Ordertypes

Wanneer je een order aanmaakt, is het ordertype een van de eerste keuzes die je moet maken, en het is verplicht om een ordertype op te geven. Dit helpt bij het categoriseren van de order, zodat jij en je medewerkers weten om welk soort order het gaat, en zodat je later statistieken kunt genereren op basis van je ordertypes.

Standaard zijn er enkele ordertypes aangemaakt in Minuba, maar je kunt deze aanpassen en nieuwe ordertypes toevoegen. Een ordertype kan bijvoorbeeld Geregistreerd Elektrawerk, Service, Project of Klacht heten.

Je kiest zelf de naam van het ordertype en kunt extra informatie toevoegen, zoals een gewenste dekkingsgraad, vaste kwaliteitsgarantiedocumenten en standaardmaterialen. Deze instellingen worden automatisch toegepast bij het aanmaken van nieuwe orders met dit ordertype.

Je vindt de lijst met ordertypes via Tandwiel -> Administratie -> Ordertypes.

Je maakt een nieuw ordertype aan door te klikken op ‘Nieuwe aanmaken’ in de rechterbovenhoek en ‘Ordertype’ in het menu te selecteren.

Je geeft een naam op voor het ordertype en kunt een standaardafdeling koppelen, evenals een kleurcode voor de ordertype. De kleur wordt weergegeven in ‘Mijn Plan’ en ‘Overzicht’. Je kunt ook een bedrag invoeren bij ‘Vaste prijs’ als dit ordertype altijd een vaste prijs heeft. Daarnaast kun je een gewenste dekkingsgraad en een btw-tarief instellen als dit afwijkt van de standaardinstellingen.

Een terugkerende order instellen

Hier kun je aangeven dat een order moet worden herhaald en met een bepaald interval moet worden uitgevoerd. Als een order bijvoorbeeld jaarlijks moet worden herhaald, vul je 1 in bij ‘Herhaal elke’ en kies je ‘Jaar’ in het dropdownmenu. Als er een service-interval is ingesteld, krijg je bij het afsluiten van de order de optie om een nieuwe order aan te maken op basis van de start- of einddatum van de oorspronkelijke order.

Je kunt de volgende intervallen kiezen:

• Dag(en)
• Maand(en)
• Jaar

Je kunt specifieke kwaliteitsgarantiedocumenten koppelen aan het ordertype, zodat deze automatisch worden toegevoegd bij het aanmaken van nieuwe orders.

Je koppelt een document door deze te slepen van ‘Beschikbare kwaliteitsgarantiedocumenten’ naar ‘Gekoppelde kwaliteitsgarantiedocumenten’. Je kunt ook meerdere documenten selecteren en op ‘>>’ klikken om ze toe te voegen.

Als de Begrotingsmodule is geactiveerd, kun je hier ook een begroting direct koppelen aan het ordertype.

Je kunt standaardmaterialen instellen die automatisch worden toegevoegd bij het aanmaken van een order met dit ordertype.

Je zoekt het materiaal op artikelnummer of beschrijving en bepaalt het aantal. De prijzen worden overgenomen uit je instellingen en kunnen hier niet worden gewijzigd, maar ze kunnen later wel worden aangepast op de werkbon.

Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bevestigen.

Hier kun je kiezen welke medewerkers standaard worden gekoppeld aan orders die met dit ordertype worden aangemaakt.

Na het aanmaken van de order kun je altijd medewerkers toevoegen of verwijderen.

Standaard worden de medewerkers die je aan het ordertype hebt gekoppeld automatisch toegevoegd wanneer je een order met dit type aanmaakt.

In de lijst met ordertypes vind je het ordertype dat je wil verwijderen.

Je verwijdert een ordertype door met de muis over de regel te bewegen en op ‘Verwijderen’ te klikken. Bevestig de verwijdering door op ‘OK’ te klikken in het pop-upvenster.

Als je de btw-waarde wijzigt, kun je kiezen of de openstaande orders die aan het betreffende ordertype zijn gekoppeld, automatisch moeten worden bijgewerkt met het nieuwe btw-tarief. Orders met verleggingsregeling of orders waarbij de btw handmatig is aangepast, worden echter niet beïnvloed door de update.