Verwerk inkomende inkoopfacturen

In Minuba kun je een inkoopfactuur koppelen aan een werkbon, zodat jij of je collega later kunt bepalen welke materialen er zijn gebruikt voor de order. Zo kun je de inkoopfactuur snel doorzetten naar je boekhoudsysteem, ook als je nog niet zeker weet of alle materialen daadwerkelijk gebruikt gaan worden.

Bovendien kunnen veel leveranciers hun facturen elektronisch rechtstreeks naar jouw Minuba-account sturen. Ga naar je instellingen via het tandwiel -> ‘Administratie’ -> ‘Groothandelsovereenkomsten’ als je online ontvangst van inkoopfacturen van je leveranciers wilt activeren.

Je kunt werken met het verwerken van EDI-facturen als je een administratieve gebruiker bent met de rol ‘Beheerder’, ‘Bestellingen en verwerking van groothandelsmaterialen’ of ‘Factuurverwerker’.

Onder het menu ‘Inkoop’ kun je je binnenkomende inkoopfacturen bekijken. In onderstaand voorbeeld hebben we twee facturen van AO VVS ontvangen, met als orderreferenties 83 en 77.

Voordat we ze efficiënt gaan verwerken, kiezen we ervoor om ze te sorteren op Orderreferentie, zodat we straks makkelijker de overige facturen kunnen behandelen.

Je sorteert de facturen door te klikken op Orderreferentie. De facturen worden dan gesorteerd op ordernummer.

Nu we onze inkoopfacturen gesorteerd hebben, gaan we aan de slag met de eerste factuur. Je hebt de volgende opties:

• Bekijken
  • Toont je de factuur en geeft je de mogelijkheid om deze te verwerken
• Afwijzen
  • Markeert de factuur als afgewezen en dus ongeldig

We kiezen voor ‘Bekijken’ en krijgen het volgende scherm te zien:

Hier zie je de inhoud van de inkoopfactuur. Let op: de werkbon is al automatisch geselecteerd, omdat we een order hebben met nummer 77 en de orderreferentie op de inkoopfactuur hiermee overeenkomt.

Als het orderreferentienummer op de factuur niet juist was geweest, hadden we handmatig de juiste order moeten opzoeken.

Als alle artikelen gebruikt gaan worden op de order, klik je op het download-icoontje bovenaan de linker kolom. Je kunt ook de sneltoets gebruiken: CTRL + Q.

Zoals je op het scherm ziet, zijn alle factuurregels geselecteerd en klaar om overgezet te worden naar ordernummer 77.

Daarna heb je de volgende opties:

• Goedkeuren en doorgaan naar volgende
  • Zet de regels over naar het materiaalverbruik van de order en gaat direct door naar de volgende factuur in het overzicht.
• Overslaan en doorgaan naar volgende
  • Gaat direct naar de volgende factuur zonder iets goed te keuren. Sneltoets: CTRL + Pijl omlaag.

Als de factuur de laatste in de lijst is, wordt ‘Goedkeuren en doorgaan naar volgende’ vervangen door ‘Goedkeuren en afsluiten’. In dat geval ga je niet naar een volgende factuur, maar keer je terug naar het overzicht van de inkoopfacturen.

Aangezien we nog niet klaar zijn met het factureren van order 77, klikken we op ‘Goedkeuren en doorgaan naar volgende’.

(Sneltoets: CTRL + SHIFT + S)

We komen nu automatisch op de volgende AO VVS-factuur terecht.

Dit is de volgende in de lijst, omdat we eerder hebben gesorteerd op Orderreferentie en de facturen bekeken vanuit het gedeelte ‘Binnengekomen’.

Omdat we opnieuw alle regels willen overzetten, gebruiken we de sneltoetsen in plaats van de muis:

• CTRL + Q selecteert alle regels
• CTRL + SHIFT + S keurt goed en gaat naar de volgende factuur

Het is mogelijk om de winstmarge per leverancier aan te passen, zodat deze afwijkt van je standaardinstellingen. Dit doe je door op het icoon naast de naam van de leverancier te klikken.

Hierdoor wordt de volgende dialoog geopend:

Je kunt hier kiezen om een bestaande leverancier of groothandel te gebruiken, of een nieuwe leverancier aan te maken op basis van de gegevens uit de factuur. Zodra je een leverancier hebt gekozen, kun je bepalen hoe de winstmarge moet worden berekend. Deze marge wordt weergegeven op de factuur zodra de dialoog wordt gesloten en wordt gebruikt om de verkoopprijs te berekenen voor deze en toekomstige facturen van de leverancier, zodra de regels worden overgezet naar een werkbon.

