Nieuwe gebruiker aanmaken of importeren

Onder 'Gebruikers' zorg je ervoor dat alle medewerkers de juiste licenties en toegang hebben. Bekijk de video of volg de onderstaande handleiding.

Je kunt nieuwe gebruikers aanmaken door op 'Nieuwe aanmaken' te klikken en 'Gebruiker aanmaken' te selecteren.

Je komt nu bij 'Nieuwe medewerker aanmaken', waar je het gebruikerstype dat je wilt aanmaken selecteert. Zodra je je keuze hebt gemaakt, klik je op 'Aanmaken'.

Je kunt nu informatie over je medewerker invullen, zoals naam, e-mailadres, salariscode, enz.

Klik op 'Opslaan' om je nieuwe gebruiker op te slaan.

Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt, moet je zowel de begin- als de einddatum van de aanstelling van de gebruiker opgeven. Om ervoor te zorgen dat het systeem zowel aanstellingen voor bepaalde als ook onbepaalde tijd kan verwerken, moet er een einddatum worden ingevoerd. Als er sprake is van een aanstelling voor onbepaalde tijd kan je een datum in de verre toekomst aangeven, bijvoorbeeld 31-12-9999.

De dagen van de week die worden vermeld onder arbeidsvoorwaarden op een gebruikersprofiel verwijzen naar de overeengekomen werkuren per dag. Als de gebruiker bijvoorbeeld een werkweek heeft van 37 uur, verdeeld in 8 uur van maandag tot en met donderdag en 5 uur op vrijdag, dan moeten er 8 worden ingevuld onder maandag, dinsdag, woensdag en donderdag en 5 onder vrijdag. Deze gegevens worden gebruikt om de flexuren en overuren op de urenstaten van de gebruiker te berekenen.

Als je hier een uurloon invoert, wordt dit gebruikt als kosten telkens wanneer de gebruiker uren registreert. Je kunt ook een kostenfactor invoeren, die dan wordt gebruikt om de kosten samen met het uurloon te berekenen. Als je andere kosten, naast het uurloon, bijvoorbeeld 50% zijn, geef je een kostenfactor van 1,5.

Het is belangrijk om te weten dat deze kosten worden gebruikt voor alle tijdregistraties, inclusief overuren, dus je moet een overurentoeslag gebruiken in plaats van een werkbon, zodat je alle kosten op de werkbon krijgt.

Soms heeft je bedrijf vergoedingen waarvan de kosten variëren afhankelijk van welke medewerker ze registreert. Een medewerker kan bijvoorbeeld een anciënniteitstoelage hebben.

Als je medewerkers een vergoeding registreren die specifiek voor elke werknemer wordt berekend, zullen de kosten op hun timesheets nauwkeuriger zijn. Dit komt omdat als de kosten van een vergoeding gewoon een gemiddelde zijn van wat het daadwerkelijk kost om je medewerkers te betalen, de kosten niet nauwkeurig zullen zijn.

Wanneer de kosten op een timesheet nauwkeuriger worden, zal dit ook terug te zien zijn in je kostenrapportages.

Als je medewerker-specifieke vergoedingen wilt instellen, klik je op de gebruiker van de medewerker, zoek je zijn/haar dienstperiode op en vul je de specifieke vergoedingen in. Zie het voorbeeld hieronder in de afbeelding:

Het bovenstaande voorbeeld laat zien dat de volgende keer dat er vergoedingen worden gebruikt tijdens de werkperiode van de medewerker, deze een kostprijs van 340 zullen hebben en niet van 300.

1. Vul de velden met de gewenste informatie
2. Klik op "Wijzigingen opslaan" om op te slaan

Als je meerdere gebruikers hebt die aangemaakt moeten worden in Minuba, kunnen deze worden geïmporteerd vanuit een CSV-bestand.

Om dit te kunnen doen moet je je ervan verzekeren dat je genoeg licenties hebt van elk type.

NB: Demo-gebruikers kunnen gebruikers importeren zonder over de nodige gebruikerslicenties te beschikken.

Je kan gebruikers importeren door te klikken op het tandwiel rechtsboven, en vervolgens Administratie te kiezen.

Op de administratiepagina klik je op Gebruikers.

Op de gebruikerspagina selecteer je Importeren en vervolgens 'Gebruikers importeren', waar je de optie hebt om het csv-bestand met de aan te maken gebruikers bij te voegen.

Je krijgt nu het licentie-overzicht te zien. Linksboven kun je Importeren klikken, kies vervolgens Importeer gebruikers. Je kan nu een CSV-bestand kiezen die de gebruikrs bevat die aangemaakt moeten worden.

Op de importpagina kies je welke type gegevens onder elke kolom staan vermeld. Als je klaar bent klik je op Opslaan en inlezen.

NB: De volgende velden zijn verplicht: gebruikerstype, voornaam, achternaam en e-mail.