• Het tabblad ‘Overzicht’ in Minuba geeft je toegang tot al je offertes, orders en werkbonnen
• De werkbalk in Overzicht
• Status
• Kolommen en kleuren
• Importeer je bestaande order naar Minuba
• Exporteer je orders
• Overzicht van klantorders

 

Het tabblad ‘Overzicht’ in Minuba geeft je toegang tot al je offertes, orders en werkbonnen

Wanneer je een offerte of concept order aanmaakt in Minuba, staat deze bovenaan de pagina onder het tabblad ‘Overzicht’. Naarmate de status verandert, vordert de order en zal deze naar beneden gaan en uiteindelijk onder in het archief terechtkomen, waar deze zal blijven. Zo krijg je gemakkelijk een overzicht met Minuba.

Onder ‘Bedrijfsinstellingen’ kun je kiezen of een medewerker alleen de werkbonnen moet kunnen zien waaraan hij of zij is gekoppeld of dat hij of zij alle werkbonnen moet kunnen zien.

NB! Het overzicht toont alleen het ordergedeelte, dus alles over facturen wordt getoond onder het tabblad ‘Facturatie’. Zo krijg je het beste overzicht met Minuba.

De werkbalk in ‘Overzicht’

In de werkbalk vind je essentiële functies die je helpen bij het sorteren en filteren in je ‘Overzicht’. Zo vind je snel en eenvoudig de informatie die je zoekt en behoud je het overzicht met Minuba.

Filter

De filter bestaat uit 5-6 knoppen (het aantal hangt af van je bedrijfsinstellingen), waarmee je de weergave van de verschillende statussen die een order kan hebben, kunt selecteren en deselecteren.

Hiermee kun je ervoor kiezen om alleen orders te bekijken zoals: is ‘Lopend’, als je onderweg bent om werk uit te voeren. Of je kunt ervoor kiezen om alleen ‘Afgeronde’ orders weer te geven als je op kantoor zit en je orders moet controleren.

Weergave

Je kunt zelf bepalen of je 10, 25, 50 of 100 items tegelijk wilt weergeven. Als er meer items zijn dan getoond wordt, kun je heen en weer scrollen in de pagina’s om de resterende items te zien. Het kan je helpen een beter overzicht te krijgen van je orders in Minuba.

Importeren

Je kan orders importeren – afhankelijk van de instellingen van je bedrijf.

Ook kan je een orderlijst importeren als je een Excel-bestand met ordergegevens hebt. Hier krijg je de mogelijkheid om het Excel-bestand te uploaden, waarna je moet definiëren welke kolommen welke informatie bevatten.

Zoekopdracht

Je kunt je orders zoeken om snel een specifieke order te vinden.

Het is mogelijk om te zoeken naar bijna alles wat met de order te maken heeft, zoals: ordernummer, klantgegevens (naam klant, nummer, adres), gekoppelde medewerker, etc.

NB! Als je zoekopdracht geen resultaten oplevert, controleer dan of je de juiste filter hebt geactiveerd. bijv. als de order is gearchiveerd en ‘Archief’ niet actief is, wordt de order niet weergegeven.

Status

Hier lees je meer over de status die een order kan hebben in Minuba, en welk doel ze elk hebben, zodat je een beter overzicht krijgt met Minuba.

Offertes en concept offertes

Hier worden je ‘Concept offertes’ en ‘Offertes’ weergegeven, waarbij de ‘Concept offertes’ degene zijn die je aan het voorbereiden bent, en de ‘Offertes’ degenen die wachten op acceptatie door de klant.

De offerte wordt gemarkeerd met een rode achtergrond als de offertedatum of verwachte startdatum wordt overschreden. Zodra de klant je offerte heeft geaccepteerd, moet je je offerte in Minuba goedkeuren, en wordt de offerte gereed voor productie aangekondigd en de status gewijzigd in “Nieuw”.

Concept order

Hier zijn je nieuw gemaakte concept orders, die je aan het voorbereiden bent voor je medewerkers. Concept orders tonen de werkelijke omvang van het werk met beschrijving, klant, medewerker, enz.

Wanneer je een concept order goedkeurt, wordt de order gereed voor productie aangekondigd en wordt de status gewijzigd in “Nieuw”.

NB! Je kunt een ‘Bedrijfsinstelling’ hebben, die Offertes, Offerteconcepten en Orderconcepten in dezelfde filter samenbrengt!

Nieuw

Dit zijn je nieuwe orders die zijn gemaakt en goedgekeurd, maar nog niet zijn gestart.

Dit is dan ook als een lijst van aankomende projecten die in de nabije toekomst zullen worden opgestart. Wellicht weet je al wanneer het project moet starten of zijn het opdrachten die gepland moeten worden.

