Maak een factuurconcept

Een conceptfactuur is een factuur die nog niet is goedgekeurd, en je kunt een conceptfactuur wijzigen in tegenstelling tot een goedgekeurde factuur. Zodra je order is goedgekeurd, kun je beginnen met factureren. Minuba maakt dan automatisch het eerste factuurontwerp voor een order op basis van je werkbon . Als je er meer nodig hebt, kun je ze gemakkelijk maken wanneer je ze nodig hebt.

Je kunt het factuurontwerp vinden door naar de werkbon (order) in kwestie te gaan, op de laatste pijl 'Factuur' te klikken en 'Toon factuurontwerp' te selecteren. Hier kun je controleren of alles naar wens is. Je kunt factuurregels op de factuur naar wens wijzigen of toevoegen, bijvoorbeeld als je twee uur aan een bepaalde opdracht hebt gewerkt maar slechts één uur wilt factureren. Je hebt ook de mogelijkheid om de factuurregels naar wens samen te voegen.

Wanneer je een nieuwe order of offerte aanmaakt, geef je aan of de order gefactureerd moet worden op basis van verbruik, kostprijs, vaste prijs of als onderneming. Dit doe je door de optie die je wilt gebruiken aan te vinken in het gedeelte 'Prijs en termijnen'. De prijsbasis voor je factuurontwerp hangt dus af van de manier waarop je hebt gekozen om de order te factureren. De prijsbasis is standaard ingesteld op verbruik, maar kan worden gewijzigd afhankelijk van de overeenkomst die je met je klant hebt. Er zijn in totaal 4 verschillende soorten prijsgrondslagen: Verbruik, Calculatie, Vaste prijs en Onderneming. Als je wil dat je factuur gebaseerd is op je werkelijke verbruik, d.w.z. de uren die je hebt geregistreerd en de materialen die je hebt gebruikt, stel dan de prijsbasis in op Verbruik. Als het werk later klaar is en het tijd is om een factuur te sturen, worden de regels uit de materiaal- en urenregistraties overgezet naar de factuur. Je ziet ook een aantal indicatieve cijfers van je berekening met je verwachte inkomsten. Als je wil dat je factuur gebaseerd is op wat je verwacht uit te geven aan het project of als je al een prijs hebt afgesproken voor verschillende onderdelen van de klus over meerdere punten, dan kun je deze prijsbasis gebruiken. Calculatie kan ook worden gebruikt om de offerte te maken, zodat de klant kan zien wat je voor elk onderdeel van de klus in rekening brengt. Hier is een voorbeeld: De afbeelding toont 3 regels met de verkoopprijzen die je met de klant bent overeengekomen en de verwachte kosten. Je kunt deze regels uit je schatting opnemen in de eigenlijke offerte. Als het werk klaar is en het tijd is om een factuur te sturen, worden de regels uit de schatting overgezet naar de factuur. NB! Je kunt nog steeds je werkelijke verbruik op de klus registreren, zodat je contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was. Als je kostprijsberekening als prijsbasis selecteert, zie je het volgende: In plaats van de berekende materiaalverkoopprijs wordt de uiteindelijke verkoopprijs weergegeven. Als je wil dat je factuur gebaseerd is op een vaste prijs die je met de klant hebt afgesproken, selecteer je Vaste prijs en voer je een bedrag in. Wanneer het werk later is voltooid en het tijd is om een factuur te sturen, wordt er een factuur gemaakt met één factuurregel met het vaste bedrag. NB! Je kunt nog steeds je werkelijke uitgaven aan de zaak registreren, zodat je contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was. Als je wil dat je factuur wordt gemaakt op basis van een Offertelijst die je zelf kunt invoeren, moet je eerst de ondernemingsmodule activeren en moet je gebruikersprofiel de rol 'Onderneming' hebben. Wanneer Onderneming met Offertelijst is geactiveerd, kun je een Offertelijst invullen waarin je je Ondernemingszaak in verschillende segmenten kunt verdelen. Elk segment heeft zijn eigen prijs en voortgang (mate van voltooiing). Wanneer je de taak gaat factureren, wordt de factuur gegenereerd op basis van de voortgang van elk item in de Offertelijst. NB! Je kunt nog steeds je werkelijke uitgaven aan de zaak registreren, zodat je contributiemarge correct is en je weet of het een goede deal was.

Als je op het punt staat om te factureren en je opent het factuurconcept voor de eerste keer, dan wordt je gevraagd om te beslissen wat je wilt factureren.

Als de order is ingesteld om te worden gefactureerd naar verbruik en je “Eindfactuur” selecteert, worden alle materiaal- en urenregistraties overgebracht naar het factuurontwerp. Als je op de knop “OK” drukt, worden de registraties vergrendeld op de werkbon en kun je eventuele aanpassingen maken in het factuurontwerp.

LET OP! Als je eerder een deel van de bestelling hebt gefactureerd, worden de uren en materialen die al zijn vergrendeld op de vorige factuur niet opnieuw opgenomen.

Als je later meer materialen of uren op de werkbon registreert, zal het factuurontwerp bijhouden dat deze via dit dialoogvenster worden gefactureerd.

 

Als de order is ingesteld om te worden gefactureerd tegen een vaste prijs of op basis van nacalculatie en je selecteert “Eindfactuur”, dan wordt de vaste prijs of de regels uit de nacalculatie overgezet naar het factuurontwerp. Wanneer je op de knop “OK” drukt, kun je eventuele aanpassingen maken in het factuurontwerp.

Als je “a conto” selecteert, kun je het met de klant overeengekomen bedrag invoeren. Het resterende bedrag wordt uiteindelijk verrekend op de eindfactuur. Je kunt er ook voor kiezen om op rekening te factureren als een percentage van de totale prijs van de bestelling door in het percentageveld te typen - bijvoorbeeld 40%.

Je kunt ervoor kiezen om specifieke materiaal- en tijdregistraties te factureren door “Geselecteerde regels” te selecteren. Zo kun je kiezen welke regels je wilt toevoegen aan het factuurontwerp. Als je alleen regels tot een bepaalde datum wilt hebben, kun je de datumfilter gebruiken.

Je kunt nu een acontofactuur opstellen zonder de order te verlaten door deze tijdelijk te heropenen vanuit je factuurconcept. Bij het goedkeuren van de factuur moet je een opmerking toevoegen over de heropening van de order

Zodra je klaar bent, kun je de order direct weer sluiten. Je kunt de bestaande sluitingsdatum behouden of een nieuwe kiezen. Daarnaast kun je een opmerking toevoegen, zodat jij en je collega's eenvoudig kunnen zien waarom de order werd heropend en gesloten. Dit zorgt voor een beter overzicht en maakt de opvolging makkelijker.