• Uren en materialen vergrendeld op factuur
• Facturen

Uren en materialen vergrendeld op factuur

Wanneer je je materialen en uren overzet van je werkbon naar je factuur, worden de regels vergrendeld. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat de regels meerdere keren worden gefactureerd.

De regels worden vergrendeld wanneer je de conceptfactuur maakt, wat betekent dat je aan je concept factuur kunt werken zonder dat anderen de regels in de tussentijd factureren. Als je de concept factuur weigert, worden de regels weer ontgrendeld op je werkbon.

De regels worden alleen vergrendeld als de factuur is gemaakt op basis van ‘verbruik’ of ‘geselecteerde regels’. Dit zijn de twee die de regels overbrengen van je werkbon. Als de factuur is gebaseerd op bijvoorbeeld ‘vaste prijs’ of als het een factuur op rekening is, worden materialen en uren niet overgezet van je werkbon.

In het overzicht van uren en materialen die zijn vergrendeld op facturen, zie je op welke factuur de regel is vergrendeld, de EDI-referentie op de regel en informatie over het materiaal of uren in termen van prijzen, artikelnummer en omschrijving.

Onder het overzicht zie je verschillende totalen van je uren en materialen die aan facturen zijn gekoppeld.

Materialen vergrendelen zonder ze toe te voegen aan een factuur

In sommige gevallen kan het nodig zijn om materialen op de bestelling te vergrendelen zonder ze te factureren. Dit is mogelijk door de te vergrendelen materialen te selecteren en te klikken op het menu en vervolgens op ‘Regels vergrendelen als niet-factureerbaar’.

NB! Houd er rekening mee dat materialen die zijn vergrendeld niet kunnen worden gefactureerd zonder opnieuw te worden ontgrendeld.

Vergrendelde uren en materialen vrijgeven

In sommige gevallen kan het nodig zijn om materialen of uren die vergrendeld zijn voor een factuur te ontgrendelen. Dit kan worden gedaan door op het hangslotpictogram aan de rechterkant van elke regel te klikken.

Het is ook mogelijk om alle regels te ontgrendelen. Klik hiervoor op de knop “Alle regels ontgrendelen”. Hierdoor worden alle regels voor zowel de werkbon als de extra werkzaamheden ontgrendeld.

Image

LET OP! Houd er rekening mee dat als je materialen en uren ontgrendelt die zijn vergrendeld, je mogelijk dubbel kunt factureren voor de regels die je ontgrendelt. 

Concept factuur

Als de regels zijn vergrendeld op een concept factuur, kun je gewoon naar de concept factuur gaan en deze afwijzen. Hierdoor worden alle uren en materialen op het concept op je werkbon ontgrendeld.

Goedgekeurde factuur

Als de regels zijn vergrendeld op een goedgekeurde factuur, kun je op het hangslotpictogram rechts van de regel klikken. Als je op het pictogram klikt, wordt het groen en als je op ‘Opslaan’ klikt, schuift de regel op naar de openstaande registraties.

Je kunt meerdere regels tegelijk ontgrendelen door op meerdere hangslotjes te klikken voordat je opslaat.

LET OP! Let op: als je materialen en uren ontgrendelt die zijn vergrendeld, kun je mogelijk dubbel factureren voor de regels die je ontgrendelt.

Facturen

Hier zie je een lijst met alle facturen die op je werkbon zijn aangemaakt – zowel concepten als goedgekeurde facturen. Hier zie je het nummer, de omschrijving, de datum en het bedrag.

Dit geeft je een snel overzicht van wat je hebt gefactureerd en hoeveel er mogelijk gefactureerd kan worden.

Je kunt op elke regel op ‘bekijken’ klikken om naar de geselecteerde factuur/het factuurontwerp te gaan. Je kunt de lijst ook sorteren als je ze bijvoorbeeld op chronologische volgorde wilt hebben.

Onder de lijst met facturen/concept facturen vind je verschillende totalen.