• • Voeg een kwaliteitsgarantiedocument toe aan een installatie voor een enkele order
  • Standaard audits uitvoeren op je kwaliteitsgarantiedocumenten
  • Kwaliteitsgarantiedocumenten voltooien
  • Kwaliteitsgarantie verwijderen
  • Kwaliteitsgarantiedocumenten op een werkbon in de app

Als je de kwaliteit van jouw werk wilt waarborgen, vergeet dan niet om kwaliteitsborging toe te voegen aan je werkbon. Om dit te doen, klik je op ‘Selecteer kwaliteitsborgingsdocument’ en zoek het document dat je nodig hebt voor de bestelling.

Bij bepaalde ordertypes is het mogelijk kwaliteitsgarantiedocumenten bij te voegen, die automatisch op de werkbon wordt geplaatst.

NB! Indien nodig heb je de mogelijkheid om hetzelfde kwaliteitsborgingsdocument meerdere keren toe te voegen.

Nadat je een document aan de order hebt toegevoegd en op ‘opslaan’ heeft geklikt, verschijnt er een regel met de documentnaam en een extra procespijl.

Om je kwaliteitsborgingsdocument in te vullen, klik je op ‘Kwaliteitsborging’ in de taakbalk en selecteer je de naam van de kwaliteitsborging die je moet invullen.

Je kunt het document nu voltooien en op Opslaan klikken, als je klaar bent. Als je klaar bent, hebt je de mogelijkheid om het document per e-mail naar de klant te sturen of uit te printen.

Voeg een kwaliteitsgarantiedocument toe aan een installatie voor één enkele order

Als je voor slechts één order een kwaliteitsborgingsdocument aan een installatie wilt toevoegen, kun je dit doen onder de sectie “Kwaliteitsborging” op een werkbon.

Selecteer naast elk kwaliteitsborgingsdocument de gewenste installatie uit de lijst. Als je dit later wilt wijzigen, klik je nogmaals op het vakje om de geselecteerde optie te wijzigen.

Indien er al een kwaliteitsborgingsdocument is toegevoegd aan een installatie, verschijnt dit document automatisch en kan het niet worden gewijzigd.

NB! Alleen de huidige installaties van de bestelling zijn in de lijst te zien.

Door het toevoegen aan een installatie heeft het kwaliteitsborgingsdocument toegang tot de installatiegegevens.

Als het geselecteerde kwaliteitsborgingsdocument velden bevat zoals “Installatie serienummer, installatiemodel, installatiemerk, installatie intern nummer, installatie installatiedatum”, dan worden deze velden automatisch ingevuld.

Door kwaliteitsborgingsdocumenten toe te voegen kun je deze beter beheren en hoef je er niet meer zelf informatie over installaties in te vullen.

Standaard audits uitvoeren op je kwaliteitsgarantiedocumenten

Wanneer je een nieuw kwaliteitsgarantiedocument toevoegt onder Tandwiel -> ‘Administratie’ -> ‘Kwaliteitsgarantiedocumenten’, kun je kiezen of je standaard audits wilt uitvoeren op deze kwaliteitsborging.

Als het gebruikelijk is dat er audits worden uitgevoerd in verband met kwaliteitsborging, wordt het selectievakje ‘Standaard auditeren’ automatisch aangevinkt, maar je kunt er altijd voor kiezen om dit te wijzigen en de audit te deselecteren.

De standaardaudit wijzigen

Als je ‘Audit standaard’ hebt aangevinkt bij een kwaliteitsgarantiedocument, kun je dit wijzigen onder ‘Tandwiel’ -> ‘Administratie’ -> ‘Kwaliteitszekeringsdocumenten’.

Klik op ‘Audit’ onder Acties en deselecteer ‘Audit moet standaard worden uitgevoerd’ in het vakje dat verschijnt. Op dezelfde manier kun je weer aanvinken of audits standaard moeten worden uitgevoerd.

Als je audit als standaard wil toevoegen of verwijderen op je kwaliteitsgarantiedocumenten, druk dan op de knop “Wijzigen” onder acties.

Je kunt dan het vinkje in het selectievakje bovenaan het kwaliteitsgarantiedocument zelf wijzigen.

Kwaliteitsgarantiedocumenten voltooien

Als je een kwaliteitsgarantiedocument hebt ingevuld, kun je het markeren als voltooid. Alle QA-documenten moeten als voltooid worden gemarkeerd voordat de order kan worden gesloten.
Je kunt ook markeren of er een audit moet worden uitgevoerd, de datum waarop de audit is uitgevoerd en eventuele opmerkingen.

De status van documenten voor kwaliteitsborging op de werkbon bekijken

Op de werkbon kun je zien of je kwaliteitsgarantiedocumenten voltooid zijn en of er een audit op is uitgevoerd.

