Rapporten in Managementoverzicht
Met de functie 'Managementoverzicht' kun je rapporten opvragen zodat je dieper in de individuele cijfers kunt duiken. Je kunt er ook kerncijfers uithalen voor je accountant of directie. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij het opstellen van je eindejaarsrekeningen.
Met 'Rapporten' in Minuba kan je alle relevante kerncijfers over de orders van je bedrijf ophalen. Je vindt 'Rapporten' onder het tabblad 'Managementoverzicht' bovenaan je Minuba.
In 'Rapporten' zijn er 7 rapporten, zoals te zien is in de afbeelding hieronder.
De rapporten kunnen worden gefilterd om de gewenste gegevens weer te geven. geeft een samenvatting van bestellingen op basis van de individuele filters.
Je kunt kiezen welke velden je in je rapporten wilt opnemen.
Bekijk en exporteer gegevens in rapporten
Als je een van de rapporten opent onder 'Managementoverzicht' in je Minuba, krijg je een leeg voorbeeld te zien. Daarna moet je de rapportfilters kiezen en de velden die je wilt bekijken selecteren met de knop 'Selecteer velden'.
Je hebt dus twee keuzes:
- Bekijk een voorbeeld van het rapportuittreksel in Minuba.
Dit doe je door op de knop "Bekijk voorbeeld" te klikken. - Exporteer het rapportuittreksel naar Excel.
Dit doe je door op de knop "Export" te klikken.
Opmerking: Telkens wanneer je de filters of velden wijzigt, moet je opnieuw op 'Voorbeeld' klikken om de nieuwe wijzigingen in Minuba te zien.
Velden in de rapporten
Je kunt kiezen welke velden je in het rapport wil opnemen. Je kunt ook de twee knoppen "Standaardvelden" en "Alle velden" gebruiken, zoals hieronder getoond:
- Standaardvelden
Minuba's aanbeveling voor het specifieke rapport. - Alle velden
Selecteer alle velden.
De individuele velden in het rapport worden uitgelegd in het gedeelte 'Beschrijving van velden in de rapporten' van dit artikel.
Overzicht van kosten en opbrengsten van orders
Met het overzichtsrapport kun je de uitgaven en inkomsten van orders bekijken voor de hele levensduur van de order.
Je kunt dit rapport gebruiken om een compleet overzicht te krijgen van de inkomsten en uitgaven voor een of meer orders gedurende de hele levensduur van de order. Als je dit rapport ophaalt, kun je het gefactureerde bedrag, de contributiemarge en de totale uitgaven zien.
Filteren
- Ordrestatus: Bepaalt welke orderstatus moet worden opgehaald. Er kan worden gekozen tussen 'Alle', 'Huidig', 'Afgerond' en 'Gearchiveerd'.
- Gearchiveerde datum, van en tot: Alleen gearchiveerde orders worden gefilterd op basis van deze datum. Filtert op 'van en tot', binnen welk datumbereik orders zijn voltooid.
Dit is mogelijk als 'Alle' of 'Voltooid' is geselecteerd in de orderstatus. Dit betekent dat als je 'Alle' selecteert, je alle openstaande zaken ziet en de zaken die zijn voltooid binnen het geselecteerde datumbereik. Als je 'Gearchiveerd' selecteert, worden alleen de zaken getoond die zijn voltooid binnen het door jou geselecteerde datumbereik. Dus als een order bijvoorbeeld op 3/8 is voltooid, wordt deze niet getoond als je 31/7 selecteert, omdat deze pas op 3/8 is voltooid. - Klant: Kies ervoor om alle klanten te bekijken of een specifieke klant waaraan de order is gekoppeld.
- Toon voor: Kies ervoor om voor alle afdelingen en managers te zien, aan welke afdeling of een specifieke manager de order is gekoppeld.
Sluit deze sectie
Onvoltooid werk
Het rapport Onvoltooid werk toont alle orders die aan ten minste een van de volgende voorwaarden voldoen:
- De order staat open (niet voltooid/afgewezen)
- De order heeft een open factuurontwerp
- De order heeft uitgaven na de ingangsdatum (materiaalregistraties, tijdregistraties)
- De order heeft inkomsten na de ingangsdatum (facturen, creditnota's)
Het rapport kan handig zijn als je bijvoorbeeld werk moet berekenen dat is begonnen maar nog niet is voltooid.
Het rapport kan ook worden gebruikt om de waarde van het onvoltooide werk van het bedrijf te berekenen voor de afsluitdatum die je kiest.
Denk er altijd aan om te controleren of alle uitgaven en inkomsten correct worden geregistreerd en raadpleeg je accountant.
Filter
- Tot en met: Kies tot welke afsluitdatum je onvoltooide orders wilt zien. Dit betekent dat alle orders die inkomsten of uitgaven hebben vóór bijv. 31/08/2021 en zijn voltooid of gefactureerd na 31/08/2021 (of nog niet voltooid).
