Serviceovereenkomst aanmaken

Begin door op 'Serviceovereenkomsten' te klikken in het menu.

In het serviceovereenkomstenoverzicht kan je je serviceovereenkomsten aanmaken en beheren en orders aanmaken die door de serviceovereenkomsten worden gegenereerd.

Onder de serviceovereenkomst kun je ook aangeven met welk ordertype de overeenkomst orders moet aanmaken. Dit betekent dat wanneer je een extractie of afroep doet op de serviceovereenkomst, het ordertype automatisch wordt toegevoegd aan de order.

Als je veel serviceovereenkomsten uit een vorig systeem in een Excel-bestand hebt, kan je deze serviceovereenkomsten importeren in je Minuba door naar 'Serviceovereenkomsten' -> 'Importeren' te gaan.

Hier word je gevraagd om het Excel-bestand te uploaden en vervolgens aan te passen zodat elke kolom in het Excel-bestand overeenkomt met een kolom in Minuba.

Er zijn 5 kolommen die moeten worden ingevuld om serviceovereenkomsten succesvol te importeren:

• Klantnummer
• Nummer serviceovereenkomst
• Naam serviceovereenkomst
• Datum volgende servicebeurt
• Service-interval

Onder 'Geavanceerde instellingen' moet je het standaard ordertype voor de serviceovereenkomsten opgeven. Als je geen ordertype hebt dat overeenkomt met het ordertype dat je wil dat je serviceovereenkomsten hebben, moet je dat ordertype maken voordat je de serviceovereenkomsten importeert.

Zodra je hebt gekozen in welke velden je de individuele kolommen wilt invoegen, klik je op 'Opslaan en laden' in de rechterbovenhoek. Als er regels zijn met fouten, verschijnt er een vak met uitleg over welke regels fout zijn.

Je serviceovereenkomsten worden dan geladen en je kunt ze zien in de lijst met serviceovereenkomsten.

LET OP! Het importeren van serviceovereenkomsten vereist dat de klant met het opgegeven klantnummer al is aangemaakt in Minuba, omdat de import de klant hier niet kan aanmaken. Dit betekent dat als de serviceovereenkomsten betrekking hebben op nieuwe klanten, je eerst een klantenimport moet uitvoeren.

Onder 'Servicebeschrijving' beschrijf je het kader voor hoe je serviceovereenkomst zich moet gedragen. Net als bij gewone orders moet je de serviceovereenkomst koppelen aan een ordertype en een servicetitel toevoegen, die wordt doorgegeven aan elke order die onder die serviceovereenkomst wordt aangemaakt.

Het is ook mogelijk om een algemene werkbeschrijving in te vullen, die wordt doorgegeven aan alle aangemaakte orders. Zo blijven 'Laatste service datum', 'Volgende service datum' en 'Service-interval' over om je te helpen bepalen hoe vaak en wanneer toekomstige serviceovereenkomsten moeten worden aangemaakt.

Als er een installatie aan de serviceovereenkomst is gekoppeld, kun je die hier aanmaken of een bestaande installatie selecteren. Je kunt ook installatiesweglaten bij de serviceovereenkomst. Voor de rest gedraagt de serviceovereenkomst zich als elke andere order waarbij je vaste materialen en kwaliteitsborgingsdocumenten kunt hebben.

Wanneer je een order maakt via een serviceovereenkomst, is dat een serviceorder. Deze serviceorders hebben een functie waarmee je kunt bijhouden wat je bij het laatste bezoek hebt gedaan en wat je niet moet vergeten te doen bij het volgende bezoek.

In het gedeelte 'Serviceovereenkomst' van een serviceorder kun je zien aan welke serviceovereenkomst de order is gekoppeld.

Je kunt ook naar de vorige serviceorder gaan als je documentatie van het laatste servicebezoek nodig hebt. Je kunt ook naar de volgende serviceorder gaan om registraties en dergelijke toe te voegen.

Als je alleen een klein bericht wilt doorgeven aan het volgende bezoek, kan je 'Bericht aan volgende serviceorder' gebruiken. Dit verschijnt op de werkbon wanneer je op 'Bewerken' klikt in het gedeelte 'Serviceovereenkomst'. Het bericht verschijnt dan op de volgende serviceorder.

Je kunt materialen toewijzen aan een serviceovereenkomst in de sectie 'Materialen' zodat deze materialen automatisch worden geregistreerd op een order wanneer ze worden afgeroepen of geëxtraheerd.

