Kwaliteitsgarantiedocumenten

Kwaliteitsgarantie is een hulpmiddel om te documenteren dat het werk is uitgevoerd volgens de kwaliteitsvereisten die zijn vastgelegd in je overeenkomst met de klant.

In Minuba is het mogelijk om gebruik te maken van een reeks gestandaardiseerde kwaliteitsgarantiedocumenten. Daarnaast kun je ook je eigen kwaliteitsgarantiedocument ontwerpen, zodat het precies de elementen bevat die jij nodig hebt. Je bent uiteraard zelf verantwoordelijk voor het waarborgen dat je document voldoet aan de geldende wetgeving.

Je maakt en ontwerpt je eigen kwaliteitsgarantiedocumenten in de webapplicatie.

In het volgende artikel laten we zien hoe je een kwaliteitsgarantiedocument aanmaakt en aanpast in Minuba.

Je maakt een kwaliteitsgarantiedocument aan via het Tandwiel -> 'Administratie'.

In het zoekveld bovenaan kun je zoeken op 'kwaliteitsgarantiedocumenten'. Nadat je het zoekwoord hebt ingevoerd en op enter hebt gedrukt, verschijnt het venster 'Types kwaliteitsgarantiedocumenten', waarop je moet klikken.

Je krijgt nu een lijst te zien met al je geregistreerde kwaliteitsgarantiedocumenten en concepten. De kwaliteitsgarantieconcepten zijn documenten die je momenteel aan het ontwerpen bent, maar die nog niet zijn afgerond of goedgekeurd. Deze conceptdocumenten kunnen niet aan orders gekoppeld worden en zijn dus nog niet bruikbaar in de dagelijkse uitvoering totdat ze zijn goedgekeurd en opgeslagen.

Je maakt een nieuw kwaliteitsgarantiedocument aan door rechtsboven op 'Nieuwe aanmaken' te klikken en vervolgens 'Kwaliteitsgarantie sjablonen' te kiezen.

Nu opent de kwaliteitsgarantie-designer, waarin je jouw document opstelt. Je geeft het document een naam en een titel in de daarvoor bestemde velden. Daarna kun je het document zelf samenstellen zoals jij dat wilt.

Ontwerp je document met de volgende veldtypes

Je kunt de volgende soorten velden toevoegen:

• Titel

• Radioknoppen (bijvoorbeeld voor keuzemogelijkheden zoals ja/nee/niet van toepassing)

• Tekstgebied (ruimte waarin medewerkers langere tekst kunnen schrijven)

• Checkbox

• Tekstveld (kort tekstveld aan de rechterzijde)

• Datumveld

• Vaste tekst (niet-bewerkbare tekst, bijvoorbeeld voor vaste informatie, omschrijvingen of voorwaarden)

Je kiest het gewenste veldtype onder 'Nieuw veld toevoegen'. Zodra je een veld selecteert, wordt dit automatisch onderaan het document toegevoegd. Dit is bijvoorbeeld hoe het eruitziet als je radioknoppen hebt toegevoegd.

Je kunt nu je vraag intypen die gekoppeld moet worden aan de antwoordmogelijkheden. Door op het potloodicoon rechts van de regel te klikken, kun je de antwoordopties bewerken, verwijderen of extra opties toevoegen.

Op dezelfde manier kun je andere veldtypes toevoegen en zo je eigen kwaliteitsgarantiedocument samenstellen, afgestemd op jouw behoeften.

Daarnaast kun je instellen of een regel gekoppeld moet worden aan de vorige, of regelnummers getoond moeten worden, en of de regel uitvouwbaar moet zijn. Onderaan de pagina zie je een live voorbeeld van je document, zodat je altijd kunt volgen hoe het eruit komt te zien.

Je kunt de volgorde van de velden aanpassen door de pijltjes aan de linkerkant van een regel te gebruiken en de regel naar de gewenste plek te slepen terwijl je de muisknop ingedrukt houdt.

Je kunt het document tussentijds of na afronding opslaan door op het diskette-icoon 'Wijzigingen opslaan' te klikken onder 'Acties' in het rechterpaneel. Het document wordt dan opgeslagen als een concept en je kunt het later opnieuw openen en verder bewerken.

Het document kan op dit moment nog niet aan een order gekoppeld worden of gebruikt worden in de uitvoering. Zodra het document klaar is voor gebruik, moet het goedgekeurd worden. Dit doe je door met je muis over de regel in de lijst met kwaliteitsgarantieconcepten te gaan en op 'Goedkeuren' te klikken in de kolom 'Acties'. Deze optie wordt zichtbaar wanneer je er met de muis overheen beweegt.

Na goedkeuring wordt het document beschikbaar om te koppelen aan orders en te gebruiken in de uitvoering. Houd er rekening mee dat het document daarna niet meer bewerkbaar is. Wil je toch iets aanpassen, dan moet je het document — om veiligheidsredenen — eerst terugzetten naar concept, de wijzigingen aanbrengen en het vervolgens opnieuw goedkeuren.

Je zet een document terug naar concept door met de muis over de regel te gaan en onder ‘Acties’ te klikken op ‘Terug naar concept’.

Je kunt ook een bestaand document kopiëren en aanpassen, als je meerdere vergelijkbare documenten wilt maken. Dit doe je door op 'Kopiëren' te klikken – er wordt dan een kopie aangemaakt in ‘Kwaliteitsgarantieconcepten’, die je kunt hernoemen en aanpassen.