- Klant: Kies ervoor om alle klanten te bekijken of één specifieke klant waaraan de order is gekoppeld.
- Tonen voor: Kies ervoor om voor alle afdelingen en managers te zien aan welke afdeling of een specifieke manager de order is gekoppeld.
Sluit deze sectie
Periodiek verslag
Met het perioderapport kun je de uitgaven en inkomsten van orders bekijken voor de periode die je kiest. Gegevens kunnen voor één jaar tegelijk worden opgevraagd.
Je kunt het rapport gebruiken om de kwaliteit van je offertes, dekkingspercentages, facturatie en meer te meten.
Het periodieke rapport is goed te gebruiken voor maandelijkse of kwartaalrapportages aan jezelf en vooral als je een raad van bestuur of accountant hebt aan wie je moet rapporteren.
Filter
- Van en tot: Selecteer de periode waarvan je de statistieken wilt zien. Deze periode kan maximaal één jaar zijn.
- Klant: Kies ervoor om alle klanten te bekijken of één specifieke klant waaraan de order is gekoppeld.
- Tonen voor: Kies ervoor om voor alle afdelingen en managers te zien aan welke afdeling of een specifieke manager de order is gekoppeld.
Sluit deze sectie
Rapporten voor materiaalverkoop- en verbruik
In Minuba kun je een rapport opvragen van al je verbruiksregels voor al je orders.
Zo krijg je een overzicht van het verbruik van je hele bedrijf. Je kunt het rapport in totaal opvragen per materiaalnummer, of met alle verbruiks- of factuurregels in een geselecteerde periode.
De rapporten 'Totaal materiaalverbruik' en 'Totaal materiaalverkoop' tonen één regel per materiaalnummer in de periode.
De rapporten 'Geregistreerd materiaalverbruik' en 'Geregistreerde materiaalverkoop' tonen alle geregistreerde regels en factuurregels tijdens de periode.
Materiaalverbruik zijn alle regels die als verbruik zijn geregistreerd op een werkbon.
Materiaalverkoop zijn alle goedgekeurde factuurregels in de periode.
Filteren
- Van en tot: Selecteer de periode waarvan je de statistieken wilt zien. Deze periode kan maximaal één jaar zijn.
- Klant: Kies ervoor om alle klanten te bekijken of één specifieke klant waaraan de order is gekoppeld.
- Tonen voor: Kies ervoor om voor alle afdelingen en managers te zien aan welke afdeling of een specifieke manager de order is gekoppeld.
- Materiaal: Kies ervoor om alle materialen of één specifiek materiaal te bekijken.
Sluit deze sectie
Beschrijving van velden in rapporten
De rapporten geven je de mogelijkheid om cijfers op te vragen voor orders. Hieronder worden de velden uitgelegd, zodat je kunt bepalen welke velden van belang zijn, als je je rapport wilt aanpassen.
De onderstaande waarden zijn gebaseerd op de afsluitdatum of de datum van vandaag.
Afsluitdatum: De afsluitdatum is de datum - of data - die je kiest in het geselecteerde rapport.
De datum van vandaag: Dit betekent de datum van vandaag. Morgen betekent de datum van morgen, enz.
| Naam | Beschrijving | Wordt berekend door |
| Orderstatus (Huidige datum) | Toont de huidige status van de order. Geeft niet de status op de geselecteerde datum weer. | Veldwaarde |
| verkoopprijs (Huidige datum) | Vaste prijs of prijs naar verbruik. | Veldwaarde |
| Geschatte prijs (Huidige datum) | De geschatte prijs volgens de calculatie op de order. | Som van de verkoopprijzen van de calculatieregels |
| Geschatte kosten (Huidige datum) | De geschatte kosten van de calculatie op de order. | Som van de kosten van de calculatieregels |
| Urenverbruik (Peildatum) | Het aantal geregistreerde uren op urenstaten. | Som van het aantal geregistreerde uren van medewerkers |
| Loonkosten (Peildatum) | Loonkosten voor de werkbon. | Som van kosten op geregistreerde uren, toeslagen etc. |
| Materiaalkosten (Peildatum) | Kosten voor materiaal op de werkbon. | Som van kosten op materialen |
| Meerwerk loonkosten (Peildatum) | Loonkosten voor extra werkzaamheden (Meerwerk). | Som van kosten op geregistreerde uren, toeslagen etc. voor meerwerk |
| Meerwerk materiaalkosten (Peildatum) | Materiaalkosten voor extra werkzaamheden. | Som van kosten op materialen voor meerwerk |
| Totale kosten (Peildatum) | Totale kosten voor de werkbon incl. extra werkzaamheden. | Loonkosten + Materiaalkosten + Extra werk materiaalkosten + Extra werk loonkosten |
