Urenstaten indienen en goedkeuren

Nadat je je uren hebt geregistreerd, kun je je urenstaat indienen bij de administratie die je uren kan goedkeuren. Het indienen en goedkeuren van uren wordt vaak gebruikt in verband met het uitbetalen van salarissen. Minuba kan worden gebruikt als basis voor de loonadministratie, en als je een integratie hebt met een salarissysteem, is het vereist dat de uren worden goedgekeurd.

Een ingediend uur krijgt een grijze lijn bovenaan het urenblok en een goedgekeurd uur krijgt een witte lijn bovenaan.

LET OP! Ingediende en goedgekeurde uren worden vergrendeld, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd tenzij de goedkeuring/indiening wordt verwijderd. Als werknemer kun je de indiening verwijderen en als beheerder kun je zowel de indiening als de goedkeuring verwijderen.

Je urenstaat indienen

Als je je uren hebt geregistreerd en je wilt je urenstaat indienen bij de administratie, dan kun je dit doen via 'Mijn Tijd' of 'Mijn Plan'. Boven de kalender is de werkbalk waar je de knop 'Indienen' vindt.

Als je op 'Indienen' klikt, krijg je de optie om zowel indienen/verwijderen als goedkeuren/verwijderen goed te keuren. De optie om goed te keuren is alleen beschikbaar voor de beheerder.

Als je 'Indienen' of 'Goedkeuren' selecteert, krijg je de optie om een datum te selecteren waarop je uren moeten zijn ingediend.

Als je 'Indiening verwijderen' of 'Goedkeuring verwijderen' selecteert, krijg je de optie om een datum te kiezen waarop je indiening/goedkeuring moet worden verwijderd.

LET OP! Ingediende en goedgekeurde uren worden vergrendeld, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd tenzij de goedkeuring/indiening wordt verwijderd. Als werknemer heb je de mogelijkheid om de indiening te verwijderen en als beheerder kun je zowel de indiening als de goedkeuring verwijderen.

Waarom staat er een rode driehoek op de knop 'Indienen'?

Er verschijnt een rode driehoek op de knop 'Indienen' als de deadline voor indiening is verstreken. Je moet er daarom voor zorgen dat je urenstaat up-to-date is en deze vervolgens indienen.

Je ingediende urenstaat verzenden

Bij het inleveren van je urenstaat heb je de mogelijkheid om te kiezen of de urenstaat tegelijkertijd naar je e-mail gestuurd moet worden. Dit doe je door "Verstuur de geregistreerde uren per e-mail na indiening" aan te zetten en vervolgens kun je het e-mailadres invullen waar de urenverantwoording naartoe gestuurd moet worden, of je kunt het veld leeg laten en het wordt naar het e-mailadres gekoppeld aan jouw gebruiker gestuurd.

Minuba raadt aan om de pdf naar je privé e-mailadres te laten sturen, zodat je er altijd toegang toe hebt.

Als er fouten in een ingediende urenstaat staan, moet je eerst de indiening verwijderen en daarna is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in je urenstaat.

Als de urenstaat is goedgekeurd, moet een beheerder de goedkeuring verwijderen voordat de indiening kan worden verwijderd.

Als jullie boekhoudsysteem deze functie ondersteunt, kunnen onkosten en bijbehorende bijlagen hiernaartoe geëxporteerd worden.

Dit vereist dat de specifieke onkosten/dagvergoedingen hiervoor zijn ingesteld.

Dit stel je in onder Tandwiel -> Administratie -> Types werktijd, toeslagen en afwezigheid -> onkosten.

Als jullie boekhoudsysteem het ondersteunt, zal er een vinkje zijn dat aangevinkt moet worden bij 'Exporteer bijlagen naar boekhoudsysteem'.

Je kunt daarbij ook kiezen of de medewerker de onkosten zelf voorschiet of dat ze met de zakelijke kaart worden betaald.