Je kunt de status van je kwaliteitsgarantiedocumenten zien door te klikken op het menu “Kwaliteitsgarantie” bovenaan het werkblad. Links van elk kwaliteitsgarantiedocument zie je een kleur die de status van het document aangeeft:

1. Grijs: Het document is nog niet voltooid.
2. Geel: Het document is voltooid, maar er is audit nodig.
3. Groen: Het document is voltooid en er zijn audits uitgevoerd.

Je kunt ook zien of het kwaliteitsgarantiedocument is gekoppeld aan een installatie of werkbon onder de titel waartoe ze behoren in de lijst.

Order voltooien en/of afsluiten

Wanneer je je bestelling of meerwerk afrondt en/of afsluit, ontvang je informatie over de status van je kwaliteitsgarantiedocumenten voor zowel de bestelling als het meerwerk.

Documenten niet gemarkeerd als voltooid

De kwaliteitsgarantiedocumenten die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden weergegeven in een tabel waarin je kunt kiezen welke kwaliteitsgarantiedocumenten je als voltooid wilt markeren.

In de app zie je ook een bericht, maar je moet de kwaliteitsgarantiedocumenten die nog moeten worden voltooid zelf vinden onder het tabblad “Kwaliteit”.

Als je een resourcegebruiker bent en de order of het meerwerk wilt voltooien, heb je niet de optie om de kwaliteitsgarantiedocumenten als voltooid te markeren, maar krijg je een melding dat er kwaliteitsgarantiedocumenten zijn die niet als voltooid zijn gemarkeerd en heb je de optie om dit te accepteren en de order of het meerwerk te voltooien.

BELANGRIJK: Als je een bestelling of meerwerk afrondt, is het optioneel of je de documenten voor kwaliteitsgarantie als voltooid wil markeren.

Als je echter een order of meerwerk afrondt, moeten alle kwaliteitsgarantiedocumenten zijn ingevuld om de order te kunnen afsluiten.

Als je een order afsluit zonder alle kwaliteitsgarantiedocumenten in te vullen, worden de kwaliteitsgarantiedocumenten die nog moeten worden ingevuld, gelogd in het gedeelte “Geschiedenis” op de werkbon.

Documenten waarbij audits niet als voltooid zijn gemarkeerd

De kwaliteitsborgingsdocumenten die audit vereisen en niet gemarkeerd zijn als voltooid, worden weergegeven als een bericht om te accepteren.

Documenten gemarkeerd als voltooid en documenten die audit vereisen, die zijn gemarkeerd als voltooid

Als alle kwaliteitsgarantiedocumenten als voltooid zijn gemarkeerd, word je hiervan op de hoogte gesteld. Evenzo, als alle kwaliteitsgarantiedocumenten die audit vereisen als voltooid zijn gemarkeerd, word je hierover geïnformeerd.

Markeer kwaliteitsgarantiedocument als voltooid

Als je een kwaliteitsgarantiedocument hebt beoordeeld en voltooid, moet je het als voltooid markeren door het selectievakje ‘Document is voltooid’ onder ‘Kwaliteitsgarantiedetails’ aan te vinken.

Als dit vakje niet is aangevinkt, word je bij het afronden van de bestelling geïnformeerd dat er kwaliteitsgarantiedocumenten zijn die niet als voltooid zijn gemarkeerd. Hier kun je ofwel accepteren dat alle kwaliteitsgarantiedocumenten op de order als voltooid worden gemarkeerd of ervoor kiezen om terug te gaan naar de order, en zelf naar elk individueel kwalitdocument te gaan en ze handmatig te markeren.

Kwaliteitsgarantie verwijderen

Als je een kwaliteitsgarantiedocument van de order wilt verwijderen, kun je dit doen door op het prullenbakpictogram op de regel te klikken.

Kwaliteitsgarantiedocumenten op een werkbon in de app

Onder je kwaliteitsborgingsdocumenten in de app kun je de kwaliteitsgarantiedocumenten zien die aan de werkbon zijn toegevoegd.

Tik na het openen van de werkbon op het menu in de rechterbovenhoek (drie horizontale balken). Klik dan op de rubriek “Kwaliteitsgarantie”.

Je kunt ook toegang krijgen tot je kwaliteitsgarantiedocumenten via “Kwaliteit” in de workflow

Onder jouw kwaliteitsgarantiedocumenten zie je de kwaliteitsgarantiedocumenten die bij de order horen. Er zijn 2 secties:

1. Kwaliteitsgarantiedocumenten bijgevoegd bij de werkbon.
2. Aan de werkbon gekoppelde kwaliteitsgarantiedocumenten met betrekking tot een installatie.

Je kunt nu het document invullen en op Opslaan klikken als je klaar bent. Als je klaar bent, heb je de mogelijkheid om het document per e-mail naar de klant te sturen of uit te printen. Je hebt ook de mogelijkheid om kwaliteitsgarantiedocumenten uit de werkbon te verwijderen.