| Uurverkoopwaarde (Peildatum) | De verkoopprijs van geregistreerde uren, zowel gefactureerde uren als niet gefactureerde uren. Exclusief extra werkzaamheden. | Som van verkoopprijzen van geregistreerde uren, toeslagen etc. |
| Materiaalverkoopwaarde (Peildatum) | Verkoopprijs van materialen, zowel gefactureerd als niet gefactureerd. Exclusief extra werkzaamheden. | Berekende verkoopprijs van materialen bij standaard marges |
| Extra werkzaamheden urenverkoopwaarde (Peildatum) | Verkoopprijs van geregistreerde uren van extra werkzaamheden, zowel gefactureerd en niet gefactureerd. | Som van verkoopprijzen van geregistreerde uren, toeslagen etc. |
| Extra werkzaamheden materiaalverkoopwaarde (Peildatum) | Verkoopprijs van geregistreerde materialen van extra werkzaamheden, zowel gefactureerd als niet gefactureerd. | Som van verkoopprijzen van materialen van extra werk. |
| Extra werk offerteprijs (Huidige datum) | Verkoopprijs van alle extra werkzaamheden met vaste prijs. | Som van verkoopprijzen van extra werkzaamheden met vaste prijs |
| Extra werkzaamheden verbruik (Peildatum) | Verkoopprijs van alles extra werkzaamheden op basis van verbruik. | Som van verkoopprijzen van materialen van extra werkzaamheden op basis van verbruik. |
| Gefactureerd bedrag (Peildatum) | Het totaal bedrag van alle goedgekeurde facturen op de werkbon. | Som van factuurbedragen. |
| Geschatte brutowinst (Peildatum) | Geschatte winst op de order. | Verkoopprijs of geschatte prijs – Geschatte kosten |
| Feitelijke brutowinst (Peildatum) | Werkelijke winst op de order. | Gefactureerd bedrag – Totale kosten |
| Feitelijke/gebudgetteerde kosten(%) | Dit getal beschrijft hoe veel de feitelijke kosten afwijken van de geschatte kosten. | Totale kosten / Geschatte kosten * 100 |
| Brutowinst per uur (Peildatum) | Winst per uur. Indien aantal geregistreerde uren 0 is, wordt geen waarde getoond. | Werkelijke brutowinst / Urenverbruik |
| Feitelijke/gebudgetteerde inkomsten(%) | Dit getal beschrijft hoe veel de feitelijke inkomsten afwijken van de geschatte inkomsten. | Gefactureerd bedrag / Geschatte opbrengst of verkoopwaarde * 100 |
| Feitelijke brutowinstmarge (%) (Peildatum) | Beschrijft hoe veel u heeft verdient aan orders in procenten van verkoopprijs. | (Gefactureerd bedrag – Totale kosten) / Gefactureerd bedrag * 100 |
| Gewenste brutowinstmarge (%) (Huidige datum) | De gewenste/verwachte brutowinstmarge in % zoals ingesteld bij 1: Order, 2: Ordertype, 3: Bedrijfsinstellingen. | Veldwaarde |
Op niet afgesloten werkzaamheden zijn er deze specifieke velden.
| Naam | Beschrijving | Wordt berekend door |
| Waarde onderhanden werk (Peildatum) | De waarde van de order die nog niet is gefactureerd. Bij overfacturatie wordt deze waarde negatief. | Totale kosten / (100 – Gewenste brutowinstmarge (%)) * 100 – Gefactureerd bedrag (waarde voor facturering mag vaste prijs niet overschrijden) |
| Verkoopwaarde (Peildatum) | Dit is de verkoopprijs van gebruikte uren en materialen. | De vaste offerteprijs, indien aanwezig, anders: Urenverkoopwaarde + Materiaalverkoopwaarde |
| Voortgangspercentage (%) (Peildatum) | Geschat voortgangspercentage van de order zonder extra werkzaamheden. | (Materiaalverkoopwaarde + Urenverkoopwaarde) / Offerteprijs * 100 (niet berekend voor verbruik-orders) |
| Niet gefactureerd bedrag (Huidige datum) | Waarde van materialen & uren die nog niet zijn gefactureerd. Zelfde bedrag als zichtbaar in het overzicht. | Totaal van alle ontgrendelde uren en materialen op de werkbon en extra werk |
| Niet gefactureerde verkoopwaarde | De waarde van niet gefactureerd werk. | Verkoopwaarde min Gefactureerd bedrag
Of bij vaste prijs: % voltooid keer offerteprijs min Gefactureerd bedrag |
| Laatst bijgewerkt (Huidige datum) | Toont de datum van de laatste activiteit op de order. | Veldwaarde |
| Klantnummer (Huidige datum) | Toont het klantnummer. | Veldwaarde |
| Ordertitel (Huidige datum) | Toont de titel van de order. | Veldwaarde |
| Aanmaakdatum | Toont de datum van aanmaak van de order. | Veldwaarde |
Sluit deze sectie