Wanneer een werkbon wordt gestart, wordt deze verplaatst naar “Lopend”. We raden aan om de werkbon te starten wanneer de eerste man naar de klant rijdt.

Actief

Hier zijn je lopende orders, die door je medewerkers worden uitgevoerd.

Het is vooral in deze fase dat materialen en uren op de order moeten worden geregistreerd en alle inhoud zoals documentatie en kwaliteitsgarantiedocumenten worden ingevuld.

Wanneer een werkbon is voltooid, wordt deze verplaatst naar ‘Afgerond ter beoordeling’. We raden aan dat de werkbon wordt gemarkeerd als “Afgerond” wanneer de laatste medewerker de klant verlaat. Zo krijg je het beste overzicht met Minuba.

Uitstellen

Je kunt aangeven dat het werk moet worden gepauzeerd door de werkbon in de wacht te zetten. Dit doe je door naar de huidige werkbon te gaan en op Huidig te klikken en Uitstellen te selecteren.

Je moet een datum opgeven waarop het werk wordt hervat en je kunt een reden voor het wachten opgeven.

Om het werk te hervatten, klik je op je werkbon op Uitgesteld in de taakbalk en selecteer je ‘Start’.

Afgerond ter beoordeling

Hier zijn je werkbonnen, die zijn ingevuld door je medewerkers.

Dit is dus een lijst van jouw orders, waarbij het werk zelf is voltooid en vervolgens wordt beoordeeld door een beheerder.

Het is in deze fase dat je de laatste hand aan het project kunt leggen. Bijv. ingevulde kwaliteitsgarantiedocumenten nakijken of corrigeren in uren en materialen. Noteer alle uitgaven op de werkbon, zodat de contributiemarge correct wordt berekend.

Nadat je de werkbon hebt bekeken en klaar bent om verder te gaan, moet je de order sluiten en gaat deze naar het archief. Nadat je de werkbon hebt ingevuld, kun je factureren.

NB! Het vereist administratorrechten om een ​​order te voltooien.

Archief

Al je ingevulde/afgewezen offertes en orders worden hier opgeslagen. Offertes en orders kunnen niet handmatig worden verwijderd, maar worden in plaats daarvan gearchiveerd, zodat je altijd terug kunt gaan en oudere zaken kunt vinden.

Als je eenmaal een zaak hebt afgerond, betekent dit dat er geen wijzigingen meer aan de bestelling hoeven te worden aangebracht en dat alle verbruiks-, documentatie-, kwaliteitsborgingsdocumenten, etc. zijn ingevuld.

Het feit dat een order gearchiveerd is, betekent niet noodzakelijk dat er een factuur naar de klant is gestuurd. Dit betekent alleen dat de order is voltooid en gesloten. Je kunt echter onder “Niet gefactureerd” zien of er iets op de bestelling moet worden gefactureerd. Je kunt het archief daarom sorteren op “Niet gefactureerd” om te zien of er orders zijn waarvoor je een factuur moet sturen.

Onder het archief kan je een werkbon altijd opnieuw openen, b.v. door een klacht of iets dergelijks. Je kunt ook oude offertes die toch relevant zijn geworden, opnieuw openen.

Als je de lijst met gearchiveerde offertes wilt uitdunnen en je afgewezen offertes wil verbergen, kan je deze functie inschakelen onder Bedrijfsinstellingen -> Offertes / Orders.

Om offertes of orders te verwijderen, kan je instellen hoe vaak Minuba verschillende informatie moet verwijderen, onder Administratie -> Data Cleanup Tool.

Kolommen en kleuren

In je ‘Overzicht’ zijn er ​​zowel kolommen als kleurcodes om je de nodige informatie te geven om een ​​goed overzicht te krijgen met Minuba.

Kolommen

• Nummer: Geeft het order-/offertenummer weer.
• Status: laat zien hoever in het proces de order gevorderd is.
• Beschrijving: Toont adres, klantnummer, ordertype (incl. kleurcode voor het ordertype), orderkop en eventuele kwaliteitsgarantiedocumenten.
• Medewerkers: laat zien welke medewerkers bij de zaak betrokken zijn en wie de verantwoordelijke medewerker is. Als er geen medewerker is gekoppeld, is de bestelling een poolcase.
• Kostenwijzigingen: Toont de datum van de laatste wijziging in kosten.
• Niet gefactureerd: Toont het verschil tussen dat wat je wilde factureren en het werkelijk gefactureerde bedrag.
• Opvolging: Wanneer je op ‘Opvolging toevoegen’ klikt, verschijnt er een box waarin je de mogelijkheid hebt om een ​​opvolgdatum en een notitie in te voeren. Dezelfde informatie wordt tijdens de follow-up op de werkbon weergegeven. Je hebt ook de mogelijkheid om aan te geven of de follow-up moet worden verwijderd als de order van status verandert. Dit kan b.v. zijn als de follow-up moet verdwijnen zodra een concept order is goedgekeurd.
• Acties: Geeft direct vanuit het overzicht weer welke acties je met de order kunt uitvoeren.