Klik op een inkoopfactuur onder ‘Binnengekomen inkoopfacturen ter goedkeuring’ en kies vervolgens een werkbon om regels naar over te zetten. Als je ervoor kiest om slechts enkele van de regels naar een werkbon over te zetten, krijg je – zodra je op ‘Goedkeuren en doorgaan naar volgende’ klikt – de mogelijkheid om te kiezen voor ‘Verplaats factuur naar ‘Gearchiveerd’’. Om dit te doen, vink je het selectievakje aan en klik je op ‘OK’.

De volgende factuur is niet gekoppeld aan een order, maar heeft per ongeluk orderreferentie nummer 4 gekregen toen we deze bestelden bij de groothandel. In dat geval kies je simpelweg voor ‘Niet-ordergerelateerd’ onder ‘Actie’.

Je kunt er ook voor kiezen om een afdeling te koppelen in plaats van een werkbon, voordat je de niet-ordergerelateerde inkoopfactuur goedkeurt en exporteert naar je boekhoudsysteem.

Zo verwerk je inkoopfacturen in Minuba.

• CTRL + Q
  • Selecteert/deselecteert alle regels
• CTRL + SHIFT +S
  • Keur goed en ga naar volgende
• CTRL + pil op
  • Ga naar vorige factuur
• CTRL + pil ned
  • Ga naar de volgende factuur

Wanneer je een inkoopfactuur hebt geopend, kun je factuurregels overzetten naar meerdere werkbonnen door in het Actie-dropdownmenu te klikken op ‘Zet regels over naar meerdere werkbonnen’.

Daarna krijg je een pop-up te zien met uitleg over hoe de functie werkt:

Je kunt nu regels overzetten door het werkbonnummer in te voeren en de regels te selecteren die je wilt overzetten.

Zodra je het gewenste materiaal en aantal hebt gekozen, klik je op ‘Zet over naar geselecteerde werkbon’. De regels worden dan gekoppeld aan de gekozen werkbon.

Wil je daarna regels naar een andere werkbon overzetten, voer je simpelweg een nieuw werkbonnummer in hetzelfde veld in. Vervolgens selecteer je opnieuw de gewenste materialen en aantallen en klik je op ‘Zet over naar geselecteerde werkbon’.

Als je terug wilt naar het overzetten naar slechts één werkbon, verander je de actie in het dropdownmenu.

Je kunt Minuba instellen om de regels van een EDI-factuur te vergelijken met de regels die al handmatig zijn geregistreerd onder materiaalregistratie. Dit is handig wanneer een medewerker in het veld al een artikel registreert, terwijl de factuur pas later binnenkomt. In dat geval vergelijkt Minuba de factuurregel op basis van artikelnummer en werkt de regel automatisch bij met omschrijving en prijs.

Je schakelt dit in via het tandwiel → ‘Bedrijfsinstellingen’ → ‘Facturatie’ → ‘Vergelijk regels van EDI-facturen’.

Daarna worden de regels van de inkoopfactuur automatisch vergeleken met de eerder geregistreerde regels op de werkbon.

Voor elke regel op de leveranciersfactuur worden twee rijen getoond: de bovenste rij bevat de gegevens van de factuur, en de onderste rij toont de overeenkomstige regel van de werkbon.

Je kunt regels aanpassen voordat je ze overzet naar de werkbon. Bijvoorbeeld als er minder artikelen zijn gebruikt dan ingekocht, kun je het aantal handmatig corrigeren.

Wil je een regel toch niet overzetten? Klik dan opnieuw op de Overzetten-knop bij de betreffende regel – daarmee wordt de regel niet overgenomen op de werkbon.

Je kunt alle regels tegelijk verwerken door op de Overzetten-knop in de kolomkop te klikken (de knop met de pijl linksboven), of je kunt regels individueel verwerken.

Als er een regel is die je helemaal niet wilt gebruiken op de werkbon, kun je deze afwijzen door op het prullenbak-icoon aan de rechterkant te klikken.

Zodra je klaar bent met het verwerken van de regels, klik je op Opslaan. De geselecteerde regels worden dan overgezet naar je materiaalregistratie.

Op de regel in de werkbon zal ook een EDI-referentie zichtbaar zijn. Als je daarop klikt, kun je de bijbehorende inkoopfactuur in PDF-formaat bekijken. In het geschiedenislogboek kun je bovendien zien wat er is overgezet, door wie en vanaf welke factuur.

Wanneer je regels van een inkoopfactuur overzet naar werkbonnen, wordt de sectie ‘Overgezette regels’ zichtbaar. Hier kun je zien welke regels naar welke orders zijn overgezet.

Zodra een regel is overgezet naar een werkbon, wordt deze niet langer weergegeven in de eerste sectie. Als slechts een deel van een regel is overgezet, wordt de resterende hoeveelheid weergegeven met de oorspronkelijke hoeveelheid tussen haakjes, bijvoorbeeld: 1 (2), zoals in het onderstaande voorbeeld.

