Zo ruim je je gegevens op in Minuba
Om aan de EU-wetgeving te voldoen in verband met de AVG (GDPR), moet je ervoor zorgen dat je jouw gegevens opschoont.
Bij Minuba hebben we het gemakkelijk voor je gemaakt!
De gegevensopschoningsfunctie is ontwikkeld om je de mogelijkheid te geven persoonsgegevens van klanten en medewerkers op te schonen. Zo zorg je ervoor dat deze gegevens in jouw Minuba-account automatisch worden verwijderd wanneer ze een bepaald aantal jaren inactief zijn geweest. Je stelt zelf in hoeveel jaar je gegevens wilt bewaren.
Je vindt de opschoningsfunctie onder Tandwiel -> ‘Administratie’ -> ‘Gegevensopschoning’.
De gegevenstypes zijn onderverdeeld in vier categorieën:
-
Offertes, orders, serviceovereenkomsten, klanten en installaties
-
Afgeronde orders, meerwerk, inkoopfacturen en verkoopfacturen
-
Kwaliteitsgarantiedocumenten
-
Medewerkers en urenregistraties
De velden zijn vooraf ingevuld volgens de aanbevelingen van Minuba, maar je kunt zelf het aantal jaren aanpassen voor het bewaren en verwerken van de gegevens – korter of langer, afhankelijk van jouw voorkeur.
Wanneer je de categorieën hebt ingevuld, klik je op ‘Opslaan’. Na het klikken op ‘Opslaan’, wordt je gevraagd om je inloggegevens in te voeren als extra beveiliging.
Daarna wordt de knop ‘Verwijder vandaag gegevens’ zichtbaar op de pagina, zoals hieronder weergegeven.
Als je je gegevens wilt opschonen, klik je op ‘Verwijder persoonsgegevens vandaag’. Deze opschoning wordt diezelfde nacht uitgevoerd, zodat je dagelijkse werkzaamheden niet worden verstoord.
Wekelijkse automatische gegevensopschoning
In de sectie ‘Wekelijkse automatische gegevensopschoning’ kun je een weekdag kiezen waarop gegevens automatisch worden verwijderd, als deze ouder zijn dan de ingestelde bewaartermijn. Zo kun je ervoor zorgen dat je voldoet aan de geldende regels voor gegevensbewaring. Door automatische verwijdering te activeren, hoef je zelf niet langer handmatig te controleren of je aan de datavereisten voldoet – Minuba regelt dit automatisch voor je.
Zodra je een weekdag hebt gekozen, worden je gegevens elke week in de avond op die specifieke dag verwijderd. Dat komt overeen met dat je elke week handmatig op de knop ‘Vandaag verwijderen’ zou klikken.
Direct onder het dropdown-menu kun je altijd zien wanneer de volgende verwijdering zal plaatsvinden.
Als je de automatische verwijdering wilt uitschakelen, kies je ‘[Geen geselecteerd]’ in het dropdown-menu.
Meer informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende regels vind je hier: GDPR in het kort.
Sluit deze sectie