Een sjabloon is een voorgedefinieerd document, waarin je tekst en gegevens kunt verwerken die altijd in een bepaald document moeten staan. Je kan bijvoorbeeld een sjabloon maken voor offertes en ervoor kiezen dit sjabloon te gebruiken bij het opstellen van verschillende offertes, die altijd bepaalde gegevens bevatten. Je hoeft daarom niet elke keer opnieuw alle gegevens in te voeren als je een offerte maakt. Of bijvoorbeeld een e-mailtekst waarbij je hetzelfde sjabloon gebruikt als je je factuur per e-mail verstuurt. Zo voorkom je dat je je hele offertetekst moet herschrijven voor elke afzonderlijke aanbieding die je doet.

Je kan offertes maken voor de volgende soort documenten:

• Offerte
• Orderbevestiging
• Betalingsvoorwaarden
• Serviceovereenkomsten
• Aanmaningen
• E-mails
• SMS

*De details van de aanmaning bevatten juridische informatie. Het sjabloon dat als “Standaard” is gemarkeerd, wordt ingevoegd in de PDF van de aanmaning onder de totalen.

LET OP! Het is mogelijk om meerdere sjablonen te maken voor elke categorie.

Sjablonen aanmaken doe je als volgt:

• Klik op 
• Kies Administratie
• Klik op Sjablonen
• Klik op 
• Kies Sjabloon

Nu kies je het type sjabloon dat je wilt aanmaken, geeft het het vervolgens een naam die het mogelijk maakt dit sjabloon gemakkelijk te herkennen voor toekomstig gebruik.

Je kunt nu de naam van het sjabloon en de huidige inhoud invoeren.

Als je je sjabloon gebruikt voor bijvoorbeeld een offerte, wordt de tekst ingevoegd in ‘Offertetekst’. Je kunt de tekst voor de individuele offerte aanpassen zonder het sjabloon zelf te wijzigen.

Het is mogelijk om Documentcodes te gebruiken. Dit zijn kleine codes die in je sjablonen worden ingevoegd. Als het sjabloon later wordt gebruikt, worden de documentcodes vervangen door de juiste inhoud. De documentcode {{order.link}} kan bijvoorbeeld een knop maken waarmee de klant je offerte kan accepteren. Je kunt verderop deze pagina meer lezen over documentcodes.

Als je tevreden bent met het resultaat, klik dan op ‘Ok’ en het sjabloon wordt nu opgeslagen.

Kies je standaard sjabloon

Een standaardsjabloon is het sjabloon dat automatisch wordt gebruikt. Wanneer je bezig bent met de huidige offerte, order of e-mail, wordt je standaardsjabloon ingevoegd. Minuba heeft standaardsjablonen gemaakt die je als uitgangspunt kunt gebruiken. Zodra je nieuwe sjablonen maakt, kun je ervoor kiezen om je eigen sjablonen als standaard te gebruiken.

Voor ‘Offertes’, ‘Orders’ en ‘E-mail’ kun je kiezen welk sjabloon je standaard wilt gebruiken door op het keuzerondje naast het betreffende sjabloon in de kolom ‘Standaard’ te klikken.

Documentcodes voor sjablonen

Om gegevens van een offerte of werkbon in te voegen in de vaste tekst, kan je gebruik maken van documentcodes. Zo kan je bijvoorbeeld de code voor klantnaam in het sjabloon plaatsen, de naam van de klant zal dan van de offerte/werkbon worden gekopieerd, in plaats van dit zelf moeten invoeren.

Documentcodes kunnen worden gebruikt om gegevens rechtstreeks in je sjablonen in te voegen. Je kunt bijvoorbeeld de code {{order.contactName}} gebruiken om de contactnaam van de klant uit de order zelf te halen, zodat deze automatisch in het document wordt opgenomen.

Dit maakt het gemakkelijker voor je om je documenten te personaliseren voor je klanten. Je kunt bijvoorbeeld documentcodes gebruiken om de beschrijving van het werk, het adres waar het werk is uitgevoerd of het factuurnummer in te voegen. Op deze manier krijgt de klant informatie die voor hem relevant is, terwijl het je werk makkelijker maakt zodat je zelf geen tijd hoeft te besteden aan het invoeren van de juiste gegevens.

Onderaan het overzicht van je sjablonen vind je een lijst met de verschillende documentcodes en wat ze betekenen.

Documentcode voor online offerte en ordergoedkeuring

Als je de documentcode {{order.link}} gebruikt in je sjablonen of in je offertetekst, geef je de klant de mogelijkheid om de offerte online te accepteren en de offerte zelf te bekijken en te downloaden.

Met deze functie kun je in e-mails of in de PDF van je offerte een knop invoegen waarmee de klant je offerte online kan accepteren.

Dit maakt het sneller en gemakkelijker voor de klant om verder te gaan met de offerte en verhoogt de kans dat de klant jouw offerte zal accepteren in plaats van andere.

Als de klant op de knop klikt, komt hij op een website met een knop ‘Offerte accepteren’ en een knop ‘Document met offerte bekijken’. De klant kan dan de aanbieding (PDF-bestand) bekijken en accepteren.

Als je klant op “Offerte accepteren” klikt, ontvang je een e-mail waarin staat dat de offerte is geaccepteerd.

Hier zie je een voorbeeld van wat de klant te zien krijgt als hij op de knop klikt:

Zodra de klant op ‘Offerte accepteren‘ heeft geklikt, wordt er een e-mail naar het e-mailadres van je bedrijf gestuurd met de melding dat de klant de offerte heeft geaccepteerd.

Met deze documentcode kun je het je klant gemakkelijker maken om de offerte te accepteren en kun je bijhouden welke offertes door de klant zijn geaccepteerd.