afsluiten?

In Minuba hebben werkbonnen een status. Dit geeft aan hoe ver een klus gevorderd is. Bovendien bepaald de status ook hoe en waar klussen worden weergegeven in het Overzicht en onder Facturatie.
Er heerst bij nieuwe gebruikers vaak verwarring over hoe men het beste gebruik maakt van deze statussen en wanneer een klus een bepaalde status moet hebben.
Hieronder wordt bij elke status verklaart wat deze betekent, wanneer deze status moet worden gebuikt, waar je de order terug kan vinden, en een praktisch voorbeeld.

  • Concept
    Zolang de order nog niet helemaal gedefinieerd is is het het beste om de order als concept te laten staan. Er kunnen wel uren worden gepland en geregistreerd al.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Conceptorder

    Wordt niet onder Facturatie weergegeven.

    Bijvoorbeeld: Men doet een technische opname of bezoekt een potentiële klant om een offerte te maken. Er is nog weinig bekend over de klus of, of er überhaupt sprake zal zijn van uitvoering van een klus. Toch moet men een bezoek kunnen plannen en de uren die een medewerker moeten kunnen worden geregistreerd om een correct overzicht te geven van kosten.    

  • Nieuw
    Als een offerte is geaccepteerd, of we vrij precies weten wat er moet gebeuren kunnen we een concept order goedkeuren. Er zal nu een werkbon worden aangemaakt en een concept factuur. Er kunnen nu alvast kwaliteitsgarantiedocumenten/checklist worden toegevoegd en werknemers kunnen zien dat er een klus is die uitgevoerd moeten worden.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Nieuwe

    Wordt onder Facturatie weergegeven onder: Lopende voor deelfacturatie

    Bijvoorbeeld: Een klant belt en bestelt een specifieke dienst. We weten dat er uiteindelijk een factuur zal worden gestuurd en we hebben een vrij goed idee van wat er moet gebeuren.

  • Begonnen
    Als een order begonnen is, is een werknemer letterlijk, fysiek met de klus bezig.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Actief

    Wordt onder Facturatie weergegeven onder: Lopende voor deelfacturatie

    Bijvoorbeeld: De werknemer is aangekomen bij de klant, stapt de deur in, en haalt zijn/haar gereedschap tevoorschijn.

  • Afwachten
    Er zijn situaties waarbij een klus niet voort kan zetten. De klus is nog niet volledig uitgevoerd en er zullen in de toekomst meer werk in verband met de klus worden uitgevoerd.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Actief

    Wordt onder Facturatie weergegeven onder: Lopende voor deelfacturatie

    Bijvoorbeeld: Een nieuw gebouw wordt gebouwd en er moeten in bepaalde fases werkzaamheden uitgevoerd. Tussen de verschillende fases is men genoodzaakt te wachten tot andere vaklieden klaar zijn met hun werkzaamheden, voor men verder kan gaan met eigen werkzaamheden.

  • Afgerond
    Zodra de fysieke werkzaamheden zijn uitgevoerd kan de klus afgerond worden. Er zullen verder geen werkzaamheden bij de klant worden uitgevoerd. Tevens geeft deze status aan dat er moet worden beoordeeld of er nog wijzigingen moeten worden gemaakt voor er kan worden gefactureerd en of de klus definitief kan worden afgesloten.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Afgeronde ter beoordeling

    Wordt onder Facturatie weergegeven onder: Klaar voor facturatie

    Bijvoorbeeld: De monteur rijdt weg bij de klant en er hoeven verder geen werkzaamheden meer uitgevoerd worden voor de klus.

  • Afgesloten
    Als de klus helemaal klaar is, er geen werk uitgevoerd gaat worden en alles netjes is/zal worden gefactureerd kan de klus worden afgesloten. Mocht er sprake zijn van reclamatie/garantiewerk kan de order worden heropend.

    Wordt in het Overzicht weergegeven onder: Archief

    Wordt onder Facturatie weergegeven onder: Definitief gemaakt / Aanmaning / Betaalde (afhankelijk van betaalstatus)

    Bijvoorbeeld: De klus is uitgevoerd, vroeger zou de map gesloten worden en in een archieflade worden gelegd.