Afdelingen

Je kunt een nieuwe afdeling aanmaken via Tandwiel → 'Administratie' → 'Afdelingen'.

Je krijgt vervolgens een overzicht te zien van alle reeds aangemaakte afdelingen. Om een nieuwe afdeling toe te voegen, klik je rechtsboven op ‘Nieuwe aanmaken’ en kies je ‘Afdeling toevoegen’ in het menu.

Voer een naam in voor de afdeling en voeg je medewerkers toe aan de nieuwe afdeling.

Voor elke afdeling kun je een aparte set bankgegevens en adresgegevens aanmaken. Op deze manier kun je de informatie van het bedrijf overschrijven met die van de afdeling op de orderbevestigingsdocumenten en facturen die naar klanten worden gestuurd.

Je moet je ervan bewust zijn dat de naam- en adresgegevens van de afdeling worden gebruikt op PDF’s, dus vul alles of niets in. Als je toch de informatie uit de bedrijfsinstellingen wilt gebruiken, voeg dan geen adres- of bankgegevens toe.

Om bankgegevens en/of adres toe te voegen, ga je naar de pagina waar je de afdelingsgegevens kunt wijzigen. Hier kun je onderaan de pagina op ‘Adres toevoegen’ en/of ‘Bankgegevens toevoegen’ klikken om adres- en/of bankgegevens aan de afdeling toe te voegen:

 

Je krijgt nu de mogelijkheid om de gevraagde informatie in te voeren:

Als je de informatie wilt verwijderen en de informatie wilt gebruiken van je bedrijfsinstellingen, klik je op ‘Gebruik adresgegevens bedrijf’ en/of ‘Gebruik bankgegevens bedrijf’.

Als de verschillende afdelingen in je bedrijf specifieke marges hebben die ze over het algemeen rekenen voor groothandelsmaterialen, kun je Minuba zo instellen dat de marge automatisch wordt ingevoegd wanneer je productregels invoert op bijvoorbeeld werkbonnen en facturen. In de specifieke omzetgroep vind je het veld ‘Winst op groothandelsmaterialen’. Voer de standaard winstmarge voor de omzetgroep in als percentage (laat het procentteken weg). Het veld ‘Winst op groothandelsmaterialen wordt berekend op basis van:’ bepaalt of de winstmarge wordt berekend op basis van de catalogusprijs van de groothandelaar of nadat je kortingen bij de groothandelaar van de kosten zijn afgetrokken. Als [Standaard] is geselecteerd, haalt Minuba de informatie op uit de overeenkomstige instellingen op de werkbon van de klant, materiaalkortingsgroep of meest recente bedrijfsinstellingen. Het percentage wordt ook opgehaald uit deze andere instellingen, in die volgorde, als het veld leeg wordt gelaten. Winstinstellingen op klanten hebben een hogere prioriteit dan omzetgroepen, dus als beide zijn ingesteld, wordt de winst genomen van de klant. Houd er rekening mee dat de winstmarge wordt berekend op basis van de kosten die zijn ingevoerd op bijvoorbeeld de kostenregels op een order. Als de instelling is ingesteld op lijstprijs, zal de winstmarge die wordt getoond op de materiaalregels niet hetzelfde zijn als wat is ingevoerd op de omzetgroeppagina, maar de onderliggende berekening zal wel overeenkomen. De volgende keer dat je bijvoorbeeld een order opent bij de opgegeven klant en materialen toevoegt in de berekening, zal de winstmarge worden berekend op basis van de instellingen en automatisch worden toegevoegd aan de regel. Dit werkt ook op werkbon materiaalregistraties, facturen, meerwerk, enz.

Om een medewerker toe te wijzen, sleep je deze van het vak ‘Beschikbare medewerkers’ naar het vak ‘Toegewezen medewerkers’ of dubbelklik je op de gewenste medewerker. Je kunt ook een of meer namen selecteren uit de lijst in het vak ‘Beschikbare medewerkers’ en op ‘>>’ klikken om de geselecteerde gebruikers aan de afdeling toe te wijzen.

Op dezelfde manier kun je medewerkers uit een afdeling verwijderen door ze van het vak ‘Toegewezen medewerkers’ naar het vak ‘Beschikbare medewerkers’ te slepen, te dubbelklikken op de medewerker die je wilt verwijderen, of als alternatief een of meer namen te selecteren in de lijst met gekoppelde gebruikers en op ‘<<‘ te klikken om die gebruikers uit de afdeling te verwijderen.