Kan ik documenten toevoegen als bijlage, als ik een e-mail verstuur?

Wanneer je een factuur of een andere e-mail naar een klant stuurt, is het altijd mogelijk om documenten bij te voegen die verband houden met de betreffende order.

Je kunt de volgende documenten bijvoegen, als deze beschikbaar zijn:

• Offerte
• Orderbevestiging
• Kwaliteitsgarantiedocumenten
• Documentatie
• Conceptfactuur
• Factuur

De afzonderlijke documenten selecteer je onder de bijbehorende tabbladen bovenin het e-mailvenster.

Onder elk tabblad kun je de documenten selecteren die je wilt bijvoegen door op het desbetreffende document te klikken. Het is mogelijk om meerdere documenten van hetzelfde type bij te voegen.

Onder het tabblad ‘Documentatie’ kun je kiezen welke documenten meegestuurd worden met de e-mail. Je kunt zoeken op mapnaam en documentatienaam.

De lijst wordt eerst gesorteerd op mapnaam en daarna op documentatienaam.

Als je de rol ‘Facturatie’ hebt, kun je ervoor kiezen om documenten weer te geven die alleen zichtbaar zijn voor gebruikers met deze rol.

Het is mogelijk om alle PDF’s en afbeeldingen samen te voegen tot één PDF. Je kunt bijvoorbeeld een factuur, een orderbevestiging, kwaliteitsgarantiedocumenten en meerdere foto’s combineren in één document. Zo voorkom je dat je meerdere bijlagen meestuurt en stuur je in plaats daarvan één volledig overzicht mee. Dat maakt het voor je klant gemakkelijker om de bijgevoegde documentatie te begrijpen.

Je bundelt foto’s en PDF-documenten door het selectievakje onderaan het e-mailvenster aan te vinken. Wanneer de e-mail wordt verzonden, worden alle geselecteerde documenten, afbeeldingen en PDF’s als één bestand bijgevoegd.

Bestanden zoals Word- en Excel-documenten worden nog steeds apart bijgevoegd, ook wanneer deze instelling is ingeschakeld.