Kleuren

Er worden verschillende kleuren gebruikt om je snel een overzicht van je orders te geven.
Hier is een uitleg van wat de verschillende kleurcodes betekenen:

• Wit: Een normale order of offerte
• Blauw: De order of offerte is een poolcase, dwz. er is geen gekoppelde medewerker
• Rood: De deadline van de order of offerte is overschreden

Importeer bestaande orders Minuba

Als je een bestellijst hebt die je naar Minuba wil importeren, kan je dit doen met onze Order Importer.

Importeren uit csv-bestand

NB! Voordat je je orders kunt importeren, moet je eerst je klanten importeren.

Als je je orders uit een csv-bestand importeert, wil je misschien je bestand van tevoren voorbereiden.

In Minuba is het mogelijk om de volgende informatie op te nemen:

• Ordernummer (verplicht veld)
• Klant Nr. (verplicht veld)
• Titel (verplicht veld)
• Orderbeschrijving
• Aanvraagnummer.
• Hun referentie
• Ordertype (overeenkomstige naam)
• Verantwoordelijke (overeenkomstige naam of initialen)
• Afdeling (overeenkomstige afdeling)
• Startdatum
• Einddatum
• Vaste prijs
• Contactadres
• Factuuradres
• Installatieadres

Het is een voordeel als je bestand kolomnamen in de eerste rij heeft, en de kolomnamen dezelfde naam hebben als de punten hierboven.

Om je orders te importeren, klik je op ‘Importeren‘ in de balk bovenaan de pagina. Kies in het menu voor ‘Order importeren uit csv-bestand’.

In het geopende venster kun je nu het bestand met jouw orders selecteren door op ‘Bladeren / Bestand kiezen’ te klikken, afhankelijk van de browser die je gebruikt.

 

Als je dat bestand hebt gevonden, klik je op ‘Ok‘. Het systeem leest nu jouw orderlijst en je krijgt het resultaat te zien. Vervolgens moet je aangeven welke kolommen geïmporteerd moeten worden en wat de kolommen bevatten.

Dit is waar het je helpt als je de kolommen in jouw orderlijst een naam hebt gegeven zoals hierboven aangegeven.

Klik in het vak ‘1^e rij zijn kolomtitels‘ in de balk bovenaan de pagina.

Het systeem leest nu de kolomtitels in je bestand en vergelijkt deze met de beschikbare velden in het systeem. Als er een overeenkomst is tussen de namen, worden de relevante kolommen automatisch geselecteerd voor import.

Als de naamgeving niet overeenkomt, worden de kolommen niet automatisch geselecteerd en is het daarom belangrijk dat je de geselecteerde kolommen controleert op naam en inhoud, waarvan je hierboven ook een voorbeeld kunt zien.

Je kunt ‘Uitgebreide instellingen’ selecteren om het ordertype te selecteren dat aan de geïmporteerde orders moet worden toegewezen.

Nadat je de relevante kolommen hebt geselecteerd, klik je op ‘Opslaan en inlezen’ aan de rechterkant van de balk bovenaan de pagina. Je orders worden nu geïmporteerd en je keert terug naar de lijst met orders in Minuba.

NB! Houd er rekening mee dat als je een order importeert met een ordernummer dat al in Minuba is aangemaakt, de klant in Minuba wordt overschreven met de informatie die je importeert.

 

Exporteer je orders – Export van ‘Overzicht’

Je hebt ook de mogelijkheid om je huidige orderlijst vanuit Minuba te exporteren naar een Excel-sheet.

Het kan b.v. handig zijn als je twee verschillende Minuba-accounts moet samenvoegen en daarom de ene orderlijst naar de andere Minuba-account moet overbrengen.

Om je orders te exporteren, klik je bovenaan op de knop ‘Importeren / Exporteren’ en selecteer je ‘Overzicht exporteren als CSV-bestand’.

Je krijgt nu de mogelijkheid om te kiezen welke orders je wilt exporteren op basis van de status van de order (Offertes & Concepten / Nieuw / Lopend / Afgerond / Archief).

 

 

Druk op ‘OK’ en Minuba zal een Excel-sheet vormen met al je orders, die de status heeft die je hebt geselecteerd.

Overzicht van klantorders

Op de klantenkaart kun je alle bestellingen zien waaraan je klant is gekoppeld. Dit omvat zowel lopende orders als gearchiveerde en voltooide orders. Dit maakt het makkelijker om snel te zien wat er voor het laatst voor een klant is gedaan, of om de order te vinden waar je op dit moment met de klant aan werkt.