Je kunt een sjabloon voor orderbevestiging aan je serviceovereenkomst koppelen, zodat al je serviceorders dezelfde inhoud krijgen in hun orderbevestigingse-mail.

In het gedeelte 'Orderbevestiging' kan je kiezen uit je huidige sjablonen voor serviceovereenkomsten.

Als je in plaats daarvan een e-mailtekst wil maken die alleen van toepassing is op deze serviceovereenkomst, kan je ervoor kiezen om een kopie van een sjabloon aan te passen door te klikken op de knop 'Sjabloon aanpassen (kopiëren)', of te beginnen met een lege pagina door te klikken op de knop '[Sjabloon kiezen]'.

Deze teksten worden niet bijgewerkt als je wijzigingen aanbrengt in je sjablonen.

Bekijk hier hoe je sjablonen maakt.

Onder elke installatie zie je een lijst met opmerkingen die bij de installatie horen. Hier kun je opmerkingen toevoegen, bestaande opmerkingen bekijken en je kunt er ook voor kiezen om verwijderde opmerkingen te bekijken.

De opmerkingen verschijnen op alle orders waaraan de installatie is gekoppeld, dus alle medewerkers die aan deze orders zijn gekoppeld, kunnen opmerkingen maken, bewerken en verwijderen (verwijderde opmerkingen kunnen nog steeds worden bekeken).

Serviceovereenkomsten kunnen een lange looptijd hebben en het kan een uitdaging zijn om een overzicht te krijgen van de inkomsten versus de kosten van individuele serviceovereenkomsten voor alle serviceorders.

Gelukkig kun je bovenaan de pagina de brutomarge zien op basis van de kosten en opbrengsten voor alle werkbonnen (inclusief afgekeurde) die aan de serviceovereenkomst zijn gekoppeld. De cijfers worden afgeleid door uur- en materiaalregistratie als kosten samen te voegen en het totale bedrag exclusief btw (zowel verwachte als gerealiseerde) van facturen en factuurontwerpen als inkomsten.

De cijfers en het diagram op de serviceovereenkomst kunnen worden gebruikt om een overzicht te krijgen van je inkomsten voor serviceovereenkomsten en op basis daarvan te beoordelen of je serviceovereenkomsten winstgevend zijn voor je bedrijf.

Je sluit een serviceovereenkomst door elke order af te wijzen die niet wordt uitgevoerd. Dit heeft geen invloed op het eerdere werk, omdat elk serviceproces als afzonderlijke orders worden opgeslagen.

Je kunt een order zowel in de webapplicatie als via de app afwijzen.

Om een order af te wijzen, open je de werkbon voor die order. Klik in de taakbalk bovenaan de werkbon op de procespijl 'Start' en selecteer 'Weigeren' in het menu.

Geef in het veld 'Opmerking' aan waarom de order wordt afgewezen en keur dit goed door op 'OK' te klikken. De order en alle toekomstige serviceorders zijn nu afgekeurd en de afgekeurde order is beschikbaar in het archief.

Als je geen extracties of afroepen meer wilt aanmaken op een serviceovereenkomst, kun je ervoor kiezen om de serviceovereenkomst te deactiveren.

Je kunt een serviceovereenkomst deactiveren door met je muis over de serviceovereenkomst te gaan die je wil deactiveren. Ga vervolgens met je muis onder 'Acties' staan en klik op 'Deactiveren'.

Wanneer je op 'Deactiveren' klikt, krijg je het onderstaande vak te zien:

In het vak staat hoeveel actieve orders je hebt op de serviceovereenkomst en hoe de serviceovereenkomst heet. Als je op 'OK' klikt, wordt de serviceovereenkomst gedeactiveerd.

Als een serviceovereenkomst gedeactiveerd is, kan je geen extracties of afroepen doen op de serviceovereenkomst, maar je kan de informatie in de serviceovereenkomst nog wel corrigeren.

De gedeactiveerde serviceovereenkomsten worden weergegeven in het gedeelte 'Inactieve serviceovereenkomst'.

Als je spijt hebt van de deactivering, kun je ervoor kiezen om de serviceovereenkomst opnieuw te activeren door op de knop 'Activeren' te drukken.

Zodra de serviceovereenkomst opnieuw is geactiveerd, kunt je weer extraheren.