Klik je op het pijltje aan de rechterkant van de overgezette regel, dan kun je zien door wie en wanneer de regel is overgezet.

Wil je bepaalde regels opnieuw overzetten vanaf de inkoopfactuur, dan kan dat via ‘Meer’ → ‘Zet regels opnieuw over’. Daarna worden alle regels weer beschikbaar om opnieuw over te zetten.

Als je je leveranciersfacturen via EDI naar Minuba laat sturen, vind je alle inkoopfacturen onder het tabblad ‘Inkoop’.

Wanneer je een inkoopfactuur opent, kun je op de knop ‘Toon velden’ klikken. Hier kun je het selectievakje ‘Herkomst’ aanvinken.

Deze functie activeert een kolom die laat zien waar een materiaalregistratie op de werkbon vandaan komt, mits je de functie ‘Vergelijk regels’ hebt ingeschakeld.

Door ‘Herkomst’ aan te vinken, kun je bijvoorbeeld zien of een materiaalregel afkomstig is uit een orderbevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om de materiaalregel te overschrijven met de regel van de factuur, als je de factuurregel wilt overzetten in plaats van de bestaande regel.

In onderstaand voorbeeld zie je dat er 15 LEDCLASSIC zijn binnengekomen via de factuur. Wil je de 20 LEDCLASSIC, die op de werkbon staan en afkomstig zijn van orderbevestiging nr. 1025539634-1, overschrijven?

Klik dan op de Overzetten-knop, en de 20 geregistreerde LEDCLASSIC worden vervangen door de 15 LEDCLASSIC van de factuur.

Deze functie geeft je beter inzicht in je materiaalregistratie en toont je waar een registratie oorspronkelijk vandaan komt.

In Minuba kun je zien hoeveel korting je ontvangt van je leveranciers of groothandels wanneer je facturen van hen ontvangt. Zo kun je controleren of je de afgesproken korting krijgt en je winstmarge daarop afstemmen.

Klik op de knop ‘Bekijken’ bij de factuur waarvan je de leverancierskorting wilt zien.

Klik vervolgens op het lijstmenu uiterst rechts op de balk van de inkoopfactuur:

Standaard zie je tussen de btw of catalogusprijs en de inkoopprijs de kolom ‘Leverancierskorting %’. Je kunt ook het veld ‘Leverancierskorting’ selecteren om de korting in euro’s te zien.

Het percentage wordt berekend als het verschil tussen de door de leverancier opgegeven catalogusprijs en de inkoopprijs. Alleen de gegevens uit de oorspronkelijke OIO-factuur worden gebruikt – dus niet de prijzen van de groothandel of je eigen materiaalprijzen in Minuba. Dit betekent ook dat de korting alleen wordt weergegeven bij regels waar een oorspronkelijke catalogusprijs beschikbaar is.

Je kunt zelf kiezen welke velden je in- of uitschakelt, mocht je weinig ruimte hebben op je scherm.

De korting is ook zichtbaar terwijl je regels overzet naar een werkbon.

Let op: Om ervoor te zorgen dat de korting wordt overgenomen op de werkbon, moet je de inkoopfactuur opnieuw openen.

Je weet nu hoe je de leverancierskorting op een inkoopfactuur bekijkt en hoe je de tabelweergave naar wens aanpast.

Om bijlagen te bekijken die aan een inkoopfactuur zijn gekoppeld (in OIOUBL- of Svefaktura-formaat), ga je naar het tabblad ‘Inkoop’ en klik je op de betreffende factuur. Zoals je in het onderstaande voorbeeld ziet, verschijnt er aan de rechterkant een knop ‘Toon bijlage’, waarmee je de bijgevoegde bestanden bij de inkoopfactuur kunt openen. Als er geen bijlagen beschikbaar zijn, wordt deze knop niet weergegeven.

Onder aan de pagina kun je het gebeurtenislogboek van de inkoopfactuur bekijken.
Hier zie je alle wijzigingen die zijn aangebracht op handmatig ingevoerde inkoopfacturen, zoals toegevoegde of verwijderde regels en aangepaste betaalmethoden.

Klik op ‘Acties’ en vervolgens op ‘Exporteer factuurbestanden naar Excel’.

Kies de dataperiode voor de inkoopfacturen die je wilt exporteren en klik op ‘OK’. Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin je kunt kiezen voor ‘Markeer de inkoopfacturen als geëxporteerd’.

Als je deze optie aanklikt, worden alle facturen binnen het geselecteerde datumbereik gemarkeerd als geëxporteerd, en dit wordt vastgelegd in het ‘Geschiedenislogboek’.