Stuur een offerte of orderbevestiging

Wanneer je klaar bent met het opstellen van je offerte of orderbevestiging, kun je deze direct vanuit Minuba versturen naar het e-mailadres of GLN-nummer van je klant.

Bekijk offerte/orderbevestiging voordat je deze naar de klant verstuurt

Je kunt het PDF-bestand bekijken voordat je het verstuurt, zodat je kunt controleren of alles correct is ingevuld en er goed uitziet. Aan de rechterkant van je concept vind je een printicoon waarmee je een PDF-versie van het document opent.

Hier zie je de offerte/orderbevestiging precies zoals de klant deze zal ontvangen. Let op: de aanduiding [CONCEPT] bovenaan verdwijnt automatisch zodra je de e-mail goedkeurt en verstuurt.

Wanneer je concept klaar is om te worden verstuurd, klik je op ‘Goedkeuren’. Je vindt de knop ‘Goedkeuren’ aan de rechterkant onder ‘Acties’.

Er verschijnt een pop-up waarin je kunt kiezen of je wilt ‘Goedkeuren’ (zonder verzending), ‘Goedkeuren en per e-mail verzenden’ of ‘Goedkeuren en verzenden als openbare factuur’ als de klant is geregistreerd met een GLN-nummer.

Als je kiest voor ‘Goedkeuren en per e-mail verzenden’, kun je een e-mailadres invoeren, een CC-adres, een onderwerpregel en de e-mailtekst. Je kunt er ook voor kiezen om bestanden uit je ‘Documentatie’ bij te voegen, bijvoorbeeld geüploade foto’s of andere documenten. Als je een ‘E-mailsjabloon’ hebt aangemaakt, kun je die hier selecteren – de inhoud van het sjabloon wordt dan automatisch ingevuld in het e-mailveld (je maakt sjablonen aan via Tandwiel -> ‘Administratie’ -> ‘Sjablonen’).

Je verstuurt de e-mail door op ‘OK’ te klikken.

Offerte of orderbevestiging opnieuw verzenden naar de klant

Moet je een offerte of orderbevestiging opnieuw versturen naar de klant, dan klik je bovenaan in de procesbalk op ‘Offerte’ en kies je ‘Verstuur offerte’, of op ‘Order’ en kies ‘Verstuur orderbevestiging per e-mail’.

Accepteren van de offerte

Zodra de klant je offerte heeft geaccepteerd, klik je op ‘Order goedkeuren’. Daarmee wordt de offerte omgezet naar een werkbon en kun je aan de slag met de uitvoering.

In je ‘Overzicht’ verandert de status van de opdracht van ‘Offerte’ naar ‘Nieuw’.

Als de klant besluit niet verder te gaan met je offerte, kun je de offerte afwijzen zodat deze niet langer actief is. Een afgewezen offerte wordt niet verwijderd, maar de status verandert naar ‘Afgewezen’ en de opdracht wordt verplaatst naar je ‘Archief’ onder ‘Overzicht’.

Om de offerte af te wijzen, klik je op de pijl naast ‘Offerte’ in de procesbalk. Er verschijnt een submenu waarin je op ‘Afwijzen’ kunt klikken. Er opent een pop-upvenster waarin je een opmerking kunt achterlaten of de reden van afwijzing kunt invullen.